Procrastinatie: leuk tijdverdrijf of gevaar voor je productiviteit?

Ik ben er aan verslingerd, dat geef ik meteen maar toe: weten dat er een dringende taak op mij ligt te wachten, maar eigenlijk geen zin hebben.

Daarom nog even het laatste nieuws kijken, zien of iemand op Twitter nog wat interessants te melden heeft. En wacht, misschien heb ik wel nieuwe email (dat ik dat 10 minuten geleden ook controleerde, dat wil ik even niet weten). De Amerikanen hebben er een geweldig woord voor bedacht: procrastination.

De beste Nederlandse vertaling die ik kan bedenken is Uitstelgedrag. Eigenlijk omvat dat alles waar het om gaat. Herken je de volgende situaties:

• Je doet de hele dag alleen taken die uiteindelijk wel moeten, maar net zo goed volgende week kunnen
• Je kijkt iedere tien minuten of je nieuwe email hebt, en daarna check je op nu.nl of er nog iets gebeurd is in de wereld – je weet tenslotte maar nooit
• Als iemand je iets vraagt te doen zeg je meteen “ja!” en gaat direct met die taak aan de slag

Je kunt gemakkelijk je hele dag vullen zonder aan echt werk toe te komen. Uiteindelijk voel je je er niet goed bij en bekruipt je ’s avonds het rotgevoel dat je eigenlijk niets gepresteerd hebt vandaag. Nog verder psychologiserend: als je niet uitkijkt, praat je jezelf rechtstreeks in een dal. Wees gerust, ik ben geen psycholoog en ook geen sombermans, dus hier zaag ik niet over door. Je snapt de strekking.

Het probleem doet zich specifiek voor bij kenniswerkers. Jij bent als lezer van lifehacking.nl hoogstwaarschijnlijk iemand die tot die categorie behoort. En of je nu tijdens kantooruren in een blokkendoos bivakkeert, of zelfstandig in je pyjama op je werkkamer zit, meestal heb je ongefilterde toegang tot internet – en ligt het gevaar van procrastinatie keihard op de loer. Kijk eens diep in je eigen ogen (dat werkt het beste als je voor de spiegel gaat staan), voel jij je af en toe ook niet verleid om lekker doelloos wat rond te surfen op momenten dat je eigenlijk wat anders te doen hebt? Of heb je hiermee juist helemaal geen problemen, ga je altijd direct aan de slag met je eigenlijke werk? Dat kan natuurlijk best, en in dat geval wil ik je hartelijk feliciteren; je werkt waarschijnlijk van nature effectiever dan een hoop andere mensen. Geniet daarvan! Het blijkt echter dat de meesten van ons moeite hebben die verleidingen van het web te weerstaan.

Soms is dat overigens zeker niet erg. Geniet er vooral van je favoriete websites af te lopen wanneer je een taak voltooid hebt. Maar je zult zien dat je veel meer geniet wanneer je eerst productief bent geweest.

Getting Things Done helpt je te focussen. Dat had je al begrepen uit de vele postings hierover op deze site. Maar hoe bereik je snel een staat waarin je 100% effectief aan het werk bent? Dat blijkt nog een hele kunst. Onze hersenen zijn – in tegenstelling tot wat veel mensen denken – helemaal niet tot multi-tasken in staat. Het lijkt wel alsof we een heleboel ballen in de lucht houden, maar als je goed kijkt zie je op enig moment echt maar één tegelijk in de lucht hangen. Tussen alle taken in hebben onze hersenen tijd nodig om de knop om te zetten in voorbereiding op een nieuwe taak. Teveel tegelijk willen doen leidt tot vooral tot meer tijd besteden TUSSEN taken, dus juist minder efficiënt werken.

Er is veel geschreven over uitstelgedrag, vooral in het Engels. Ik heb geen uitputtend onderzoek gedaan, maar zeker is dat het onderwerp veel mensen bezighoudt. Een van de meest aansprekende mensen die veel over dit onderwerp schrijft is motivatie goeroe Steve Pavlina. In Overcoming Procrastination reikt hij suggesties aan om minder vatbaar te worden: reduceer je stressniveau voor zover je dat kunt, zorg voor voldoende lichamelijke activiteit, en… tadaaa: gebruik een goed actie management systeem!

Als afsluiter heb ik drie kleine tips voor je om het onderwerp concreet te maken, en jou meteen aan de slag te laten gaan:

1. Zorg dat je een duidelijke takenlijst hebt en werk de onderdelen daarop 1 voor 1 af. Neem korte pauzes tussen iedere taak
2. Begin iedere dag meteen met je Meest Belangrijke Taak voor die dag
3. gebruik een eierwekker om een vooraf vastgestelde tijd geconcentreerd aan 1 taak te werken (ik heb hier veel plezier van)

Je kunt dus zeker zelf iets aan je uitstelgedrag doen. Maar dan is het wel tijd dat je het heft in eigen handen neemt. Veel succes in jou strijd om de procrastinatie in je leven te bestrijden