Staand vergaderen: doen jullie dat al?
Al enkele jaren ben ik regelmatig aanwezig in een zogenaamde standup meeting (Wikipedia link). Dat is een bijeenkomst waarin de deelnemers aan een project kort (5 minuten, max. 15) bij elkaar komen om de voortgang te bespreken.
Het is een geweldige manier om snel de actuele status met elkaar te bespreken en direct tot besluiten te komen. Je voorkomt het oeverloze en tijdverslindende gebabbel waar vergaderingen in het bedrijfsleven zo vaak in uitblinken. Wat-verder-ter-tafel-komt (de beruchte WVTTK) is als vrijbrief om al je grieven en ideeën te spuien op het verkeerde moment op zich al verantwoordelijk voor een miljardenverspilling in Nederland. Oftewel: een ideale manier om Het Nieuwe Werken in de praktijk vorm te geven!
Hoe?
Alle projectdeelnemers komen op precies het aanvangstijdstip bij elkaar. Precies op tijd, anders is de rest op jou aan het wachten. Belangrijk is dat alle disciplines vertegenwoordigd zijn. Iedereen vertelt beurtelings wat ze gisteren gedaan hebben, wat ze vandaag gaan doen en wat daar nu bij in de weg zit. Zo kunnen er direct knopen doorgehakt worden en kan de projectleider eventuele belemmeringen oplossen. Belangrijk is om niet op de inhoud in te gaan – dat doe je indien nodig na afloop in kleiner verband.
Voor wie?
Staand vergaderen is vooral geschikt wanneer je met z’n allen in 1 pand werkt. Vanwege de logistiek werkt staand vergaderen niet wanneer je op verschillende locaties werkt. Skype, chat en Yammer (binnen bedrijfsgrenzen Twitteren) komen dan eerder in aanmerking om de vinger aan de pols te houden.
Het principe van staand vergaderen komt voort uit een vernieuwingsbeweging op het terrein van software ontwikkeling (check Scrum op Wikipedia wanneer je daar meer over wilt weten). De boven beschreven methode werkt het best wanneer je met een projectteam werkt aan een gezamenlijk helder omschreven doel. Staand vergaderen kan echter in vele andere situaties ingezet worden. Het zal niet altijd werken, maar omdat het je dwingt sneller concreet te worden, kun je er vaker mee aan de slag dan je wellicht denkt. Wees creatief en experimenteer eens met het idee! Slechter zul je er in ieder geval niet van worden…
Afsluiter
Begrijp me niet verkeerd: gebabbel op de werkvloer is niks mis mee. Het is zelfs een nuttige en leuke manier om bij te blijven met wat er speelt op de werkvloer. Alleen niet in een vergadering. Loop eens langs de koffieautomaat of stap eens gezellig bij een collega binnen.
Vergader je altijd staand? Vind je het hele idee complete onzin? We zijn benieuwd naar jouw mening – voeg hem hieronder toe!
Dit artikel is in licht gewijzigde vorm eerder verschenen op arjanzuidhof.nl
bert verhoeff
Beste Arjan,
Ik maak een fotoboek over Nederland. Een van de onderwerpen is de overlegcultuur, het vele vergaderen waar ik een fotoserie over wil maken.
Zou je mij kunnen introduceren bij een staande vergadering? Maakt me niet zo veel uit waar en wanneer het is. Uiteraard moeten de deelnemers het goed vinden. De foto komt zoals gezegd in het fotoboek.
Bij voorbaat dank, groet,
Bert Verhoeff
Edwin van den Hooven
Het agendapunt WVTTK is van grote waarde mits je in het bourgondische zuiden van het land woont: dan kan er een goede lunch mee bedoeld worden! Anders is het inderdaad waardeloos.
Petra
Heb dit jaren gedaan bij management handovers bij Hoteldiensten (dus inderdaad al een oudere techniek) en het werkt echt, snel en to the point en gewoon vast agenda volgen dan is er geen ondudelijkheid. En inderdaad het zou NL miljoenen opleveren in productiviteit, want wat verpraten we veel tijd in Nederland.
dyn
Kan aan mij liggen maar volgens mij is dit gewoon oud spul met een nieuw labeltje. Het staan, zitten, in handstand verkeren of wat dan ook lijkt mij helemaal niets met het eigenlijke proces te maken te hebben. Waar het uiteindelijk om gaat is een kort en bondig overleg tussen wat mensen (bij scrum is dat dezelfde projectgroep) zodat men van elkaar weet wat ze aan het doen zijn en eventuele problemen aangepakt kunnen worden. Het proces zelf is heel nuttig maar het nut van staan ontgaat mij nog steeds. Ik heb eerder het idee dat het weer met de mode van vandaag de dag te maken heeft: oude dingen voorzien van een of ander nieuw label. Het nut daarvan ontgaat me maar dat zal dan wel aan mij liggen, ik ben te nuchter ben ik bang. Bij ons in het bedrijf ben ik niet de enige. Een verkoper is bij ons ook nog gewoon voorzien van de ouderwetse term “verkoper” en niet van het veel nieuwere “accountmanager”. Mijns inziens is dat ook een stuk duidelijker.
Arjan Zuidhof
@Raoul: hoeveel mensen zouden dat nou echt zijn die niet lang kunnen staan..en die mogen gerust gaan zitten natuurlijk. Nogmaals: er zijn geen vaste regels
@Michel dank je voor de aanvulling vanuit de “trenches”
@Dyn patroondoorbreking, daar gaat het om. Vergaderen zonder agenda, niet letterlijk: meestal verloopt de standup zoals ik onder “Hoe” beschrijf, aangevuld door Michel in de comments. Zo werkt het in de software ontwikkeling, en volgens mij dus op veel meer vlakken
@Eelkonio jij werkt in het circus zeker 😉
Eelkonio
Wij hebben sinds enige tijd de handstand-vergadering ingevoerd. Het klinkt erg vreemd op het eerste gezicht (no pun intended) maar het zorgt ervoor dat iedereen uitermate scherp is en zeer alert is op zijn of haar houding. Het fysieke contact zorgt ook extra bonding, waar we anders dure uitjes richting restaurants of team-building locaties voor moeten inrichten.
Daarnaast blijkt dat onze dress-code nu ook een stuk strikter wordt gevolgd. Dames in rokjes waren feitelijk niet toegestaan maar zij kiezen er nu zelf voor om gepast gekleed op het werk te komen.
En het doet ook wonderen voor onze RSI klachten. Een kwartiertje handstand blijkt de bloedsomloop goed te stimuleren en geeft de armen de nodige beweging waarmee we (ook volgens onze bedijfsarts!) veel kwalen voorkomen.
Het enige probleem is dat het drinken van koffie of thee in het begin bemoeilijkt werd. Maar ook dat werd door een uitermate ingenieuze out-of-the-box denker opgelost door plastic bekertjes met deksel en een rietje.
Nieuwe klanten die op bezoek komen kijken soms nog wel eens vreemd op, maar ik kan niet anders dan iedereen eens aan te raden om de handstand-meeting (tijdelijk) in te voeren.
Ik wil me wel even distantieren van de concollega’s in Amsterdam die de Naakte-Waarheid-Meeting hebben ingevoerd: vergaderen zonder kleding is voor een hoop medewerkers niet prettig en zorgt voor minder productieve meetings dan de reguliere meeting. Toch blijven ze proberen – mogelijk hebben de persoonlijke thuisomstandigheden van de directeur daar wat mee van doen, maar niemand heeft mij dat hardop horen zeggen.
Hartelijke groet,
Eelkonio
dyn
@Arjan: zonder agenda vergaderen is nogal lastig. Je moet op z’n minst wel een klein idee hebben wat je wilt bespreken. Zoals op de links die je zelf aangeeft vermeld wordt is dat ook bij iets als scrum/staand vergaderen het geval. Zoals ik die links lees komt het gewoon neer op een werkbespreking en of je die nou staand, zittend of liggend doet maakt niet uit. Het gehele proces blijft hetzelfde. Zowel bij een werkbespreking als een vergadering gaat het om efficiëntie, het goed leiden van de bespreking/vergadering. Op moment dat dingen verzanden in prietpraat en besluiteloosheid is degene die de leiding zou moeten voeren niet goed bezig. Zijn taak is het leiden van het geheel en zorgen dat er wel dingen besloten worden en iedereen ook z’n zegje krijgt. Ik zie daarom ook niet in wat het nut is van staan t.o.v. zitten. Je kunt namelijk op een gegeven moment ook het punt krijgen dat het langer gaat duren omdat er heel wat te bespreken valt. Dan krijg je al snel iemand die voorstelt om even te gaan zitten want dat is wat comfortabeler. Wat heb je dan bereikt?
Michel
Zoooo lekker gekopieerd uit de standaard literatuur: als je met je armen over elkaar heen staat dan is dat een teken van weerstand. Ik werk zelf als een IT’er in een IT team en wij doen ook elke ochtend een standup meeting, en daar staat ook iedereen (terwijl er geen weerstand is) met de armen over elkaar. Er is namelijk nog een andere reden; de armen naast het lichaam staat voor veel mensen ongemakkelijk, de handen in de zakken staat niet zo charmant en meer keus heb je nu eenmaal niet.
Maar goed: elke dag een korte update wat je gisteren deed en wat je vandaag gaat doen geeft bij IT projecten iig een regelmatige goed beeld van wat er op dit moment gebeurt en wat de problemen zijn, en je ziet het ook goed als mensen eigenlijk niets hebben gedaan en toch moeten vertellen wat ze gisteren hebben gedaan, of als ze vastlopen op een punt.
Bas
Zoals ze daar staan, doen mij erg denken aan de openingsscène uit Manufactured Landscapes, zie http://www.coalface.be/media/activities/edward.jpg.
Raoul Teeuwen
Ben wel benieuwd hoe het zit met het sta-vermogen van de gemiddelde vergaderaar. Jammer voor mensen die niet makkelijk lang staan? Die zijn dan vooral gefocused op zo snel mogelijk afronden, en wat doet dat dan met de kwaliteit van de vergadering?
Arjan Zuidhof
@dyn: zoals alle nieuwe dingen is ook staand vergaderen in het begin wennen. Ik kan je verzekeren dat het tegenover elkaar staan met een zoals jij noemt gesloten houding eerst raar lijkt, later weet je niet beter.
HET grote voordeel is denk ik dat je zonder agenda werkend direct ter zake komt. Het gaat mij er ook niet om dat iedereen altijd staand zou moeten vergaderen. Maar vooral er eens bij stil te staan (niet grappig bedoeld) dat het ook anders kan. Het is toch ook raar dat we met z’n allen al die niet-productieve uren verstoken in vergaderingen waar niets besloten wordt?
dyn
Ik zie een aantal punten die niets te maken hebben met staand vergaderen maar domweg met efficiënter vergaderen of eigenlijk met iets wat we kennen als werkoverleg (even snel wat dingen doornemen en het dan gaan doen). Uit het artikel en ook de wikipedia link kan ik nou niet de informatie halen wat staand nou efficiënter maakt dan zittend vergaderen. Zoals iemand anders hier al meldt kan staand zelfs averechts werken omdat mensen met een gesloten houding tegenover elkaar staan. Onderbewust wordt dit toch als een bepaalde grens gezien. Een kwartier lang staan is nou ook niet erg prettig meer, dat merk je wel in je benen e.d. plus dat een hete kop koffie/choco/thee nou ook niet erg makkelijk weg te zetten is (als je er al een plek voor weet te vinden dan is deze vaak lager waardoor je vaak moet bukken). Ik vraag me dus af wat nou de daadwerkelijke voor- en nadelen zijn van staand vergaderen t.o.v. zittend vergaderen. Waarom maakt staan het nou beter dan zitten?
Anne
Toont weerstand?? Volgens mij is er een veel simpelere verklaring:
waar laat je anders je armen als je geen tafel hebt om ze
erop te leggen, te steunen, op een elleboog te leunen, met je koffiekopje te spelen, door papieren te ritselen…
(Iedereen wil leuk, aardig, aantrekkelijk gevonden worden. Met iets in handen of aan een tafel gaat het makkelijker om je een houding te geven; staand heb je weinig mogelijkheden -handen in zakken, armen over elkaar of langs je lichaam.
Overigens denk ik wel dat voor vergaderingen van maximaal een kwartier het prima zal werken).
🙂
Arjan Zuidhof
@Caroline, Arjan: punt is helder, de foto heeft geen uitstraling…zie het als metafoor voor de initiële aarzeling die velen zullen voelen voor het staand vergaderen 😉
Mooie aanvulling van Jason Fried. Het team van 37Signals heeft het goed gezien!
arjan broere
Het advies om staand te overleggen -en inderdaad liever niet zo statisch als op de foto- is een prima manier om niet in automatismen en rituelen te verzanden. Even nadenken wat we willen doen en hoe dat het vlotst en plezierigst kan verlopen is altijd nuttig.
Persoonlijk vind ik de discussiestarter uit bijvoorbeeld Rework van Jason Fried ook goede manieren om weer eens uit de groove te komen (http://bit.ly/vergader-gif)
Caroline Hulsman
Als je overlegt zoals op deze foto zal dat niet prettig verlopen. Kijk maar eens hoeveel er met hun armen over elkaar staan (afwachtende houding en toont weerstand). De manier van communiceren en de plek bepaalt of men makkelijk met elkaar overlegt. Als je pragmatisch en effectief overlegt, kan dit ook prima zittend 🙂
Comments are closed.