Samenwerken zonder email

In het interview met Kim Spinder hier op Lifehacking brak Kim een lans voor werken en samenwerken zonder email. De push-eigenschap van mail, de volle inboxen, het bij elkaar puzzelen van mails rond één project, de diverse versies van bijlagen die in mailboxen blijven zitten, weinig transparantie over wie waarmee bezig is. In de podcast In Beta van Gina Trapani en Kevin Purdy interviewen zij Scott Berkun die 18 maanden bij WordPress werkte en er het boek The Year without Pants. Ze bevragen Berkun over de tools waarmee bij WordPress wordt samengewerkt. In de opvolgende podcast geeft Gina haar eigen voorkeuren voor samenwerken aan, en weer projectsites en to do-sites liever dan mail. Het kan dus, samenwerken zonder elkaar te mailen.

Rode draad: online samenwerken

Bij alle projecten is het belangrijkste dat de samenwerking online plaatsvindt. De bestanden staan online, de to do’s worden gedeeld, de chats worden opgeslagen en zijn doorzoekbaar. De hele samenwerking is gericht op transparantie en het voortdurend delen van alles wat voor het project relevant is.

Zeker als de communicatie verloopt via een takenmanager, dan is voortdurend de vraag: welke actie zit er voor de andere in? Dus niet een mail sturen dat er een update is maar de anderen vragen een review te doen.

iPadOnly via Nozbe

Overigens, in het boek #iPadOnly (review op Lifehacking) gaven de auteurs ook al aan elkaar geen mails te sturen maar via Nozbe te communiceren. De taken leggen de nadruk op communiceren via acties. De notities of toegevoegde bestanden kunnen referentie materiaal bevatten.

De WordPress-case

Bij Automattic, makers van WordPress, werd samengewerkt via:

• Skype voor gesprekken en face-to-face onderhoud. Aangezien veel teamleden op afstand van elkaar werken, was er behoefte aan een kanaal waarbij je elkaar ziet en direct op elkaar kunt reageren
• overleg via het WordPress-thema P2 voor discussies, snelle uitwisseling, formulieren
• IRC voor chat en afstemming. Interessant is in zo een samenwerking de vraag of de chats opgeslagen worden en voor iedereen doorzoekbaar zijn. In dat geval is een kleine kantoorroddel niet zo handig.

De projecten van Gina Trapani

Trapani lanceert in het nieuwe jaar ThinkUp, een nieuwe manier om informatie uit sociale netwerken te halen. Voor die start werkt ze met drie groepen samen die alle een eigen tool gebruiken om te communiceren, en dus geen mail. Overigens, Gina geeft bij alle drie aan dat er bepaald plussen en minnen zijn. De tools. Zijn:

• Basecamp van 37signals. 37signals oprichter Jasons Fried heeft met zijn boeken Rework en Remote ook laten zien een heldere visie op werken in deze tijd te hebben. Voor velen is Basecamp een bekende webomgeving voor samenwerking. Helder in zijn opzet en compromisloos in wat 37signals wel en niet toevoegt. Werken via deze site wil zeggen dat alle informatie over taken, de agenda en documentatie op de site te vinden is en niet via mail gedeeld wordt. Notificaties kunnen wel via mail binnenkomen en ook een reactie kan via mail naar de Basecamp-site.

• Trelloo geeft taken en projecten weer op een soort bord met stapels. Elk project is een stapel taken
• Asana als takenmanager met als claim “Teamwork without email”

Luister voor meer informatie de podcast, waarin Gina een en ander uit de doeken doet.

Samenwerken

Bij de start van een samenwerking nadenken over hoe je informatie gaat delen, elkaar op de hoogte houdt en elkaar ziet of spreekt is meer dan een tool uitzoeken. Door de aandacht van mail als communicatiemiddel te verschuiven naar gezamenlijk op één platform werken, kan er een andere sfeer in de samenwerking ontstaan. En de vertaling maken van mails naar acties maakt samenwerken dynamischer; geen lange mails vol info en mogelijke to do’s maar een to do op een site met daarbij toelichting.

Wat zijn jouw voorkeuren als het gaat om samenwerken?