Plan je dagelijkse onverwachte verstoringen gewoon in!

Heb je regelmatig te maken met onverwachte klussen die vervolgens je hele dagplanning omver gooien? Zorg er dan voor dat je deze taken ook opneemt in je dagplanning zodat je hiermee grip krijgt op allerlei adhoc werkzaamheden…

In het dagelijkse (werk)leven lijken we vaak volledige grip te willen hebben op onze tijd en daarmee op onze agenda. Iedere taak wordt ingepland, ieder half uur van de dag heeft een bestemming. Om je wakker te schudden; je kunt niet alles plannen. Dat hoeft ook niet, als je maar tijd vrijhoudt voor onverwachte gebeurtenissen.

Plan je eigen probleem
Laatst zei een van mijn workshop deelnemers tegen me: “Jij kunt wel zeggen dat ik moet plannen, maar dat kan juist niet in mijn werk”. Veel functies kennen taken die je van te voren niet kunt inplannen, zoals onverwachte mails, bezoekers, telefoontjes of (spoed) opdrachten. Echter, hiervoor dien je wel een bepaalde tijd per dag vrij te houden. Als jouw werkdag namelijk aansluitend vol staat met afspraken, projecten, werkzaamheden en overleggen dan kan er die dag ook helemaal niets gebeuren of je loopt vast. In je eigen planning. En dat is nou net niet de bedoeling!

Lucht in je agenda
Voor iedereen zou moeten gelden; plan lucht in je agenda. Zorg ervoor dat je dagelijks tijd hebt voor het uitvoeren van je niet in te plannen werkzaamheden. Door tijd vrij te houden voor niet planbare werkzaamheden, heb je deze werkzaamheden gewoon ingepland!

Niet in te plannen werkzaamheden inplannen
Hoe je dat doet? Bepaal hoeveel tijd jij gemiddeld per dag kwijt bent aan niet planbare werkzaamheden. Dit kan je doen door een paar dagen bij te houden hoeveel tijd je bezig bent met het afhandelen van verstoringen. Het moet dan uiteraard wel gaan om verstoringen die bij de kerntaken van jou functie horen. Stel je hebt dagelijks een uurtje nodig om ad hoc werkzaamheden te verwerken. Zorg er dan ook voor dat je dagelijks een uur ruimte in je agenda vrijhoudt die je niet opvult met andere werkzaamheden. Mocht deze tijd op een bepaalde dag niet opgaan aan ad hoc werkzaamheden, dan weet ik zeker dat je altijd nog wel een aantal andere klussen hebt liggen waarmee je aan de slag kunt!