Ken je dat? Je hebt je dag zo gepland dat je precies weet wat je moet doen, en zodra je klaar bent om te beginnen ga je eerst nog even mail kijken. Nu.nl lezen. Twitter checken. Opruimen. Facebook checken. Er is zo een uur voorbij. De oplossing? Je planning voorbereiden.
Een planning voorbereiden klinkt misschien wat dubbelzinnig, want: een dagplanning maken ís toch de voorbereiding? Een deel ervan is dat inderdaad. Een veel genoemd voorbeeld van je dag voorbereiden is het alvast klaarzetten van je tas en klaarleggen van je kleding voordat je gaat slapen. Dan hoef je de volgende dag niet in alle haast te zoeken naar je portemonnee of naar dat vestje – dat uiteindelijk in de was blijkt te zitten. Zo werkt het ook met kenniswerk: ‘leg’ alvast de documenten klaar waarmee je aan de slag wilt, of dat nu in Dropbox is of als snelkoppeling op je desktop. Hak je to do’s in kleine punten (zoals beschreven in de bekende pizzapunten-post) zodat je ze tijdens je geplande dag één voor één op kunt eten en je de pizza niet meer in stukken hoeft te snijden, om maar even bij de pizza-analogie te blijven.
Voorbeeld: een mail sturen voorbereiden
Een simpele mail kan bijvoorbeeld al een grote pizza zijn: een van de punten is het opzoeken van het juiste mailadres, een ander punt is het lezen bij een bijlage waar je een reactie op dient te geven, het punt daarnaast is het zoeken van de locatie waar dat bestand dan te vinden is, een ander punt is het bepalen van de juiste antwoorden op de vragen van de geadresseerde, en ga zo maar door. Het voorbereiden van het beantwoorden van de mail kan je dus veel tijd en energie besparen.
Tips voor het voorbereiden van je planning:
- Werk ver vooruit, om last-minute stress van plotseling opduikende to do’s te voorkomen
- Het kost wat tijd, maar het levert je ook tijd op
- Maak er een dagelijkse gewoonte van. Dat kun je jezelf in 30 dagen aanleren, bijvoorbeeld met behulp van het de herinneringsapp Commit.
