Tips & Tricks van David Allen himself

Onlangs was ik bij het GTD seminar van David Allen op Nyenrode. Ik was daar op uitnodiging en ging er eigenlijk alleen heen omdat het me leuk leek om hem een keer in levenden lijve te zien. Want hoewel ik mij zeker geen GTD specialist wil noemen, de theorie was mij duidelijk. Ik werkte ook al enige tijd min of meer volgens zijn methode en had daar wel voordeel bij. Nadeel was dat mijn lijstjes van tijd tot tijd zodanig vervuild raakten, dat ik al een paar keer volledig opnieuw begonnen ben. Daarbij kreeg ik mijn taken wel onder controle, maar door al mijn lijstjes kreeg ik het gevoel dat ik steeds meer te doen kreeg. Mijn eigen verklaring hiervoor was: “GTD is gaaf, maar niet helemaal mijn ding.” Ik had eigenlijk niet verwacht dat het na dit seminar anders zou zijn, maar daar heb ik mij in vergist.

Het leuke van een dergelijk seminar is dat een spreker, die zijn onderwerp totaal beheerst en zeer regelmatig spreekbeurten geeft, op zoek moet gaan naar verdieping. Dat heb je nodig om het interessant voor jezelf te houden en daarmee blijf je ook interessant voor je publiek. En dan krijg je als publiek dus dingen te horen die in de boeken on- of onderbelicht zijn gebleven. Ik heb een paar nieuwe dingen geleerd die dag, die voor mij een wereld van verschil maken.

“The mind can let go of things, only if there is a trusted plan or system”
Ik heb dit vast gelezen in zijn boek, maar er toen niet de waarde aan gehecht die het verdient. Maar toen hij het zei, had hij mijn aandacht wel te pakken. De essentie is dat je jouw GTD systeem voor 100% moet vertrouwen, anders werkt het niet. Het zit hem vooral in het woord vertrouwen. Hoeveel lijstjes je ook hebt, als je er niet op kan vertrouwen dat jouw acties op het juiste moment naar boven komen, blijft het gevoel van onrust, drukte en onmacht bestaan. Dat heeft niets te maken met de hoeveelheid aan taken, maar met het feit dat jouw implementatie van GTD onbetrouwbaar is, of is geworden.

“Your next action should be simple and reachable”
Reden? Omdat er anders acties op je lijstje blijven staan die er nooit van af gaan. En lijstjes die langzaam vol lopen zijn onbetrouwbaar. Het is een van de belangrijkste oorzaken van het ontstaan van wantrouwen ten aanzien van je eigen systeem. Al je taken die je op een actielijstje plaatst, moeten dus simpel en uitvoerbaar zijn. Voorbeeld: in plaats van “Boek schrijven” begin je met “Omslagtekst schrijven” of “Garage opruimen” met “inventariseren spullen” en daarna “lijst maken van wat weg kan” en daarna “dozen kopen”, etc. Op mijn lijstjes stonden na verloop van tijd veel te veel onuitvoerbare taken, die er dus ook niet meer vanaf gingen. Nu maak ik weer netjes simpele en uitvoerbare taken en als ik ze afstreep, bedenk ik de volgende simpele en uitvoerbare taak.

“Your maybe-later-list is NOT your bucket-list”
Deze hangt eigenlijk vrij nauw samen met de vorige, maar was voor mij een echte eye opener. Op je bucket list horen dromen te staan. En die horen daar te staan tot het moment dat je besluit om ze waar te maken en dan pas hoef je ze op te nemen in je GTD systeem. GTD gaat over de dingen waar je mee bezig bent. Over de actualiteit. Pas op het moment dat ik besluit om mijn droom om een reis naar Nieuw Zeeland waar te maken ook werkelijk ga uitvoeren, pas dan ga ik actie ondernemen. Maar ik weet ook dat dit de eerst komende paar jaar niet gaat gebeuren. GTD is voor nu en de komende 3 maanden. Maar niet voor over een jaar, daarover moet je dromen. En het leuke is, dat hoe beter je GTD systeem werkt, hoe meer tijd je hebt om te dromen.

“The Weekly Review is absolutely necessary”
Dit wist ik, maar hechtte er onvoldoende waarde aan. Het feit dat David maar bleef doorhameren op vertrouwen, deed mij inzien dat je dit echt moet doen. Je zorgt er voor dat je systeem betrouwbaar blijft. Je kijkt terug en je kijkt vooruit en je bepaalt je next actions. En als je dit niet met een vaste regelmaat doet (elke week, zelfde dag, zelfde tijd), dan creëer je binnen no-time een systeem waar je niet meer op kan vertrouwen.

Eigenlijk zijn het deze vier inzichten die voor mij het verschil maken tussen een goed en matig werkend GTD systeem. Misschien werkt jouw GTD systeem ook niet helemaal naar wens en helpen ze je ook een stap verder.