Plan ook eens tijd in om je werk slimmer te gaan plannen

Waarom het zinvol is om zo nu en dan kritisch naar je eigen manier van plannen te kijken? Twee redenen: omdat je misschien wel weet dat dingen slimmer kunnen, maar je gunt jezelf er in de waan van de dag geen tijd voor om dit daadwerkelijk te gaan doen, of omdat je gewoon niet weet dat dingen handiger anders kunnen. En dus geef ik je graag de vijf grootste eye-openers (volgens mijn workshopdeelnemers) om heel gemakkelijk slimmer met je tijd om te gaan door beter te plannen. Goed plan…?

1. Post en email is ook werk
Mails en papier krijgen we allemaal te verwerken. Dus, waarom plan je dan ook geen ruimte in je agenda in om dit dagelijkse ritueel af te handelen? Bepaal hoeveel tijd je hiermee gemiddeld bezig bent en reserveer dagelijks deze tijd in je agenda. Als je langer dan een half uur nodig hebt kan het handig zijn om twee tijdsblokken van bijvoorbeeld een half uur verspreid over je werkdag te reserveren. Zo kan je in de ochtend en middag je (digitale)post lezen (en natuurlijk meteen afhandelen!).

2. Cluster gelijksoortige werkzaamheden
Afwisseling lijkt leuk, het kost echter vooral veel energie en tijd. Handel daarom dezelfde soort werkzaamheden achter elkaar af. Verzamel al je telefoontjes en bel in één keer. Verwerk op één moment in de maand je declaraties of maak een lijstje van (kantoor)spullen die je nodig hebt en bestel ze in één keer.

3. Niet in te plannen werkzaamheden inplannen
Heb je regelmatig te maken met onverwachte klussen die vervolgens je hele dagplanning omver gooien? Neem ze op in je dagplanning! Bepaal per dag hoeveel tijd jij gemiddeld kwijt bent aan niet geplande verstoringen. Het moet dan uiteraard wel gaan om verstoringen die bij de kerntaken van jouw functie horen. Stel je hebt dagelijks 45 minuten nodig om ad hoc werkzaamheden te doen. Zorg er dan ook voor dat je dagelijks deze tijd in je agenda vrijhoudt.

4. Vergadertijd = voorbereiden + reizen + overleggen + reizen + afhandelen
In de meeste agenda’s staat tijd gemarkeerd voor het bijwonen van vergaderingen. Maar, naar een vergadering gaan neemt toch meer tijd in beslag? Vergeet dus niet om ook tijd in te plannen voor reizen, om je vergadering voor te bereiden of om na afloop direct korte klussen af te handelen. Hiermee voorkom je dat je van vergadering naar vergadering rent zonder voorbereiding of gedane acties.

5. Vraag bedenktijd
Als iemand je uitnodigt of vraagt om een dienst, vraag dan bedenktijd. Zo voorkom je dat je ‘ja’ zegt tegen dingen die je niet wilt of waar je geen ruimte voor hebt.