Show your workflow: Fokke Kooistra (Think Productive)

Ik ben Fokke Kooistra, getrouwd en vader van 5 kinderen. Ik ben ondernemend, mede-eigenaar van Think Productive Benelux (thinkproductive.nl) en organiseerjepraktijk.nl (organiseerjepraktijk.nl) en internationaal actief bij een christelijke non-profit organisatie, Jesus.net (jesus.net). Ik help graag mensen om met meer plezier meer gedaan te krijgen.

Op dit moment heb ik een mid-2009 Macbook Pro 15” met een SSD zodat die nog even meekan. Daarnaast een iPad mini Retina 32GB met een Apple bluetooth toetsenbord en Origami case van Incase en een iPhone 5 16GB. Je zou kunnen zeggen dat ik twee workflows heb. De ene workflow is rondom mijn Macbook Pro. Die gebruik ik vooral als ik in Nederland ben en achter een bureau zit. Ik werk grotendeels vanuit huis maar ook veel op allerlei plekken. Mijn favoriete plek in Almere waar ik woon is de Nieuwe Bibliotheek. Maar overal waar een beetje goede stoel is en een tafeltje werkt prima.

De andere workflow is als ik op reis ben. Voor mijn rol bij Jesus.net ben ik ongeveer 1 week per maand op reis en dan ben ik in de meeste gevallen #iPadOnly. Samen met mijn Apple bluetooth keyboard kan ik bijna 90% van mijn werk prima op mijn iPad Mini doen. En voor die 10% sleep ik mijn MacBook Pro niet mee op reis. Daarvoor gebruik ik een tool om via VPN in te loggen op mijn MacBook Pro die thuis is. Ik kan in beide workflows heel goed geconcentreerd en gefocused werken. Door het boek #iPadOnly van Michael Sliwinski en Augusto Pinaud ben ik op het idee gekomen om alleen op de iPad te werken.

Voor mail en agenda gebruik ik de Apple native apps zowel op de iPad als mijn MacBook. Ik draai altijd de laatste software versies dus nu Yosemite op de MacBook en iOS8.1 op de iPad. Ik coach en train al jaren mensen om productiever te werken en heb in die jaren ontzettend veel nieuwe tools en apps uitgeprobeerd. Dat doe ik nog steeds graag maar als het om mijn eigen workflow gaat merk ik dat de native apps van Apple voor mij prima voldoen.

Er zijn wel twee plugins voor Mail op mijn Mac waar ik niet zonder kan: Mail-Act-On van Indev en UniversalMailer. De eerste zorgt dat ik alle mail acties kan doen zonder de muis te hoeven gebruiken en UniversalMailer zorgt dat alle mail in een vast font wordt uitgestuurd. Dit is beperking van Mail die er nog steeds inzit en deze plugin fixt dat.

Andere tools waar ik op mijn MacBook niet zonder kan: Typinator en Alfred. Ik gebruik Typinator vooral om terugkerende stukken tekst niet iedere keer hoef in te toetsen. En Alfred is een briljante tool waar ik bestanden mee kan vinden, programma’s opstart en met een aantal workflows vrijwel muisloos werk en heel snel informatie kan verwerken.

Al sinds de private beta fase van Evernote in 2008 ben ik Evernote gaan gebruiken als productiveitssysteem. Ik werk voor alle projecten, taken, checklijsten en belangrijke documenten vanuit Evernote. Ik heb meerdere keren allerlei tools gebruikt maar ben zelf bij Evernote gebleven. Mijn blogs in het Engels hierover uit 2008 worden nog steeds gevonden en gelezen en af en toe zie ik bij mensen dat ze Evernote net zoals ik heb ingericht. Door de jaren heen zijn er wel dingen in mijn opzet veranderd maar in de kern is het niet veranderd.

Ik gebruik zowel de iWork apps van Apple als de office apps van Microsoft. Ik kan met beide goed overweg en heb geen uitgesproken voorkeur. Ik mindmap veel en daarvoor gebruik ik iThoughts. Het mooie van die app is dat er ook een iPad/iPhone versie met uitstekende synchronisatie dus ik kan op alle apparaten aan dezelfde mindmaps werken.

Voor de verschillende werkzaamheden die ik doe maak ik gebruik van een flink aantal webapps. De 1 intensiever dan de ander. Ik ben veel bezig met WordPress, onze websites draaien daar bijna exclusief op. Voor onze social media posts gebruik in Buffer. Daarnaast tools als Trello (editorial calendar), Infusionsoft (sales en marketing), Mailchimp (maillijsten), Eventbrite (events en workshops) maar verder ook Twitter, Slack en Facebook.

Door het internatioale karakter van veel dingen die ik doe gebruik ik Skype, Google Hangouts, FaceTime en Gotomeeting vrij intensief. Dit kan op de MacBook en de iPad. En soms zelf vanaf mijn iPhone.

Hier hanteer ik het 1 scherm principe als het gaat om de hoeveel apps die er opstaan. Ik heb wel een aantal verzamel folders op thema met meerdere apps maar wel op 1 scherm allemaal.

Belangrijkste en meeste gebruikte apps op mijn iPad: Mail, Calendar, Evernote, iThoughts, iBooks (lees vrijwel alleen nog ebooks en wel op de iPad), Olivetree BibleReader, Feedly en Skype.

Maar ook mijn reizen kan ik prima regelen vanaf de iPad met apps als KLM en Tripit en NS Reisplanner. En ook bankzaken gaan bijna helemaal via de iPad. VNC Viewer gebruik ik als ik een app op mijn MacBook Pro wil gebruiken.

Het mooie is dat van deze apps de workflow op de iPad vrijwel gelijk is als op de MacBook.

Belangrijkste functie voor mijn iPhone is communiceren. Dus bellen, Skype en Google Hangouts. Daarnaast natuurlijk ook navigeren, ik gebruik nog steeds TomTom. De meeste andere apps staan er ook wel op maar die gebruik ik niet zoveel vanaf de iPhone. Meest gebruikte apps op mijn iPhone zijn Evernote voor het vastleggen van van alles en de Agenda app voor afspraken.

 

Bij veel time management modellen gaat het vaak om trucjes en lijstjes terwijl ik door de jaren heen heb ontdekt dat het vooral om denkmodellen gaat. De laatste jaren is er veel onderzoek gedaan naar kenniswerk en hoe ons brein werkt. Dat heeft mij uiteindelijk gebracht bij de methode die Graham Allcott beschrijft in zijn boek: How to be a Productivity Ninja. Lekker praktisch en gericht op resultaat.