Show your Workflow – Gonny van der Zwaag (iCulture)

Vandaag beginnen we met een nieuwe serie “Show your workflow”. Een serie gericht op de Mac, iPhone en iPad en hoe iemand deze apparaten gebruikt in zijn dagelijkse werk. Het zijn korte interviews die vol staan met inspiratie en informatie over de instrumenten van een professional en het kan je inspireren om je eigen werk beter te doen. Om alvast de messenslijpers voor te zijn: Nee, we hebben geen hekel aan Windows en Android, maar op dit moment kiezen we voor een start rondom de Mac. Andere besturingssystemen zullen zeker in de toekomst volgen.

We trappen af met de ongekroonde koningin van het Apple-imperium in Nederland: Gonny van der Zwaag. Vandaag gaan ze live met hun nieuwe platform iCulture, waar iPhoneclub en iPadclub in opgaan. We hebben Gonny bereid gevonden om in haar drukke schema rondom de overstap ons te woord te staan over haar manier van werken.

Wie ben je en wat doe je?

Ik ben Gonny van der Zwaag (@Gonny) en ik ben hoofdredacteur van iCulture, de website die ik ruim zeven jaar geleden oprichtte onder de naam iCulture.nl. Ik ben recent gestart met de website Fithacking en in september verschijnt het boek ‘Fit met apps’.

 

Wat is je huidige setup?

Ik werk thuis op een 27-inch iMac (2012) en een 11-inch MacBook Air (2013), op kantoor gebruik ik een Mac mini (2012). Verder een 64GB iPhone 5s goud, 32GB iPhone 5c blauw, 128GB iPad mini retina en 128GB iPad Air. De iPads zijn in bruikleen van Apple.

Welke software gebruik je en voor wat?

De volgende apps en tools gebruik ik op de iCulture-redactie.

WordPress (iOS, web) was mijn eerste keuze toen ik in 2006 met iPhoneclub begon. Sindsdien kunnen we niet meer zonder: WordPress is enorm uitbreidbaar en er is heel veel kennis over WordPress in Nederland en wereldwijd, waardoor niet-programmeurs er ook mee kunnen werken. Bij iCulture zijn we fan van WordPress geworden en ik kan het dan ook iedereen aanraden die van plan is een blog of website te beginnen. Zelfs met een kant-en-klare designtemplate kun je zorgen dat je website er superprofessioneel uitziet.

Freshdesk (iOS, web) gebruiken we voor onze redactiemailbox. Het is eigenlijk een systeem voor klantenservice (vergelijkbaar met Zendesk), maar het werkt ook goed voor het afhandelen van lezerstips en –vragen. Alle redacteuren kunnen op één plek zien welke tips er zijn binnengekomen, kunnen tips toewijzen aan iemand anders en erop reageren. Anderen kunnen meteen zien of een tip al beoordeeld en beantwoord is. Dat werkt beter dan wanneer alle externe contacten verlopen via de mailbox van een redacteur, want dan kun je niet goed zien wie het topic heeft opgepakt en wat er daarna mee gebeurde. Het is handig om bijvoorbeeld te kunnen zien of een collega al eens eerder contact heeft gehad met een bepaalde persoon. Vandaar dat we alle externe communicatie zoveel mogelijk via Freshdesk proberen te laten verlopen.

Slack (iOS, OS X, web) is de tool die we gebruiken om dagelijks met het hele team in contact te blijven. Voorheen gebruikten we Yammer en daarna Skype, allebei van Microsoft. Het mooie van Slack is dat je allerlei taken kunt automatiseren. Als er een persbericht van Apple binnenkomt, komt die meteen in het #algemeen-channel van Slack te staan. Als ik iets toevoeg aan Trello (zie verderop), dan kunnen anderen dat zien in het #content-channel. En vanzelfsprekend verschijnen alle binnenkomende lezerstips vanuit Freshdesk ook weer in een Slack-channel. Het automatiseren van al die acties en het onderhouden van contacten met het Slack-team wordt trouwens vooral door Jean-Paul (@jeanpaulh) gedaan. Het is leuk dat de mensen achter Slack luisteren en bij alle wensen die we indienen kijkt of ze het kunnen realiseren.

