Tijd voor iets anders

Tegenwoordig doen we veel via internet en e-mail. Traditionele werkvormen zijn langzaam aan het vervagen. Overal wordt er een beroep op je gedaan, zowel online als offline. Dus hoe kun je ervoor zorgen dat je de tijd de baas blijft? Het boek The Four Hour Workweek (4HWW) van Timothy Ferriss kan je helpen nieuwe inzichten te geven. Er wordt onder andere ingegaan op het beperken van informatiestromen. Daarnaast wordt er gesproken over het uitbesteden van werk. Proberen zo min mogelijk zelf te doen en daardoor tijd creëren voor andere zaken. En dat is in deze digitale revolutie geen overbodige luxe.

Information overload

Gedurende de dag merk ik inderdaad dat er veel dingen op me afkomen en vind ik het moeilijk een keuze te maken uit deze information overload. Mijn dagelijkse routine wordt gekenmerkt door e-mail, internet en social media. En natuurlijk, het is een keuze om niets te willen missen maar soms is het moeilijk om er weer mee te stoppen.

Timothy Ferriss spreekt over een ‘informatiearm dieet’. Dat kun je bereiken door bijvoorbeeld je e-mail maar op enkele momenten per dag te bekijken. Of door alle alerts van je social media uit te zetten om zo min mogelijk afgeleid te worden. Rigoreuzer kan ook door helemaal geen nieuws te kijken of kranten te lezen, zoals hijzelf doet.
Uiteraard zijn er nog veel meer tips, bijvoorbeeld hier op Lifehacking, die je kunnen helpen alles te organiseren. Maar hoe houd je naast deze overdaad aan informatie ook nog je werkzaamheden onder controle?

Laat het los

Naast dat er online een beroep op je wordt gedaan is er ook nog zoiets als ‘offline’ werkzaamheden; de dagelijkse gang van zaken. Denk aan administratie, marketing en de diverse projecten waaraan je werkt.
Maar wat als de tijd je gaat inhalen? Dan kun je geen keuze meer maken maar moet je prioriteiten gaan stellen. De Getting Things Done methode bijvoorbeeld, laat je bij alles wat er op je afkomt je er een actie aan koppelen. Kun je het nu doen binnen twee minuten? Komt het op je misschien/ooit lijst of kun je het delegeren. Dat vergt discipline, om continue acties eraan te koppelen, maar geeft je uiteindelijk wel rust.

Een andere manier die je ook kan helpen is de gedachte los te laten dat je alles zelf moet doen. Het kopje delegeren bij GTD kan daaronder vallen. Natuurlijk, als je iets zelf doet weet je dat het goed gebeurt maar iemand anders kan het ook voor je doen. In de 4HWW wordt er daarom gesproken over Virtual Assistants (VA’s). Online assistentie op afstand zeg maar. En dat kan je al een paar uur per week schelen aan klussen waar je geen tijd of zin in hebt.

Het vereist wel een iets andere mindset dan bij de traditionele werkvormen. Vertrouwen en virtueel kunnen communiceren zijn het allerbelangrijkst. Want waarom zou je offline iemand inschakelen als het merendeel van de taken online worden uitgevoerd?

Handigheden

Als je een VA wilt gaan inschakelen is het handig om elke dag een lijstje bij te houden met je werkzaamheden. De volgende vragen kunnen je meer inzicht bieden in de dingen van alledag en je uiteindelijk een overzicht geven van uit te besteden opdrachten.

• Wat zijn (dagelijks) terugkerende en tijdrovende activiteiten maar niet je core-business?

• Taken die je niet leuk vindt om te doen, maar wel moeten gebeuren.

• Kijk naar je actielijst, wat staat er het langst op en welk project zit vast?

Naast deze actielijst mag ook de techniek niet vergeten worden om zo efficiënt mogelijk te kunnen opstarten. Een handigheid daarvoor is het aanschaffen van een Google Apps account om virtueel te kunnen samenwerken. Je kunt je eigen systemen behouden zoals e-mail en  documenten op een simpele manier met elkaar delen.

Hopelijk houdt je zo dus meer tijd over om te kunnen besteden aan iets anders. Ik ben benieuwd wat het gaat worden?!

Deze blogpost is geschreven voor Marloes van Wingerden, een Virtual Professional Assistant. Wil jij eens een gastartikel schrijven? Laat het ons weten