Verander in een Sociaal Wonder dankzij Remember The Milk

cover2.jpg

Dit gastartikel is geschreven door Jelle Hermus van soChicken. Op soChicken vind je veel praktische tips om productiever, rustiger, gezonder en gelukkiger te worden.

Heb jij ook zulke fantastische vrienden die je veel te weinig ziet? Allebei een druk leven, volle agenda’s en steeds opnieuw vergeten te bellen. Met deze hack creëer je een systeem waardoor je verandert in een sociaal wonder.

Nooit meer vergeten je vrienden te bellen

Je familieleden, die leuke oud-collega’s, je studievrienden en de vrienden die je doorgaans niet vaak genoeg spreekt. Stuk voor stuk voorbeelden van mensen die je eigenlijk niet uit het oog wilt verliezen maar die je wel constant vergeet te bellen of te mailen.

Vriendschappen komen in verschillende gradaties. Je hebt de mensen die je één of meerdere keren per week spreekt en mensen die je om de week of zelfs maandelijks spreekt. En dan zijn er nog mensen met wie je af en toe eens een biertje gaat doen omdat je elkaar al zo lang niet meer hebt gesproken.

Als je meer grip wilt krijgen op deze ‘vage’ sociale connecties kun je gebruik maken van een slimme hack in Remember The Milk (RTM). Hierdoor hoef je nooit meer na te denken wanneer het weer tijd wordt om contact te zoeken met iemand en verander jij heel eenvoudig in een zeer sociaal persoon.

1. Maak een ‘Social’ of ‘@social’ actielijst aan

Zodra je ingelogd bent in RTM: ga naar ‘Instellingen’ rechts bovenin en kies het tabje ‘Lijsten’. Maak hier een nieuwe takenlijst met de naam ‘@social’ aan. Klik vervolgens bovenin op ‘Taken’ en klik op de lijst die je zojuist hebt aangemaakt.

stap1-2.jpg

2. Maak acties voor al je vrienden

Maak voor iedere relatie een aparte taak aan. Je kunt razendsnel taken aanmaken door middel van het toetsenbord. Toets ’t’ om een taak aan te maken en ‘enter’ om de taak op te slaan.

Om je systeem straks praktisch en motiverend te maken is het belangrijk dat je concrete acties bedenkt. Dus kies voor ‘Mitchell bellen’ in plaats van alleen ‘Mitchell’. De manier waarop je contact zult leggen verschilt per relatie. Je zult je studievrienden misschien sneller mailen terwijl je je oma normaal gesproken belt.

stap2-2.jpgMaak de lijst zo volledig mogelijk. Zo weet je zeker dat je in de toekomst volledig op je systeem kunt vertrouwen zonder dat je iemand vergeet. Bedenk echter wel dat je alleen relaties in het systeem zet die je niet automatisch al geregeld ziet.

Het is bijvoorbeeld niet nodig om je collega’s in het systeem te zetten omdat je ze bijna dagelijks spreekt. Dit geldt ook voor die vriend waar je wekelijks mee sport, tenzij je hem vaker wilt spreken dan één keer per week.

Als je relaties invoert die je vrijwel dagelijks wilt spreken dan wordt het systeem irritant in plaats van handig. Gebruik het dus voor mensen die niet automatisch op je pad komen in het dagelijks leven.

3. Tijd voor de magic: gebruik de kracht van RTM

Je hebt nu een lijst met een aantal taken gebaseerd op vrienden, vage kennissen en familieleden die je vaker of meer gestructureerd wil spreken. De volgende stap is om van deze lijst een levend systeem te maken.

Remember The Milk heeft een functie die dit systeem tot leven gaat wekken. Deze functie heet ‘Repeat after’. Een normale herhalende taak verschijnt automatisch na bijvoorbeeld drie weken. Het probleem hiermee is dat er ook een nieuwe taak verschijnt als je de vorige taak nog niet hebt voltooid.

Wanneer je je oma iedere week wilt bellen, maar je bent er na tien dagen nog niet aan toe gekomen moet je je oma plotseling twee keer bellen. Dat is irritant en zorgt voor enorm veel onderhoud. Je wilt de vrijheid hebben om de taak uit te stellen zonder dat het consequenties heeft.

