Verminder je foutmarge ofwel Poka Yoke

Poka Yoke is Japans en staat voor voor “mistake proofing”. Binnen “Lean Six Sigma” (een veel gebruikte verbeteringsmethodologie gericht op kwaliteitsverbetering) wordt Poke Yoke gebruikt om processen in te richten op een manier die zo min mogelijk fouten mogelijk maakt. Een Poka Yoka maakt zo duidelijk hoe je iets moet doen dat het onmogelijk, of in ieder geval erg moeilijk, is om fouten te maken in hetgene wat je moet doen. De ideeen van Poka Yoke zijn te gebruiken in je werk of privé leven. Ik geef een paar voorbeelden.

Toepassingen zijn vaak even simpel als geniaal. Bijvoorbeeld een zuurstofslangetje die alleen past op het zuurstofleiding (handig voor ziekenhuizen waar het verwisselen van narcose en zuurstof leidingen de patient niet ten goede schijnen te komen). Maar ook telefoontoestellen bevatten een “poka yoka’tje”: een sim-kaart die je maar op een manier in je toestel kunt doen. Scheelt een hoop moeite.

Het is grappig op hoeveel dingen je het Poka Yoke concept ook kunt toepassen op persoonlijke- en werkgebied. Zo werken we op mijn afdeling  allemaal met mailinglijsten voor bepaalde projectgroepen. Deze mailinglijsten voorkomen dat je mensen van de projectgroep vergeet mee te nemen in belangrijke mails. Daarbij bouwen we steeds meer Excel bestanden op met “gevalideerde data” (een optie binnen Excel die data weergeeft in standaard dropdown lijsten zodat je ze niet zelf hoeft in te tikken), dit voorkomt een hoop typefouten en verkeerde berekeningen.

Maar ook in mijn leven probeer ik altijd met simpele trucjes fouten te voorkomen. Als ik spullen de volgende ochtend mee moet nemen zet ik ze altijd op zo’n plek waar ik langsmoet en niet langskan zonder ongeveer over de betreffende spullen te struikelen. Dit verkleint mijn “vergeet kans” aanzienlijk. Ik reis regelmatig en loop er dan vaak tegenaan dat ik mijn oordopjes en telefoonoplader niet meehad. Daarom heb ik nu een extra setje die standaard in mijn reisbag zitten.

Iemand anders nog een leuk voorbeeld van een Poka Yoke manier om jouw leven efficienter te maken?

Dit gastblog is geschreven door Marc van der Peet. Marc is werkzaam voor een grote verzekeringsmaatschappij in Nederland en is groot fan van het nieuwe werken. Hij specialiseert zich momenteel in Lean Six Sigma een filosofie waarmee bedrijven hun processen optimaler kunnen vormgeven en met minder resources meer kunnen bereiken. Veel hiervan heeft een duidelijke link met lifehacking. Marc schrijft graag over hoe beide gebieden van elkaar kunnen leren! Volg Marc op twitter.