Te doen-lijstjes in Gmail

Gmail is de middenstip van het voetbalveld waarop ik werk en leef. En ik werk veel met te-doen-lijstjes. Daar zijn allerlei hippe (en minder hippe) webdiensten voor, zoals Remember The Milk en TaDa-list. Nadeel: je moet hiervoor een speciale webpagina bezoeken en er apart op inloggen. Daarom werk ik nu met een te-doen-lijstje in Gmail. Even knutselen en je hebt er ook een…

De voorbereiding:
1. Maak een nieuw contact aan met als e-mailadres ‘jegebruikersnaam+todo@gmail.com’ en als naam een eenvoudige, unieke reeks tekens, zoals ‘qqq’.
2. Maak een nieuw label aan dat begint met speciale tekens: dan komt het label bovenaan in de labellijst te staan. Ik gebruik deze: [] todo.
3. Maak een filter aan dat dit label automatisch toekent aan alle berichten die aan ‘jegebruikersnaam+todo@gmail.com’ gericht zijn. Laat ze ook archiveren, ofwel de inbox overslaan.
4. Als je dat nog niet hebt gedaan: zet de functie sneltoetsen (‘shortcut keys’) aan en zorg ervoor dat je een signature hebt.

Items invoeren:
1. Tik c: er wordt een leeg e-mailbericht aangemaakt, de cursor staat in het To-veld
2. Tik qqq: Gmail suggereert jegebruikersnaam+todo@gmail.com
3. Druk tweemaal op tab om het e-mailadres te bevestigen en naar onderwerpregel te gaan.
4. Schrijf nu je te-doen-lijst item.
5. Tik tab + tab + enter om te verzenden. Je filter doet de rest.

Sinds kort heb ik naast een te-doen-lijstje een bellijstje. Hierin staan personen met hun telefoonnummer en het onderwerp. Het gaat om niet-urgente onderwerpen. Het bellijstje pak ik erbij in even-niets-te-doen-momenten. Als ik het lijstje oproep op mijn iPhone, kan ik bovendien de nummers in de lijst aanklikken om direct te bellen.

Afgewerkt item? Verwijder het bericht of het label.

Wat vind je van deze hack?
0Te gek0Leuk0Serieus?0Meh...0Stom

About Author

[plista widgetname=plista_widget_belowArticle]

27 Comments

  • bendriks
    Posted 03/12/2008 3:19 pm 0Likes

    Handige tip thanks

  • jeroen schellekens
    Posted 20/10/2008 9:18 pm 0Likes

    hoi, handige tutorial, ik heb em ingesteld en gebruik het nu.

    tip: je kan in in gmail nu ook je ‘goto label’ aan een toetscombinatie koppelen. zo heb ik voor mijn todo’s een label “> todo”. als ik G en dan L toets gevolgd door de letters “to” en enter, zit ik in mijn todo lijstje. zo kan je heel snel werken!

  • Jeroen Clemens
    Posted 12/10/2008 1:55 pm 0Likes

    met RTM begonnen, maar moet met mijn iPhone ( 1e generatie) steeds inloggen. Kan ik dat veranderen?

  • Martijn Stegink
    Posted 21/09/2008 2:31 pm 0Likes

    Remember The Milk is minder omslachtig: “There’s a Firefox extension for it that allows you to manage your tasks in Gmail and you can even use it offline on your computer with Google Gears.” http://www.bos89.nl/1425

  • Bas
    Posted 20/09/2008 1:00 pm 0Likes

    Dit is ook wel handig: betaal bevestigingen van online betalingen (het bonnetje zeg maar) onder een apart label in gmail opslaan.

    Recept:

    1/ Maak een label ”betalingen” (of zoiets, ik hou het graag kort) aan.
    2/ Maak filter aan: ”aan: je adres+betaling@gmail.com >> direct archiveren en voeg toe aan label ”betalingen”
    3/ Wanneer je je email adres kan invullen (bijvoorbeeld in Ideal) voor het ontvangen van een betaal bevestiging van een online betaling / aankoop, vul je ”je adres+betaling@gmail.com” in.

    Je hebt nu al je online aankopen en betaal bevestigingen overzichtelijk op een rijtje en bij de hand.

