Sneller afspraken in je agenda zetten

Voordat de afspraak in een agenda-toepassing staat, heb je heel wat handelingen verricht. De ene agenda biedt wat meer slimmigheden dan de andere om te voorkomen dat je élk veld apart moet invullen. En als je een veld in moet vullen is de vraag hoe dat dan weer zo kort mogelijk kan. Hierna enkele agenda-hacks die voor bepaalde toepassingen een afspraak maken een stuk versnellen.

Outlook

Outlook is nog steeds een populair mail- en agendaprogramma. Een belangrijke versnelling in het gebruik van Outlook zit vooral in sneltoetsen. Veel Outlookgebruikers slepen mails waar ze een afspraak van willen maken naar de agenda. Dat kan sneller door:

• op de mail te staan
• met ctrl-shift-Y de mail naar een andere map te kopiëren (ctrl-shift-V voor verplaatsen)
• de boomstructuur die je dan opent is sneller te doorlopen door de eerste letter van de beoogde map in te typen. Voor de agenda is dat A of C (= Calendar). Soms zijn er meer mappen met dezelfde eerste letter en moet je de letter nog een keer intikken
• door op enter te klikken opent er een agenda-menu dat op basis van de mail een afspraak maakt
• met tab vul je de velden in

Sta  je in het mailprogramma en wil je een afspraak maken, dan start je met ctrl-Y waarmee je de mappen van Outlook ziet en snel naar de agenda kunt navigeren.

In het datumveld is een aantal zaken mogelijk, waardoor je niet een volledige datum in hoeft te tikken:

• Typ “do” plus enter in het datumveld en de datum wordt de eerstvolgende donderdag
• Typ “30 10” en de datum wordt 30 oktober
• Typ “Sinterklaas” en de datum wordt 5 december (leuke hack die Marcel van den Berg demonstreerde)
• Typ “1 10” en enter, dan wordt de datum 1 oktober. Als je daarna “di” tikt, wordt de datum de eerstvolgende dinsdag na 1 oktober. Outlook onthoudt dus de sprong in de tijd en neemt de dag van de week als eerstvolgende dag

Voor veel meer snel werken in Outlook zie Elke dag je hoofd en je inbox leeg van Taco Oosterkamp.

In één regel een afspraak maken

In apps als Calendars 5 van Readdle typ je in het onderwerp van een nieuwe afspraak alle informatie die de app daarna in de juiste velden zet. Wat er overigens visueel erg aantrekkelijk uitziet. Zo wordt bijvoorbeeld “Themabijeenkomst project Y September 30 14:00”  een afspraak  op 30 september om 14:00 uur met als onderwerp de tekst voor de datum. Ook een tekst als “Afspraak X at office Thursday” werkt. Met een Nederlandse versie is dat nog weer iets makkelijker. Door in de eerste regel al meteen datum en tijd te kunnen invoeren, hoef je dus niet alle velden af en ben je sneller klaar met een afspraak maken. Zeker als je die tekst uit een mail of document kunt knippen waar deze afspraak in genoemd staat.

In podcasts 139 van Merlin Mann en Dan Benjamin (Back to Work) bespreken zij ook Calendars 5 en wat zij er goed aan vinden. Aan het eind van de podcast komen ze ook nog terug op agenda’s en GTD-principes.

Drafts

Drafts is als editor vooral sterk omdat de toepassing je na het intypen van de tekst allerlei bewerkingen met die tekst laat doen. Stuur de tekst naar mail, Evernote, als markdown naar Evernote, voeg toe aan een bestaande notitie in Evernote, maak er een sms van. Kortom, Drafts wordt al en snel de plek waar je tekst typt om het daarna door te sluizen naar de bestemming. Een standaardtoepassing in Drafts is om van tekst een event te maken. Er is er ook de optie de tekst naar Calendars 5 te kopiëren, waarbij de velden weer uit de tekst gehaald worden. Er zijn voor meer agenda-apps Drafts verwerkingen.

Als … dan … met de agenda

Met de internetverbind-dienst IfThisThanThat (IFTTT) kun je acties automatisch laten lopen en die acties kunnen zorgen voor agenda-activiteiten. Eén ervan is de koppeling tussen Gmail en agenda: elke keer als je een mail met een ster markeert in Gmail maak je als reminder een agenda-activiteit. Je kunt in IFTTT agenda-items maken met woorden als “today” of “tomorrow”, waardoor je kunt zorgen dat je elke keer als je een mail een ster geeft ergens in je agenda die dag of de dag erna de mail als activiteit tegenkomt. Hier vind je Jeff’s recept om dat te maken (hij kiest voor een agenda item daags na de mail om 10 am).

Zo kun je ook een mail van een nieuw contact in je agenda zetten, afgeronde taken, waarschuwingen voor regen of via een sms’je afspraken maken met jezelf. En met wat gepuzzel moet er een recept te maken zijn voor mail die woorden bevat alls “afspraak” of “vergadering”

Wat zijn jouw agenda-hacks?

(Foto: Shutterstock)