Door gebruik te maken van de ‘Repeat after’ functie verschijnt een taak automatisch opnieuw, een aantal dagen of weken nadat de taak is voltooid. Hierdoor ontstaat er organisch een aktueel overzicht van de mensen met wie je weer contact wilt hebben.

Hoe stel je zo’n herhalende taak in? Klik op een taak. Rechts in het venster geeft RTM de opties van die taak weer. Klik op ‘Herhaal’. Typ in dit veld bijvoorbeeld: ‘na 3 weken’. Als je op enter drukt is de taak opgeslagen. Als je de taak nu afrondt verschijnt hij opnieuw na drie weken, anders blijft hij gewoon staan.

stap3-2.jpgRemember The Milk begrijpt meerdere commando’s waaronder:

  • na 5 dagen
  • na 3 weken
  • na een week
  • na een maand
  • na 3 maanden
  • na een jaar
  • na 5 jaar

Werk de taken één voor één af en bepaal per persoon hoe vaak je de taak wilt herhalen. Raadpleeg je onderbuik gevoel. Sommige mensen wil je iedere twee weken spreken, andere mensen bijvoorbeeld iedere maand of ieder half jaar.

4. Je hebt een onderhoudsvrij systeem

Het enige wat je nu nog hoeft te doen is het systeem regelmatig raadplegen om te kijken met wie je contact wilt zoeken, wellicht af en toe een herhaalfrequentie aanpassen en natuurlijk contacten verwijderen of toevoegen als er nieuwe mensen in je leven komen of als er mensen verdwijnen.

Je hebt een onderhoudsvrij systeem ontworpen wat je op ieder moment kunt raadplegen om te zien wie je op dit moment te lang niet hebt gesproken. Zodra je een persoon hebt ontmoet vink je de taak af zodat de teller weer opnieuw gaat lopen.

Verandert dit systeem je in een sociale robot?

Het kan zijn dat je het vreemd vindt voelen om je sociale contacten op een dergelijke manier te structureren. Misschien vind je het niet prettig om ‘prioriteiten’ aan mensen te hangen door ze op verschillende frequenties te laten verschijnen.

Het gaat echter om het resultaat. Als het systeem je helpt om een betere vriend(in) of een beter familielid te zijn dan maakt het niet uit hoe je het structureert.

Je herinnert jezelf om contact te leggen met mensen die belangrijk voor je zijn, en waarschijnlijk zullen die mensen dat op prijs stellen. Het helpt je attenter en socialer te worden. Als dat iets is wat jij belangrijk vindt dan helpt het systeem je te zijn wie je wilt zijn!

Wil je naast dit systeem meer tips om een attenter persoon te worden? Lees dan ‘Zo Word je een Attenter Persoon: 6 Tips‘ op soChicken en lees hoe je eenvoudig beter kunt worden in sociaal contact.

(Foto: Nattu )

Wat vind je van deze hack?
0Te gek0Leuk0Serieus?0Meh...0Stom

About Author

[plista widgetname=plista_widget_belowArticle]

11 Comments

  • @fomu
    Posted 27/07/2009 10:30 pm 0Likes

    Kleine opmerking over de ‘Repeat after” functie. Als je aan een taak een notitie koppelt, dan ben je in de repeterende taak die notitie weer kwijt. Waarschijnlijk gaat RTM daar nog wat aan doen, want daar is veel kritiek op.
    Als je toch je vrienden en familie toevoegt, neem dan gelijk de verjaardagen mee. Reminders sturen kan natuurlijk ook.
    Ik gebruik RTM al een aantal maanden tot grote tevredenheid. Ik heb de app ook op de iPhone, waardoor je nieuwe taken overal kan toevoegen en syncen.
    Ideaal!

  • Michiel
    Posted 22/07/2009 7:28 pm 0Likes

    @Jelle.
    Outlook taken hebben ook de mogelijkheid om een nieuw taak aan te maken op een x moment na het voltooien van de eerste taak. Ik gebruik dit zelf om niet te vergeten om wekelijks mijn planten water te geven 🙂

    Dit socialiseren kan dus makkelijk binnen Outlook geregeld worden.

  • Jelle
    Posted 20/07/2009 4:19 pm 0Likes

    @Rick: Je hebt gelijk. Binnen het GTD systeem valt dit systeem in de categorie ‘checklists’.

    Wat dit systeem handig maakt is het gebruik van de ‘repeat after’ functie. Hierdoor gaat alles volautomatisch en kunnen er geen dubbele taken ontstaan. Dit zou bijvoorbeeld in Outlook wel gebeuren.

    Je moet dit systeem zien als een organische checklist. Als je leeft volgens GTD zou je in je Weekly Review checklist kunnen opnemen dat je deze checklist wilt nakijken. Zo kun je binnen de 2 minuten regel mailtjes rondsturen en ben jij dus altijd de eerste die contact zoekt.

    Ik heb dit systeem zelf draaien in ‘Things’ voor de mac en iPhone. Daar zit ook een ‘Repeat after’ functie in en het is een volwaardig GTD programma. Dan komen de taken dus direct in de @calls lijst. Maar als je het niet kunt integreren in je GTD software kun je deze RTM lijst simpelweg gebruiken als checklist, maar dan eentje met een beetje magie. 🙂

  • Jan van der Ploeg
    Posted 20/07/2009 8:24 am 0Likes

    Ik heb ‘vrienden bellen’ als één repeterende taak in RTM staan. Dat werkt niet echt. Te grote hap, te makkelijk om uit te stellen. Per persoon een taak zal beter werken, dus dat ga ik zo instellen. Thanks

  • Renée
    Posted 18/07/2009 5:40 pm 0Likes

    Hm, dit doe ik dus al jaren in mijn Outlook-takenlijst. Terugkeerpatroontje erin, koppelen aan een bestaand visitekaartje en je agenda en met een beetje goed instellen piept je Blackberry precies als je net weer in de auto stapt en dus beltijd hebt.

    Ok, ik geef toe dat ik Microsoft-verslaafd ben, maar het principe is hetzelfde.

    Grote voordeel: volledige integratie van je bestaande contactenlijst, je bestaande takenlijst en bovenal je bestaande herinneringssysteem. Veel minder werk en je kunt ook niet vergeten om “regelmatig RTM te raadplegen”.

    Ik ben een fan van lifehacking, maar als professional organizer blijft mijn standpunt: doe en bewaar niets DUBBEL.

  • Rick
    Posted 17/07/2009 10:33 pm 0Likes

    Ik wil niet al te negatief zijn over dit recept, maar… volgens mij is dit een tip die een direct gevolg is van de GTD methode. Als je deze contacten nog niet verwerkt had was je systeem niet volledig.

  • Wouter
    Posted 15/07/2009 4:28 pm 0Likes

    Top tip! Voeg deze toe aan mijn RTM. Alleen nog even denken of en hoe ik deze in mijn @calls terug laat komen. Denk dat er een onderscheid moet komen tussen zakelijke en overige sociale calls. Vraag me alleen af of dat werkzaam zal zijn. Heeft iemand dit al opgelost?

  • Sanne
    Posted 15/07/2009 1:28 pm 0Likes

    Handig!

    Ik los het zelf als volgt op:
    In mijn mobiele telefoon heb ik een groep ‘Friends’ aangemaakt. Daarin heb ik alle vrienden gezet die belangrijk voor me zijn. Ongeveer eens in de twee weken loop ik die lijst na. Als ik iemand een tijd niet heb gesproken bel/mail/sms ik die persoon.

    In de tussentijd is die lijst al een aantal keer gewijzigd. Zo gaat dat toch ook in het leven. Je ontmoet nieuwe mensen en anderen mensen verdwijnen juist weer.

  • Martijn Bloksma
    Posted 15/07/2009 12:38 pm 0Likes

    Grappig, Vanmorgen kreeg ik via de Twitter de link op Sochicken al binnen en wilde er vanavond eens voor gaan zitten om zo een “netwerk” systeem op te zetten. Nu ik dit artikel gelezen heb kon ik niet meer wachten en heb het net ingesteld. Bedankt voor het artikel!

Geef een reactie

%d bloggers liken dit: