Show your Workflow – Gonny van der Zwaag (iCulture)

Vandaag beginnen we met een nieuwe serie “Show your workflow”. Een serie gericht op de Mac, iPhone en iPad en hoe iemand deze apparaten gebruikt in zijn dagelijkse werk. Het zijn korte interviews die vol staan met inspiratie en informatie over de instrumenten van een professional en het kan je inspireren om je eigen werk beter te doen. Om alvast de messenslijpers voor te zijn: Nee, we hebben geen hekel aan Windows en Android, maar op dit moment kiezen we voor een start rondom de Mac. Andere besturingssystemen zullen zeker in de toekomst volgen.

We trappen af met de ongekroonde koningin van het Apple-imperium in Nederland: Gonny van der Zwaag. Vandaag gaan ze live met hun nieuwe platform iCulture, waar iPhoneclub en iPadclub in opgaan. We hebben Gonny bereid gevonden om in haar drukke schema rondom de overstap ons te woord te staan over haar manier van werken.

Wie ben je en wat doe je?

foto-7Ik ben Gonny van der Zwaag (@Gonny) en ik ben hoofdredacteur van iCulture, de website die ik ruim zeven jaar geleden oprichtte onder de naam iCulture.nl. Ik ben recent gestart met de website Fithacking en in september verschijnt het boek ‘Fit met apps’.

 

Wat is je huidige setup?

Ik werk thuis op een 27-inch iMac (2012) en een 11-inch MacBook Air (2013), op kantoor gebruik ik een Mac mini (2012). Verder een 64GB iPhone 5s goud, 32GB iPhone 5c blauw, 128GB iPad mini retina en 128GB iPad Air. De iPads zijn in bruikleen van Apple.

Welke software gebruik je en voor wat?

De volgende apps en tools gebruik ik op de iCulture-redactie.

WordPress (iOS, web) was mijn eerste keuze toen ik in 2006 met iPhoneclub begon. Sindsdien kunnen we niet meer zonder: WordPress is enorm uitbreidbaar en er is heel veel kennis over WordPress in Nederland en wereldwijd, waardoor niet-programmeurs er ook mee kunnen werken. Bij iCulture zijn we fan van WordPress geworden en ik kan het dan ook iedereen aanraden die van plan is een blog of website te beginnen. Zelfs met een kant-en-klare designtemplate kun je zorgen dat je website er superprofessioneel uitziet.

Freshdesk (iOS, web) gebruiken we voor onze redactiemailbox. Het is eigenlijk een systeem voor klantenservice (vergelijkbaar met Zendesk), maar het werkt ook goed voor het afhandelen van lezerstips en –vragen. Alle redacteuren kunnen op één plek zien welke tips er zijn binnengekomen, kunnen tips toewijzen aan iemand anders en erop reageren. Anderen kunnen meteen zien of een tip al beoordeeld en beantwoord is. Dat werkt beter dan wanneer alle externe contacten verlopen via de mailbox van een redacteur, want dan kun je niet goed zien wie het topic heeft opgepakt en wat er daarna mee gebeurde. Het is handig om bijvoorbeeld te kunnen zien of een collega al eens eerder contact heeft gehad met een bepaalde persoon. Vandaar dat we alle externe communicatie zoveel mogelijk via Freshdesk proberen te laten verlopen.

Slack (iOS, OS X, web) is de tool die we gebruiken om dagelijks met het hele team in contact te blijven. Voorheen gebruikten we Yammer en daarna Skype, allebei van Microsoft. Het mooie van Slack is dat je allerlei taken kunt automatiseren. Als er een persbericht van Apple binnenkomt, komt die meteen in het #algemeen-channel van Slack te staan. Als ik iets toevoeg aan Trello (zie verderop), dan kunnen anderen dat zien in het #content-channel. En vanzelfsprekend verschijnen alle binnenkomende lezerstips vanuit Freshdesk ook weer in een Slack-channel. Het automatiseren van al die acties en het onderhouden van contacten met het Slack-team wordt trouwens vooral door Jean-Paul (@jeanpaulh) gedaan. Het is leuk dat de mensen achter Slack luisteren en bij alle wensen die we indienen kijkt of ze het kunnen realiseren.

Feedly (web) en Reeder (iOS) zijn mijn ‘gouden’ combinatie om nieuwsfeeds bij te houden .De meeste ideeën voor app- en achtergrondartikelen ontstaan vanzelf, maar het is ook belangrijk om het internationale nieuws te volgen. Als er groot nieuws in Apple-land is, verwachten mensen dat nou eenmaal op onze site. We proberen in Nederland altijd de eerste te zijn met nieuws over iPhone, iPad, iOS en iWatch en dat lukt vaak ook wel, omdat onze redacteuren en ik er eigenlijk altijd bovenop zitten. In Feedly heb ik de ca. 200 rss-feeds die ik volg verdeeld in 30 mapjes, waarvan een stuk of drie altijd gelezen moeten zijn. Doordeweeks is het flink aanpoten om alles gelezen te hebben, maar ik ga niet slapen voordat dat is gelukt. De volgende ochtend staan er namelijk alwéér 500 ongelezen nieuwtjes klaar.

Trello is de oplossing waarmee ik de content plan. Als je met een team allemaal stukjes zit te tikken, is het ook belangrijk om de grote lijn in de gaten te houden. Het gevaar bestaat dat de dag voorbij gaat met snelle nieuwtjes en artikelen over losse apps. Vandaar dat we bewust erop aansturen om ook en toe wat afstand te nemen om artikelen te schrijven die je nergens anders vindt, originele content. Er zijn onderwerpen waarvan we vinden dat we er een artikel over moeten hebben. Dat alles houd ik bij in Trello. Je kunt precies volgen in welke fase het artikel zich bevindt: idee, in ontwikkeling, klaar om te publiceren of al gepubliceerd. Overigens heb ik bij Trello nog wel de wens om beter te kunnen filteren, zodat ik snel kan zien welke artikelen als eerste opgepakt moeten worden. Tips zijn welkom 🙂

Google Apps voor Bedrijven (web) gebruiken we voor meerdere dingen, waaronder e-mail, maar ook het uitwisselen van documenten of het samen schrijven aan een tekst. We hebben een serie dossiers die veel gelezen worden, dus die moeten ook vaak worden bijgewerkt. Met een Google Spreadsheet houden we bij wanneer een dossier is bijgewerkt en een automatische actie (via Zapier, een soort IFTTT voor meer zakelijke toepassingen) geeft een waarschuwing in Slack als het weer tijd is om het dossier bij te werken.

TextExpander (OS X) gebruik ik om veelgebruikte teksten makkelijk te hergebruiken. Er zijn van die momenten dat je ergens je KvK-nummer moet invullen, of moet antwoorden op een standaardvraag die je heel vaak krijgt. We gebruiken het bijvoorbeeld om makkelijk linkjes naar de Apple Store te kunnen aanmaken, zodat we later kunnen zien welke producten mensen het meest interesseren.

Herinneringen (iOS, OS X, web) gebruik ik voor dagelijkse taken. Deze standaard takenlijst van Apple synchroniseert tussen al mijn apparaten en als ik een ingeving krijg, kan ik het snel noteren. De meeste standaardapps van Apple die op de iPhone staan gebruik ik gewoon; alleen bij e-mail (CloudMagic) en agenda (Sunrise) ben ik overstapt op apps van derden.

Grafisch gebruik ik een mix van oplossingen: Photoshop (OS X) voor het bewerken van foto’s, ImageOptim (OS X) voor het optimaliseren van foto’s voor online gebruik en de standaard Fotolader (OS X) op de Mac om bijvoorbeeld screenshots van mijn iPhone te halen. Het probleem met screenshots van apps is dat ze vaak vrij lelijk zijn, terwijl in onze nieuwe website de visuele kant veel belangrijker is geworden. Dat lossen we op met bijvoorbeeld Placeit (web) of met de app Screen Pro (iOS), waarmee je een eigen screenshot makkelijk in een iPhone kunt plakken, eventueel met achtergrond van hout, metaal of een lederen sofa. Vaak vervangen we de statusbalk in screenshots ook door een statusbalk met iCulture als providernaam. Dat is om twee redenen: ten eerste omdat onze content wel eens wordt ‘geleend’ door andere websites en we dan toch nog een beetje zelfgegeven credits krijgen voor de moeite die we hebben gedaan. Ten tweede doen we het ook omdat mensen makkelijk worden afgeleid door onbenullige details. Als de batterijstatus op een screenshot op 6% staat, gaat de discussie vooral daarover: “Je mag wel eens opladen, Gonny!” Terwijl ik liever heb dat de discussie over de app zelf gaat.

Basecamp (iOS, web) is ook al zo’n fijne oplossing. Voor de ontwikkeling van de nieuwe site hebben we intensief gebruik gemaakt van Basecamp met webontwikkelaar Mangrove, maar we gebruiken het ook voor de ontwikkeling van de app met developer Sharewire en voor allerlei andere design- en ontwikkelprojecten. Communiceren met externe partijen, zeker als ze verspreid zitten over verschillende locaties, kan prima via Skype of desnoods WhatsApp, maar wil je gestructureerd punten oppakken en afstrepen, dan is Basecamp een stuk makkelijker. Omdat Jean-Paul de meeste ontwikkel- en designklussen bij ons coördineert, is hij ook degene die hier het meest intensief gebruik van maakt.

TestFlight (web, straks ook iOS) is tegenwoordig eigendom van Apple. Het is voor ons al een paar jaar dé oplossing om makkelijk apps te kunnen testen. Je stuurt alleen je e-mailadres naar een ontwikkelaar en in no-time staat de testversie van een app op je iPhone. Met iOS 8 komen er een boel handige functies bij: meer testaccounts, makkelijker feedback geven, etc.

We gebruiken uiteraard nog veel meer tools, maar die zijn of heel specifiek voor iCulture of zo algemeen dat iedereen ze wel kent. Evernote en Dropbox bijvoorbeeld, maar ook wachtwoordbeheerder 1Password. Met respectievelijk 579 geïnstalleerde iOS-apps op mijn eigen iPhone en meer dan 1100 apps op de iPhone van appredacteur Bart (@scarbir) zullen er ongetwijfeld apps zijn die ik hier vergeet te noemen.

Waarom heb je gekozen voor deze tools?

Ik heb ze gekozen omdat ze me helpen om op twee dingen te focussen: productiviteit en communicatie. Dingen moeten gewoon werken, ik heb niet het geduld om me teveel aan te passen aan de tools.

Pas je een bepaalde productiviteitstheorie toe?

Nee, ik pas geen productiviteitstool toe. Ik gebruik wel eens de Pomodoro-techniek om me te concentreren, maar de realiteit is vaak dat ik constant alert moet zijn.

Wissel je vaak van apps of hou je vast aan een vast patroon?

Als je een grote nieuwssite met meerdere fulltime redacteuren hebt, is het wel zo slim als er in je workflow twee dingen voorop staan: productiviteit en communiceren. Daar zijn de apps die ik gebruik dan ook op afgestemd. Als er nieuws is, moet meteen duidelijk zijn wie ermee aan de slag gaat, zodat het snel op de site staat. Daarnaast vinden we het belangrijk dat we uitleg- en achtergrondartikelen publiceren, die minder haast hebben, maar waarmee we wel laten zien dat we verstand van zaken hebben. Loopt je iPhone vast of wil je weten hoe groot de kans is dat er een iWatch komt, dan moet je dat op iCulture kunnen vinden. Twee van onze redacteuren werken vanuit Groningen (en dan ook nog op verschillende tijdstippen), de rest vanuit ons kantoor aan het Rokin in Amsterdam. Als hoofdredacteur zorg ik dat alles op redactioneel gebied georganiseerd verloopt. Sommige apps en tools die ik noem zijn voor de hele groep gekozen, omdat het nou eenmaal handiger is als iedereen via hetzelfde app berichten uitwisselt.

Het gevaar van een website waarop je dagelijks nieuwe apps bespreekt, is dat je constant bezig blijft met het uitproberen van steeds nieuwe oplossingen. De ene start-up heeft nog maar net de ultieme mailapp in de markt gezet (Mailbox) of er komt alweer een andere die nog handiger lijkt (CloudMagic). Maar daar zit ook een positieve kant aan: als iets niet bevalt, kan ik het net zo makkelijk vervangen door iets anders.

(Profielfoto: Punkmedia)

Wat vind je van deze hack?
0Te gek0Leuk0Serieus?0Meh...0Stom

About Author

[plista widgetname=plista_widget_belowArticle]

0 Comment

  • Roel
    Posted 22/07/2014 10:57 am 0Likes

    Ik ben eigenlijk best verbaasd dat die twee iPads in bruikleen van Apple zijn. Ik snap dat het kostentechnisch handig is, maar waarom zou je die afhankelijkheid willen?

  • Bert
    Posted 20/07/2014 2:07 am 0Likes

    Erg leuk artikel. Een aantal tools ga ik zeker uitproberen. Kennismaking met de gratis sunrise agenda app met zeer hoge waarderingen in de appstore is mij al erg goed bevallen.

    Ben zelf niet zo erg sportief maar ik ga je site fithacking.nl voortaan ook volgen in mij rss feed verzameling. Ziet er weer gedegen uit en het is een onderwerp waar de komende jaren ongetwijfeld heel veel interessants over te melden zal zijn. Veel succes met het uitbouwen van die site naast de pas vernieuwde iculture.nl waarin nu de blijvend interessante artikelen gelukkig veel beter zichtbaar blijven.

    Ook leuk om te lezen dat je nog steeds Reeder gebruikt. Ik weet nog goed dat toen ik een paar jaar terug een artikel over Reeder schreef voor toen nog iphoneclub.nl en ipadclub.nl je meer bezig was met Twitter en RSS feeds wel wat achterhaald vond. Zelf gebruik ik inmiddels de combinatie Feedly met Newsify. Die gratis combinatie bevalt mij heel goed.

  • Edwin
    Posted 18/07/2014 8:39 am 0Likes

    Als ik dit zo lees gebruik je wel hel veel applicaties om iets gedaan te krijgen. Ik denk dat je eens opnieuw moet kijken na de tools die je gebruikt. Ik vraag me ook af of dit een workflow is. Het is meer een opsomming van tools. Trello heb ik getest in een team met 7 medewerkers. In eerste instantie was iedereen enthousiast, maar dit was na een week weer over. Het wordt snel onoverzichtelijk en chaotisch. Viel in de praktijk erg tegen.

    Van WordPress ben ik geen fan. Je wordt gek van de updates en ineens worden die mooie plug-ins niet meer ondersteund. Erg vervelend en tijd rovend.

    • Gonny
      Posted 19/07/2014 11:49 am 0Likes

      Ik heb ervoor gekozen om voor elke activiteit de tool te kiezen die daarin het beste is, niet een supertool waarmee je alles kan. Dat wordt al snel onoverzichtelijk. De centrale verbindende factor in al die tools is Slack, zoals je ziet.

      Trello vind ik ook niet ideaal hoor. Het is een hoop administratie en het is helaas nog niet mogelijk om nieuwe langetermijncontent voor de site automatisch in Trello te zetten (ik ga natuurlijk niet alle nieuwtjes in Trello zetten, het gaat puur om de contentplanning van belangrijke onderwerpen die we goed afgedekt moeten hebben). We hebben het een tijdje gebruikt voor een groot contentproject (inmiddels afgerond) waarbij we met veel freelancers en externe medewerkers samenwerkten. Toen vond ik het ideaal, omdat je precies kon zien in welke fase een artikel zich bevond, je kon commentaar geven, etc.

      Momenteel gebruik ik Trello in m’n eentje, dus als een soort projectplanner/outliner van dingen die nog gedaan moeten worden en dingen die in progress zijn. Overzichtelijkheid is inderdaad niet het sterkste punt, dus als iemand betere tools kent: zeer welkom! Het gaat om honderden artikelen in een hiërarchische structuur, met veel onderlinge dwarsverbanden, zonder dat er echt deadlines aan zitten.

      WordPress is denk ik een kwestie van smaak. Wij zijn fanatiek fan daarvan, maar we hebben minder met bijv. Joomla of ExpressionEngine. Heb het idee dat er op dat punt ook bijna Apple-achtig fanboyisme heerst

      • Edwin
        Posted 22/07/2014 11:36 am 0Likes

        Waar het mij eigenlijk omging was niet zo zeer de tools, maar meer hoe iets van a naar b komt. Dat is namelijk voor mij een workflow. Ik zou graag weten hoe je bijvoorbeeld vanaf het eerste e-mailtje tot een geplaatst artikel komt. Waar het dan volgens mij om met gaan, wat bespaart tijd en gaat niet te koste van de kwaliteit en welke tools horen daarbij.

        Wat WordPress aangaat is het zo dat ik van mening ben dat het veel tijd kost. Je bent namelijk niet alleen bezig met het publiceren van artikelen bezig, maar ook met onderhoud van het systeem. Dus bijvoorbeeld het updaten van het systeem en bijwerken van plug-ins.

        Er zijn veel betere systemen die geen onderhoud kosten. Maar dat valt onder close software. Ik ben niet zo fan van opensource. Kijk maar eens na de plug-ins voor optimalisatie voor zoekmachines. Hoop extra code om je site zoekmachine vriendelijk te maken. Bovendien ook veel werk om in te vullen. Dat kan veel netter, slimmer en beter. Het kan zelfs automatisch. Opensource systemen rammelen aan alle kanten en je krijg het eigenlijk nooit zo als je het hebben wilt.

  • Heimen
    Posted 17/07/2014 11:31 am 0Likes

    Dag Gonny, heel leuk om te zien hoe je je werk inricht Veel Apps zijn herkenbaar.

    Ik vraag me of waarom je TextExpander gebruikt omdat je ook in zowel OS X als iOS deze shortcuts kan aanmaken die gesynchroniseerd worden met je overige OS X/iOS devices. Zie je extra voordelen aan TextExpander tov de standaardfunctie?

    • Gonny
      Posted 19/07/2014 11:40 am 0Likes

      Jazeker! Met TextExpander kan je makkelijk al je snippers delen met anderen. We hebben nu mapjes ‘iCulture’, ‘Zakelijke info’, ‘Script’, ‘Forum’, ‘App’, ‘Signatures’ die ik met Jean-Paul deel. De dingen die ik alleen zelf gebruik, zitten in ‘My Snippets’.
      Bij iOS/Mac kan dat niet, dan moet je beide hetzelfde iCloud-account gebruiken en zó compatibel met Jean-Paul ben ik nou ook niet 🙂

Geef een reactie

%d bloggers liken dit: