Toegangsrechten op Google Docs – hoe werk je slim samen?

 

Op Twitter komen regelmatig vragen voorbij over het delen van Google Docs met anderen. Wel of geen leesrechten, wel of geen Gmail/Google account en wel of niet publiek toegankelijk? Eerlijk gezegd zie ik ook niet altijd door de bomen het bos.

Er staat veel en duidelijke uitleg in de Help functie, zie bijvoorbeeld Uw document delen met bepaalde personen en Over delen in Google DocumentenHiermee heb je een behoorlijk dekkend overzicht voor de meest voorkomende situaties. De meesten van jullie zullen geen zin hebben in 10 minuten leeswerk. Vandaar deze korte uitleg met doorverwijzingen waar ik ook toekomstige vragenstellers heel eenvoudig naar door kan verwijzen ;-)

Dit is geen uitputtend overzicht, wel dekt het de meeste situaties – zie het als de management summary ;-) Geef aanvullingen en verbeteringen door via mail of hieronder in de comments. Dan kan dit overzicht ook in de toekomst kloppend blijven.

Google Docs: hoe zit het met de toegang?

 

 

 

 

 

 

 

Er zijn 3 zogenaamde zichtbaarheidsopties die je instelt via het scherm Delen (zie plaatje). Afhankelijk van je doel kies je 1 van deze drie opties.

  • ‘Privé’ Een al dan niet vertrouwelijk document delen met 1 of meer personen – Wel dient iemand in dit geval een account bij Google te hebben (of een Gmail account, maar een Google account volstaat al
  • ‘Iedereen met de link’ Een willekeurig document delen met 1 of meer personen. Gaat het niet om vertrouwelijke gegevens dan is dit de beste optie. Voordeel: geen account bij Google nodig. Mogelijk nadeel: iedereen die de link bemachtigt heeft toegang (schrijfrechten als je die op het document hebt gezet)
  • ‘Openbaar op het web’ Dit is voor document die je deelt met de hele wereld: een aankondiging van een voorstelling, een nieuwsbericht, etc. Natuurlijk geef je alleen schrijfrechten wanneer je anderen bij het creëren van de inhoud wilt betrekken (je begrijpt dat hier een risico aan kleeft). Deze documenten worden door Google geïndexeerd. Ze kunnen dus ook via zoekopdrachten gevonden worden

De veel gestelde vraag of je iemand zonder Gmail account toegang kunt geven op Google Docs heeft dus meerdere antwoorden:

  • er is niet per se een Gmail account nodig, een Google account volstaat. Voor privé documenten is één van die accounts wel een vereiste. Google heeft nou eenmaal een methode nodig jouw identiteit te verifiëren. Door een account te laten aanmaken op het externe e-mailadres waarop je uitgenodigd bent wordt dit bereikt
  • documenten delen met mensen die niets met Google te maken (willen) hebben: kan prima, wel zul je het document moeten instellen op ‘iedereen met de link’. Vertrouwelijke gegevens kun je dus beter niet delen met deze groep mensen

Let even op bij het uitnodigen van mensen zonder Gmail of Google account: je kunt wel hun e-mailadres invullen in het scherm Delen, en ze krijgen zelfs een uitnodiging. Toegang op het document hebben ze echter niet zonder meer. Pas wanneer zij een Google account aanmaken krijgen ze toegang – zoals eerder hierboven al gezegd juist vanwege de verificatie. Wel is het jammer dat hier geen uitleg over gegeven wordt tijdens het instellen van de deelopties.

Tot zover, ik hou het kort, zoals gezegd. Laat je weten wanneer er fouten in dit artikel zitten, of wanneer je aanvullingen hebt? Voor de details lees je verder in de bovenaan genoemde 2 Google Helpdocumenten. Succes!

Wat vind je van deze hack?
0Te gek0Leuk0Serieus?0Meh...0Stom

About Author

[plista widgetname=plista_widget_belowArticle]

9 Comments

  • Jeroen Doensen
    Posted 22/12/2011 1:59 pm 0Likes

    Wat voor mij en de projecten waar ik in werk, erg goed werkt, is het delen van mappen. In de navigatie aan de linkerkant scrol je over een map, klikt op het driehoekje dat rechts verschijnt en kiest optie delen. Alle documenten die je in die map aanmaakt of plaatst (via organiseren), zijn dan automatisch gedeeld met iedereen waarmee je de map deelt. Weet wel dat personen waarmee je de map deelt, dezelfde toegangsrechten tot alle (nieuwe) documenten in die map hebben die je hen bij het delen van de map hebt gegeven.

    • Arjan Zuidhof
      Posted 27/12/2011 4:34 pm 0Likes

      @Jeroen: mooie aanvulling!

Geef een reactie

%d bloggers liken dit: