Stroomschema’s voor je actielijsten (in OmniFocus)

Wanneer je volgens principes als GTD werkt, ben je hopelijk bekend met termen als “eerstvolgende actie” of “next action”. Dit is de eerstvolgende, kleinste, fysieke stap die je kunt zetten om je project verder te helpen.

Afhankelijk van het project heb je zo ongeveer drie verschillende opties voor het “type” eerstvolgende actie:

• Je weet al exact wat de volgende actie wordt, bijvoorbeeld bij routine-projecten (het publiceren van een wekelijkse blogpost, backups maken van al je devices)
• Je weet de volgende actie pas wanneer je deze actie gedaan hebt (dit is in 90% van de gevallen)
• Een hybride vorm, waarbij je de eerstvolgende actie bijna weet… Afhankelijk van het resultaat van de huidige actie

Een voorbeeld: mijn verantwoordelijkheid of niet?

Een voorbeeld voor het laatste overkwam mij vandaag toevallig. In het toilet van ons huurhuis bleek een (klein) probleem te zijn met de stortbak, waarvoor ik de woningstichting even moest bellen.

Ik had het telefoonnummer al opgezocht en bij de actie gezet, toen ik me bedacht dat dit waarschijnlijk alleen gerepareerd zou worden als ik een servicecontract zou hebben — bij de verhuizing heb ik er voor gekozen dat niet te doen.

De eerstvolgende actie was duidelijk, ik moest eerst opzoeken of deze werkzaamheden onder het servicecontract zouden vallen. Zo nee, bleef de eerstvolgende actie hetzelfde: de woningbouw bellen. Zo ja, moet ik even op de website van een bouwmarkt kijken hoe dat onderdeeltje heet, het onderdeeltje kopen en vervangen.

Daarom heb ik in OmniFocus toen de volgende actie-structuur gemaakt:

• PROJECT: Water in de stortbak van toilet naast badkamer vult goed
  • Actie: In de servicefolder van de woningbouw controleren of dit onder mijn eigen verantwoordelijkheid valt
    • Subproject: Verantwoordelijkheid van de woningbouw
      • Actie: Woningbouw bellen [met een notitie met daar in het telefoonnummer om direct te bellen]
    • Subproject: Mijn verantwoordelijkheid
      • Actie: Opzoeken wat de naam is van het kapotte onderdeel in de stortbak (filter?)
      • Actie: Onderdeeltje voor de stortbak kopen bij bouwmarkt
      • Actie: Filter in de stortbak vervangen met nieuw filter

Wat er dus zo uit ziet in OmniFocus:

Na het controleren van de folder kon ik natuurlijk sowieso de eerste actie (In de servicefolder van de woningbouw controleren of dit onder mijn eigen verantwoordelijkheid valt) afvinken. Daarna is het een kwestie van simpelweg het subproject Verantwoordelijkheid van de woningbouw weggooien (je zou het ook af kunnen vinken, zodat je er makkelijker bij kan als blijkt dat je je vergist) en word de volgende actie automatisch Opzoeken wat de naam is van het kapotte onderdeel in de stortbak (filter?).

Natuurlijk is dit niet uniek voor OmniFocus. Zolang je takensysteem het concept van subprojecten ondersteunt, of een andere vorm van nesting, kun je dit systeem toepassen wanneer je al weet wat de volgende actie wordt afhankelijk van de uitkomst van de huidige actie.