  • cysoon
    Posted 11/09/2008 9:10 pm 0Likes

    Toch vind ik de hack erg handig. Ook zelf lang gespeeld met RTM. En de FF add-on is idd handig, maar het moet wel geïnstalleerd worden.
    Deze hack werd gewoon in gmail!
    Ik heb het een paar keer geprobeerd en het bevalt me prima.
    O.a. vind ik handig dat je tekst kunt toevoegen en eventueel documenten.
    Zelfs nadat je de taak hebt aangemaakt, dmv een reply.
    Nee ik ga met deze hack verder, bedankt Erno.

  • GAJ
    Posted 10/09/2008 5:15 pm 0Likes

    Enige maanden geleden begonnen met Remember The Milk (RTM), en hoewel het wellicht een uurtje tijd kost dit grondig op te zetten, werkt het enorm goed en spaart het me dagelijks veel tijd.
    Dit komt vooral doordat de FF plugin voor Gmail (en eventueel ook voor de Google Calendar) probleemloos werkt; door FF (thuis, of op een privé PC) de wachtwoorden te laten bewaren, log je automatisch in op Gmail & RTM, dus dat kost geen seconde extra tijd. Eenmaal geinstalleerd is het snel toevoegen van een ToDo-tje een fluitje van een cent, wat je direct binnen Gmail in FF kunt doen.
    Als je één keer de tijd neemt om bovendien snellijsten aan te maken op de RTM-site (zie http://www.rememberthemilk.com en lees de tutorial) en bij het aanmaken van een taak er direct één of meer ’tags’ aan hangt, dan kun je die ook binnen Gmail direct gebruiken: zo kan ik met een druk op de knop in een keer switchen tussen mijn TD lijstjes met taken voor werk, thuis, boodschappen, telefoontjes, etc, of alles tegelijk in beeld krijgen, en dat allemaal binnen Gmail!
    De relatief kleine tijdsinvestering RTM te leren kennen is de moeite meer dan waard, en levert snel enorme tijdwinst op!

  • Marcel
    Posted 08/09/2008 8:39 pm 0Likes

    Voor het geval je de link niet ziet: http://www.building.nl/3design/nl/Much2Do.html

  • Marcel
    Posted 08/09/2008 8:38 pm 0Likes

    @RM: ik heb even twee screenshots en wat info online geplaatst.

    Zoals gezegd – zie mijn eerdere bericht – ik heb de twee programma’s gemaakt voor mijzelf, dus je kunt ze nog niet downloaden en ook heb ik er geen handleiding voor gemaakt. Ik heb zelf nog wat wensen, maar suggesties voor verbeteringen zijn altijd welkom.

    Ik heb bewust voor deze methode gekozen, omdat zowel Outlook als online websites voor mij beperkend werkten. Met name omdat ik er veel meer teksten in plaats heb ik honderden ToDo’s en met deze programma’s houd ik goed overzicht.

    Marcel

  • Marcel
    Posted 08/09/2008 8:31 pm 0Likes

    @RM en andere geinteresseerden:

    Ik heb even een HTML pagina gemaakt met twee schermafbeeldingen van mijn zelf gemaakte stand-alone exe voor Windows en Windows Mobile. De schermafbeeldingen geven een idee hoe ik het heb aangepakt.

    Zoals gezegd: ik heb de programma’s gemaakt voor eigen gebruik, dus je kunt de software (nog) niet downloaden en ik heb er geen handleiding voor gemaakt. Ik heb zelf ook nog punten die ik wil verbeteren maar ik hou me aanbevolen voor suggesties.

    Online bijhouden van taken heeft zijn voordelen, dat begrijp ik. Ik heb bewust voor deze manier gekozen. Geen noodzaak voor meerdere stappen (inloggen) als je even snel iets wilt opschrijven, goed overzicht ook als je honderden ToDo’s hebt, etc..

    http://www.building.nl/3design/nl/Much2Do.html

  • Rotaluclac
    Posted 08/09/2008 3:29 pm 0Likes

    Ik gebruik al jaren een simpel ASCII-lijstje (zeg maar: Kladblok) met daarin mijn to-do’s. Per aktie een volgnummer (handig voor verwijzen), de datum waarop ik moet beginnen, en een blok tekst met de beschrijving van de aktie.

    Statusmeldingen voeg ik, voorzien van de datum, toe aan het tekstblok. Zo zie ik de historie van een langdurigere aktie.

    Voorbeeld van een aktie (opmaak is in werkelijkheid mooier dan hier):

    0123
    20080908
    Hevel mijn pensioen over naar het pensioenfonds van mijn huidige werkgever.
    20080120: Aanvraagformulier ingevuld en opgestuurd.
    20080603: Gebeld naar 010-1234567 om te vragen waar de overdrachtsofferte blijft. Mijn contactpersoon, Piet de Vries, is er pas overmorgen weer; hij is bereikbaar onder 010-1239876.
    20080605: Piet gebeld. Hij zal mij de offerte volgende week sturen.
    20080618: Offerte ontvangen.
    20080620: Offerte is goed. Ondertekend en teruggestuurd. Bevestiging kan 2,5 maanden duren, dus rond 20080908 kijken of er al iets is gebeurd.

  • Nikado
    Posted 08/09/2008 3:20 pm 0Likes

    Goede hack, maar wel veel werk. Op de google gepersonaliseerde startpagina kun je een “sticky note” item plaatsen. Werkt hetzelfde als een post-it blaadje en je iedere keer dat je google opstart komt ’t in beeld!

  • Tonijntje
    Posted 08/09/2008 3:01 pm 0Likes

    kan je ook een soort memo maken ,dat hij bijv aangeeeft van 13:00 afspraak bij psycholoog,dus een soort event per email
    of heeft gmail zn eigen event mogelijkheid??

  • Bas
    Posted 08/09/2008 2:40 pm 0Likes

    Handige hack!
    Kleine tweak: gebruik als naam ”ccc” ipv ”qqq” ofzo, nog sneller..

  • RM -rf /
    Posted 08/09/2008 1:43 pm 0Likes

    @Marcel:
    Graag!
    Als je een email adres hier achter (of een andere manier)
    laat ben ik wel geinteresseerd in je todo applicaties voor Windows + Windows Mobile.

  • GtD Fan
    Posted 08/09/2008 1:16 pm 0Likes

    @Erno: die Firefox plugin werkt WEL door op je iPhone (ik heb er zelf ook een): als je email synchroniseert met je iPhone dmv IMAP, zie je op je iPhone alle categorieen/labels keurig weer terug in de vorm van folders met daarin je berichten…

  • Marcel
    Posted 08/09/2008 10:09 am 0Likes

    Omdat de Outlook takenlijst niet werkt met meerdere niveaus, heb ik zelf een programma gemaakt, stand-alone exe voor Windows. Voordeel t.o.v. online diensten is natuurlijk dat je niet hoeft in te loggen. Ik heb het programma gewoon continu onder handbereik. Thuis en onderweg.

    Want ik heb er ook een mobiele variant voor gemaakt, voor Windows Mobile2003/5/6. De synchronisatie gaat automatisch, omdat de PC versie de data opslaat in de map waarmee de PocketPC automatisch synchroniseert. Dus ik kan thuis en onderweg (afwisselend) in beide ToDo exe’s dingen toevoegen.

    In de basis is het een programma waarmee je (in mijn geval honderden) Todo’s vast kunt leggen in meerdere lijsten en tot 5 niveau’s diep, in een treeview. Dus open klappen en dicht klappen. De lijst bevat dus niet alleen de feitelijke Todo’s maar ik verdeel alles in onderwerpen en voeg dan daaronder de feitelijke Todo’s toe. Ik ben o.a. programmeur dus ik plaats er ook bugs en verbeterpunten in, groepsgewijs.

    Hoewel ik Todo’s zie als dingen die ik doe tussen afspraken door, heb ik toch de behoefte om ze te kunnen plannen. Want als thuiswerker-programmeur ik heb weinig afspraken en gebruik dit programma ook om mijn werk te plannen. Dus heb ik de PC versie afgelopen week uitgebreid met een onderdeel om de (groepen met) Todo’s te kunnen plannen op bepaalde dagen.

    Als er interesse is om het eens te proberen, laat het even weten dan zal ik de software later deze week online plaatsen.

  • Erno Mijland
    Posted 08/09/2008 8:24 am 0Likes

    @gerrit-jan: voor mij zijn to-do-items kleine, losse klusjes (tot max. een half uur werk) die niet aan een moment gebonden zijn. Denk aan: een ideetje voor een weblog-artikeltje, rekeningen maken). Substantiele klussen (het uitwerken van een artikel, een opzet bedenken voor een workshop) plan ik in in mijn Google Agenda.

    @cysoon in aanvulling op @Fabian: Als je een lege mail wilt versturen met Gmail, moet je steeds bevestigen of je dat inderdaad wel wilt. Dat is weer een extra handeling.

    @GtD fan: Ziet er veelbelovend uit. Alleen werkt zo’n plug-in dan weer niet op m’n iPhone : )

  • GtD fan
    Posted 07/09/2008 9:37 pm 0Likes

    Er is een mooiere oplossing voor Gmail (vind ik). GtDInbox, een plugin voor Firefox, zie http://www.gtdinbox.com/, volledig geintegreerd in Gmail. Je kiest dan voor “Compose personal” ipv “Compose mail” en labelen kan met diverse categorieën.

  • Fabian
    Posted 07/09/2008 4:53 pm 0Likes

    Goede hack 🙂 Deze gebruikte ik zelf ook al 😉

    @cysoon, als je een signature hebt is de mail die je op deze manier verstuurd niet leeg. (je zet namelijk de naam van het todo item neer als onderwerp)
    Verder is een signature natuurlijk tijdbesparend bij de rest van de mails

  • cysoon
    Posted 07/09/2008 3:31 pm 0Likes

    Trouwens je kunt met Gmail ook gelijk een Event aanmaken bij het aanmaken van een email. Dus als je een TODO hebt kun je er gelijk een datum aan plakken. Althans met de engelstalige versie van Gmail.

  • cysoon
    Posted 07/09/2008 3:27 pm 0Likes

    “en zorg ervoor dat je een signature hebt.”
    Waarom dan, wat is het nut?
    Verder vind ik de tip van Gerrit-Jan Doorneweerd m.b.t. Google Agenda ook niet verkeerd…

  • Cor Karèl
    Posted 07/09/2008 2:46 pm 0Likes

    Ik experimenteer momenteel met vitalist. Met name handig omdat het ook een mobiele oplossing biedt en zeer snel werkt. http://my.vitalist.com/
    of http://www.vitalist.mobi, for free, een aanrader.

  • Gerrit-Jan Doorneweerd
    Posted 07/09/2008 1:12 pm 0Likes

    Het kan ook anders met gebruik van Google agenda.

    Plan in Google agenda het werk in, hoe klein ook en geeft elke Google agenda-item een herinnering mee naar je email of als popup-berichtje. Dat kan bij “optie” – “herinnering toevoegen”. Zo verlies je een todo klus ook nooit uit het oog.
    Zelf verwijder ik uit mijn emailbox consequent alle emailtjes die ik al afgehandeld heb. Dus wat er staat moet nog gedaan worden. Is er geen tijd voor een klusje dat uit de Google-agenda-herinnering komt, plan dat werk dan weer opnieuw in, met een nieuwe herinnering.

  • Carola
    Posted 07/09/2008 1:03 pm 0Likes

    Je kunt RTM toch ook integreren in GMail? Of schiet dat niet op? Ben me er nog op aan het oriënteren.

  • J.
    Posted 07/09/2008 12:41 pm 0Likes

    Listig!
    Ik gebruik RTM, en dat is fantastisch, maar: teveel werk voor een simpel todo-tje. Voor je het weet ben je eindeloos je RTM views aan het tweaken, in plaats van todo-items afhandelen. Zogenaamd verantwoord procrastineren, zeg maar :).
    Ben daarom al een tijd op zoek naar iets simpelers, zonder dat ik wéér ergens moet inloggen. Ik ga dit onmiddellijk proberen.
    Thanks!

Geef een reactie

%d bloggers liken dit: