Ik krijg een email binnen die over uiteenlopende onderwerpen gaat, waarin verschillende vragen worden gesteld en waar nog een aantal bijlagen aan zijn toegevoegd. Zo’n email is voor mij absoluut niet handig om te verwerken. Ik moet verschillende acties uitzetten, aan de slag met uiteenlopende onderwerpen en ze hebben misschien ook nog eens allemaal een andere deadline.
Om de werkzaamheden te kunnen organiseren, door ze in mijn Outlook takenlijst te zetten of om grotere klussen in te plannen in mijn agenda, moet ik het nodige plakken en knippen. Buiten dat ik daar dan vaak niet zoveel zin in heb is er een kans dat ik een actie vergeet weg te zetten.
En dus bestaat de kans dat de schrijver van de email niet volledig en niet op tijd een reactie krijgt op alle punten.
Daarom mijn oproep om het liefst zoveel mogelijk emails te sturen voorzien van een goede onderwerpregel. Liever drie mailberichten die alle drie een apart onderwerp behandelen dan één email waarin je drie totaal verschillende onderwerpen aankaart.
Voor ieder onderwerp een aparte email sturen houdt de reden van je mail overzichtelijk en het is voor de ontvanger makkelijker om je bericht te verwerken. Zo hoeft de ‘makkelijke’ vraag dan ook niet te wachten op het oplossen van de ‘moeilijke’ vraag.
Ben jij het eens met mijn stelling dat je efficiënter zou kunnen werken als je meer emails zou krijgen?
(Fotocredits: Feng Yu via Shutterstock)
About Author
Sandra Jörgens
Grappig dat iedereen zo anders reageert… Ik ben het er totaal niet mee eens! Ik hoef geen 10 mailtjes van 1 persoon te ontvangen omdat er verschillende taken/vragen instaan. Stuur mij maar gewoon 1 mail met daarin duidelijk de vragen (dmv kopjes/nummering oid). Ik werk met veel verschillende partijen samen en ik moet er niet aan denken dat iedereen elke vraag apart in een mail gaat zetten! Doordat ik voornamelijk vanuit huis werk kan ik niet even binnenlopen bij de ander en over elke vraag bellen is ook geen optie…
Arjan Zuidhof
toch zul je bij een intensieve samenwerking een manier moeten hebben gemakkelijk te communiceren. Op een vraag is vaak verheldering nodig en wanneer je dat doet vanuit een mail met 10 punten wordt het een onoverzichtelijke brei aan heen- en weer communicatie. Het is onnodig en ondoenlijk om 10 communicatiestromen in 1 e-mail te houden. Wel zit er een grens aan het aantal vragen dat je iemand per mail per dag zou moeten stellen: is dat meer dan 1-2 dan is een andere manier van communicatie altijd beter: telefoon, Skype, Yammer, Whatsapp zijn uitstekende alternatieven voor wanneer je niet op dezelfde locatie werkt
Maurice Jacobs
Niet mee eens. Als je een mail verstuurd naar een persoon is het fijn als die persoon er handig mee om kan gaan. Sommige mensen willen losse mails, anders juist een combinatie. Bovendien is het ook nog eens afhankelijk van het onderwerp. Sommige onderwerpen hebben gewoon een relatie met elkaar en als je die los van elkaar gaat trekken in verschillende mails ben je de relatie kwijt.
Dus de stelling in zijn algemeenheid vind ik te kort door de bocht.
Jan van Veldhuizen
Helemaal mee eens. Je mailbox is geen todo-lijst, maar veel berichten resulteren wel degelijk in een nieuwe taak.
Hoewel…. soms gebruik ik mijn mail wel als todo-mechanisme: als ik onderweg ben, en er schiet me iets te binnen dan stuur ik mezelf een kort mailtje via m’n telefoon. Tijdens het processen van m’n inbox komt het dan vanzelf weer langs.
Noks Nauta
Helemaal eens! Grappig is wel dit: ik werkte vanaf 1975 bij de overheid (ruim voor het e-mailtijdperk) en daar was het adagium: gelieve één onderwerp per (geschreven) brief te behandelen. Niets nieuws onder zon dus.