Feedly (web) en Reeder (iOS) zijn mijn ‘gouden’ combinatie om nieuwsfeeds bij te houden .De meeste ideeën voor app- en achtergrondartikelen ontstaan vanzelf, maar het is ook belangrijk om het internationale nieuws te volgen. Als er groot nieuws in Apple-land is, verwachten mensen dat nou eenmaal op onze site. We proberen in Nederland altijd de eerste te zijn met nieuws over iPhone, iPad, iOS en iWatch en dat lukt vaak ook wel, omdat onze redacteuren en ik er eigenlijk altijd bovenop zitten. In Feedly heb ik de ca. 200 rss-feeds die ik volg verdeeld in 30 mapjes, waarvan een stuk of drie altijd gelezen moeten zijn. Doordeweeks is het flink aanpoten om alles gelezen te hebben, maar ik ga niet slapen voordat dat is gelukt. De volgende ochtend staan er namelijk alwéér 500 ongelezen nieuwtjes klaar.

Trello is de oplossing waarmee ik de content plan. Als je met een team allemaal stukjes zit te tikken, is het ook belangrijk om de grote lijn in de gaten te houden. Het gevaar bestaat dat de dag voorbij gaat met snelle nieuwtjes en artikelen over losse apps. Vandaar dat we bewust erop aansturen om ook en toe wat afstand te nemen om artikelen te schrijven die je nergens anders vindt, originele content. Er zijn onderwerpen waarvan we vinden dat we er een artikel over moeten hebben. Dat alles houd ik bij in Trello. Je kunt precies volgen in welke fase het artikel zich bevindt: idee, in ontwikkeling, klaar om te publiceren of al gepubliceerd. Overigens heb ik bij Trello nog wel de wens om beter te kunnen filteren, zodat ik snel kan zien welke artikelen als eerste opgepakt moeten worden. Tips zijn welkom 🙂

Google Apps voor Bedrijven (web) gebruiken we voor meerdere dingen, waaronder e-mail, maar ook het uitwisselen van documenten of het samen schrijven aan een tekst. We hebben een serie dossiers die veel gelezen worden, dus die moeten ook vaak worden bijgewerkt. Met een Google Spreadsheet houden we bij wanneer een dossier is bijgewerkt en een automatische actie (via Zapier, een soort IFTTT voor meer zakelijke toepassingen) geeft een waarschuwing in Slack als het weer tijd is om het dossier bij te werken.

TextExpander (OS X) gebruik ik om veelgebruikte teksten makkelijk te hergebruiken. Er zijn van die momenten dat je ergens je KvK-nummer moet invullen, of moet antwoorden op een standaardvraag die je heel vaak krijgt. We gebruiken het bijvoorbeeld om makkelijk linkjes naar de Apple Store te kunnen aanmaken, zodat we later kunnen zien welke producten mensen het meest interesseren.

Herinneringen (iOS, OS X, web) gebruik ik voor dagelijkse taken. Deze standaard takenlijst van Apple synchroniseert tussen al mijn apparaten en als ik een ingeving krijg, kan ik het snel noteren. De meeste standaardapps van Apple die op de iPhone staan gebruik ik gewoon; alleen bij e-mail (CloudMagic) en agenda (Sunrise) ben ik overstapt op apps van derden.

Grafisch gebruik ik een mix van oplossingen: Photoshop (OS X) voor het bewerken van foto’s, ImageOptim (OS X) voor het optimaliseren van foto’s voor online gebruik en de standaard Fotolader (OS X) op de Mac om bijvoorbeeld screenshots van mijn iPhone te halen. Het probleem met screenshots van apps is dat ze vaak vrij lelijk zijn, terwijl in onze nieuwe website de visuele kant veel belangrijker is geworden. Dat lossen we op met bijvoorbeeld Placeit (web) of met de app Screen Pro (iOS), waarmee je een eigen screenshot makkelijk in een iPhone kunt plakken, eventueel met achtergrond van hout, metaal of een lederen sofa. Vaak vervangen we de statusbalk in screenshots ook door een statusbalk met iCulture als providernaam. Dat is om twee redenen: ten eerste omdat onze content wel eens wordt ‘geleend’ door andere websites en we dan toch nog een beetje zelfgegeven credits krijgen voor de moeite die we hebben gedaan. Ten tweede doen we het ook omdat mensen makkelijk worden afgeleid door onbenullige details. Als de batterijstatus op een screenshot op 6% staat, gaat de discussie vooral daarover: “Je mag wel eens opladen, Gonny!” Terwijl ik liever heb dat de discussie over de app zelf gaat.

