Rittenadministratie op de iPhone

Je hebt een eigen onderneming, een auto van de zaak en wilt geen bijtelling voor de belasting… het is een voorbeeld van een situatie waarin je een gedegen rittenadministratie bij moet houden. De Belastingdienst wil in deze situatie per rit van je weten:

• de datum
• de begin- en de eindstand van de kilometerteller
• vertrekpunt, aankomstadres
• het doel van de reis (bespreking, interview, afleveren goederen)

Bij deze hack maken we gebruik van Google Docs en de iPhone. Off we go…

Stap 1: ga vanuit Gmail naar Documenten

Stap 2: kies ‘Nieuwe maken’, ‘Formulier’

Stap 3: maak velden aan voor de eindstand van de kilometerteller (de beginstand is de eindstand van de vorige rit), het vertrekpunt en aankomstadres en het doel van het adres. Voor mijn eigen rittenadministratie heb ik nog een veld aangemaakt voor ‘klant’, zodat ik later per klant gemaakte ritten in rekening kan brengen. Als je steeds direct na de rit registreert hoef je geen datumveld aan te maken. Google Docs registreert bij elke invoer namelijk automatisch een Tijdstempel (datum en tijd).

Stap 4: kies een overzichtelijke grafische weergave (Thema) voor je formulier.

Stap 5: kopieer de URL van het formulier (onderaan de webpagina) en mail die naar jezelf. Open de betreffende mail op je iPhone en klik op de link. Het formulier opent nu in Safari op je iPhone.

Stap 6: zoom in op het formulier en verschuif horizontaal en verticaal voor een optimale weergave. Klik dan op de + onderin de display en kies ‘Zet in beginscherm’. Druk op ‘Voeg toe’ en het formulier wordt bereikbaar als ware het een door jezelf ontwikkelde iPhone app. Let op: je iPhone onthoudt de zoom-instellingen, dus is het belangrijk eerst in te zoomen.

Je ‘app’ is nu klaar voor gebruik. Vanaf hier registreer je na elke rit de gegevens op je iPhone. Via het Google Docs-formulier komen de gegevens in een Google Spreadsheet. Vanuit dit spreadsheet kun je een overzicht maken voor in je administratie, de gegevens sorteren of overplakken in een Excel-bestand.

Nog enkele tips:

• Heb je vooral vaste adressen waar je naartoe moet, kies dan bij het maken van het formulier voor Meerkeuze of Kiezen uit een lijst voor een snellere invoer van gegevens.
• Heeft je onderneming twee of meer auto’s, maak dan een extra veld aan waarin de gebruiker aangeeft om welke auto het gaat.
• Gebruik je de auto ook privé, maak dan een extra veld aan waarin je aangeeft of het een privé- of een zakelijke rit betrof. Bij gemengde ritten wil de Belastingdienst weten hoeveel privé omrijd-kilometers er gemaakt zijn.