Met e-mail hebben mensen verschillende stijlen. Maar het behandelen van meerdere onderwerpen in één mail vind ik ook verwarrend.
Tegelijk vind ik dat mensen ook rekening moeten houden met de stijl van de ontvanger, net zoals je dat in een persoonlijk gesprek zou doen. ‘Aansluiten’ en ‘afstemmen’ zijn ook in de e-mailwereld van belang.
Michel Jongbloed
Bertine, vreemd dat je artikel niet door iedereen begrepen wordt. Ik ben het in ieder geval eens met je stelling. Eén e-mail per actionable item maakt het verwerken van je mails een stuk overzichtelijker en dus eenvoudiger en sneller/slimmer.
Paul van der Hart
Sterk argument! Iemand is het niet met de strekking van het stukje eens? Gewoon niet begrepen.
Bertine Zoon
Een lekkere levendige discussie…!
Gelukkig heb ik een emailfilter waardoor alle reacties in een aparte map in mijn mailprogramma binnenkomen. Wellicht ook een tip voor jou zodat je belangrijke en minder belangrijke emails snel van elkaar kunt scheiden: http://www.zoontraining.nl/slimmer-je-e-mail-ontvangen/
Arjan Broere
Eens!
Naast alle zinnige dingen in de comments hierboven over mail en taken en etiquette is het voor mij handig als een mail een vraag/taak is die ook duidelijk in t onderwerp staat. Samenwerking online is vaak handiger dan mail maar omdat ik mail forward naar Todoist is een heldere mail wenselijk.
Ronald
Helemaal eens met de uitspraak dat email flinke nadelen heeft.
Als je je niet aan wat omgangsvormen houdt is het zelfs afschrikwekkend.
En in sommige gevallen is er natuurlijk geen enkel alternatief voor persoonlijk kontakt.
Maar tot nog toe heeft nog niemand mij een goed alternatief voor email voorgesteld.
Email:
– is geschikt voor communicatie zowel binnen als buiten eigen bedrijf zonder extra toeters en bellen
– kan overweg met “alle” bestandsformaten in bijlagen
– vraagt niet om installatie van extra software (wordt bij vrijwel geen enkel bedrijf toegestaan)
– vereist niet dat anderen (binnen of buiten eigen bedrijf) ook software installeert en/of leert kennen
– vraagt geen opslag “in de cloud” (is nog (lang) niet op het punt van acceptatie door veel bedrijven ivm veiligheid)
– heeft geen last van tijdzones of vakanties of lokale feestdagen (veel mensen werken bij een internationaal georienteerd bedrijf)
– kan min of meer vertaald worden m.b.v. online vertaal services
– geeft de gelegenheid een vraag of opmerking goed te formuleren
– dringt niet op (als je dat niet wilt). Een telefoongesprek of praatje aan het buro wel.
– kan “misbruikt” worden als actiepunt, archief, naslag, reminder, enz.
Als iemand een goed alternatief weet dat tenminste de bovenstaande zaken oplost, dan houd ik me aanbevolen.
Ro.
Ro.
Rob van den Brand
Ik ben het met je eens. 1 email, 1 vraag. Langere epistels kun je ook in een bijgevoegd document stoppen.
Zie ook mijn artikel over slimme onderwerpregels.
http://werkslimmer.com/2014/03/16/hoe-je-tijd-bespaart-met-slimme-email-onderwerp-regels/
Remko
helemaal mee eens! Het getuigt ook van luiheid van de mailverstuurder om alles maar in een lap tekst te dumpen. En de kans is zo inderdaad groot dat er wat over het hoofd wordt gezien.
Bovendien kun je per e-mail een reply sturen om je klant of baas bijvoorbeeld te laten weten wat gedaan is (en wat nog niet). Dat is voor iedereen overzichtelijker.
Paul van der Hart
Je kunt met evenveel argumenten aanvoeren dat het van luiheid van de ontvanger getuigt om maar te verwachten dat de afzender z’n takenlijstje maar even voor hemhaar ordent.
Erik-Jan
Helemaal mee eens. Net als ook boven beschreven stuur ik ook alle actionables door naar Evernote, Gelieve ook de antwoorden in de mail te laten staan, dan hoef ik als alles is afgehandeld ook alleen de laatste mail te archiveren. De rest kan dan weg.
Ik begrijp de tegenstand tegen mail niet. Als ze maar per onderwerp verstuurd worden, een duidelijke onderwerpregel hebben, alle eerdere reacties bevatten. En vooral zakelijk zijn opgesteld. Kritiek geven per mail is geen goed idee, daarvoor ontstaan misverstanden te makkelijk. Persoonlijk is dan beter.
Natuurlijk is werken met mensen het belangrijkst, maar ik bevestig ook graag even wat we hebben afgesproken. En niet alleen voor de ander, maar ook omdat ik weet dat de kans anders groot is dat ik zelf vergeet wat er is afgesproken. Uit het feit dat je er moeite voor doet om er voor te zorgen dat afspraken duidelijk zijn en dat je jouw aandeel niet kan vergeten getuigt ook van respect.
Sterker nog… Denken dat je alles in je hoofd kan bewaren getuigt van een bepaalde mate van arrogantie.
Zoals een docent van mij vroeger al vroeg: “Waarom maak je geen aantekeningen? Is het niet interessant genoeg?”.
Astrid
Heeft in mijn optiek te maken met de cultuur van de organisatie en de manier waarop je zelf je werk wil doen. Een mailtje leidt meestal tot een reply, nog een reply, nog een reply….. En dat zorgt vaker voor ruis dan voor duidelijkheid.
Daarnaast werk ik liever met mensen samen dan met m’n monitor en toetsenbord. Ik loop dus even langs of bel even om zaken af te stemmen. Zelf vind ik dat de meest efficiente en leuke manier van werken. Voor mij persoonlijk komt hierin ook meer het respect voor mijn collega’s en klanten terug.
Lilian Ahlers
Ik ben het helemaal met je eens! Ik stuur mijn mails waar ik iets mee moet doen standaard door naar Evernote en dan is het handiger als alle onderwerpen een aparte ‘notitie’ worden. Ik verstuur zelf ook mijn mails altijd per onderwerp zodat ik gemakkelijk kan zien wat ik over welk onderwerp heb gecommuniceerd.
Ik vind het in tegenstelling tot hierboven genoemd juist beter om zoveel mogelijk per mail te regelen, omdat je dan altijd precies kunt zien wat je hebt afgesproken. Sterker nog, de meeste telefonische afspraken bevestig ik vervolgens per email.
Kees Koenen
Als dat voor jou werkt… Maar voor mij niet. Ik streef naar nul email. Lees maar over onze ambitie (Zero email, Atos). Ik wil mijn inbox niet zien als todo list, waar zomaar iedereen naar believen dingen op kan zetten. Liever bel ik, als ik iets gedaan wil hebben. Dan kunnen we meteen overleggen bij onduidelijkheid. Scheelt weer een paar mailtjes.
Binnen ons bedrijf hebben we een ‘enterprise social network’ daar delen mensen kennis en vragen. Veel beter dan vroeger.. Want toen was de mailbox privé en gesloten. Alle kennis was weg, als de betreffende medewerker uit dienst ging.
Toch ; ik ben het met je eens. Vage, te grote emails zijn verschrikkelijk. Beter korte, gestructureerde. Maar nog beter : geen email, maar handiger en slimmer samenwerken.
Als je verder wilt praten hierover, kijk dan eens op LinkedIn. Daar staat mijn telefoonnummer 😉
Şenol Tapırdamaz
Absoluut niet mee eens.
Je mailbox is niet je todo lijst
Een duidelijker onderwerp ben zeker voorstander van.
Erik-Jan
Je hebt het verhaal niet helemaal begrepen. Ze gebruikt zijn inbox niet als todo-lijst, ze verwerkt haar mail naar de takenlijst van Outlook. En dan heeft ze gelijk, want bij die verzamelmail staan er verschillende taken in 1 mail, terwijl als iedereen per onderwerp een nieuwe mail stuurt dan kan je die mail rechtstreeks omzetten naar een taak.
Comments are closed.