Basecamp (iOS, web) is ook al zo’n fijne oplossing. Voor de ontwikkeling van de nieuwe site hebben we intensief gebruik gemaakt van Basecamp met webontwikkelaar Mangrove, maar we gebruiken het ook voor de ontwikkeling van de app met developer Sharewire en voor allerlei andere design- en ontwikkelprojecten. Communiceren met externe partijen, zeker als ze verspreid zitten over verschillende locaties, kan prima via Skype of desnoods WhatsApp, maar wil je gestructureerd punten oppakken en afstrepen, dan is Basecamp een stuk makkelijker. Omdat Jean-Paul de meeste ontwikkel- en designklussen bij ons coördineert, is hij ook degene die hier het meest intensief gebruik van maakt.

TestFlight (web, straks ook iOS) is tegenwoordig eigendom van Apple. Het is voor ons al een paar jaar dé oplossing om makkelijk apps te kunnen testen. Je stuurt alleen je e-mailadres naar een ontwikkelaar en in no-time staat de testversie van een app op je iPhone. Met iOS 8 komen er een boel handige functies bij: meer testaccounts, makkelijker feedback geven, etc.

We gebruiken uiteraard nog veel meer tools, maar die zijn of heel specifiek voor iCulture of zo algemeen dat iedereen ze wel kent. Evernote en Dropbox bijvoorbeeld, maar ook wachtwoordbeheerder 1Password. Met respectievelijk 579 geïnstalleerde iOS-apps op mijn eigen iPhone en meer dan 1100 apps op de iPhone van appredacteur Bart (@scarbir) zullen er ongetwijfeld apps zijn die ik hier vergeet te noemen.

Waarom heb je gekozen voor deze tools?

Ik heb ze gekozen omdat ze me helpen om op twee dingen te focussen: productiviteit en communicatie. Dingen moeten gewoon werken, ik heb niet het geduld om me teveel aan te passen aan de tools.

Pas je een bepaalde productiviteitstheorie toe?

Nee, ik pas geen productiviteitstool toe. Ik gebruik wel eens de Pomodoro-techniek om me te concentreren, maar de realiteit is vaak dat ik constant alert moet zijn.

Wissel je vaak van apps of hou je vast aan een vast patroon?

Als je een grote nieuwssite met meerdere fulltime redacteuren hebt, is het wel zo slim als er in je workflow twee dingen voorop staan: productiviteit en communiceren. Daar zijn de apps die ik gebruik dan ook op afgestemd. Als er nieuws is, moet meteen duidelijk zijn wie ermee aan de slag gaat, zodat het snel op de site staat. Daarnaast vinden we het belangrijk dat we uitleg- en achtergrondartikelen publiceren, die minder haast hebben, maar waarmee we wel laten zien dat we verstand van zaken hebben. Loopt je iPhone vast of wil je weten hoe groot de kans is dat er een iWatch komt, dan moet je dat op iCulture kunnen vinden. Twee van onze redacteuren werken vanuit Groningen (en dan ook nog op verschillende tijdstippen), de rest vanuit ons kantoor aan het Rokin in Amsterdam. Als hoofdredacteur zorg ik dat alles op redactioneel gebied georganiseerd verloopt. Sommige apps en tools die ik noem zijn voor de hele groep gekozen, omdat het nou eenmaal handiger is als iedereen via hetzelfde app berichten uitwisselt.

Het gevaar van een website waarop je dagelijks nieuwe apps bespreekt, is dat je constant bezig blijft met het uitproberen van steeds nieuwe oplossingen. De ene start-up heeft nog maar net de ultieme mailapp in de markt gezet (Mailbox) of er komt alweer een andere die nog handiger lijkt (CloudMagic). Maar daar zit ook een positieve kant aan: als iets niet bevalt, kan ik het net zo makkelijk vervangen door iets anders.

(Profielfoto: Punkmedia)