Mijn inbox loopt soms behoorlijk vol met mailtjes die me irriteren. Dus ik heb me voorgenomen om zelf niet zo’n irritante mailer te worden. Hoe sta jij ervoor?!
Hieronder in willekeurige volgorde een overzichtje van e-mail gewoontes waaraan ik me het meeste irriteer. Met suggesties om dit gedrag (zelf) te voorkomen. Doe er je voordeel mee!
Reply to all
Hoe vervelend is het als je mailbox volstroomt als mensen de ‘reply to all’ knop gebruiken terwijl een ‘reply’ voldoende zou zijn. Als ik een bericht naar een groep mensen stuur, gebruik ik daarvoor dan ook bijna altijd de BCC. Zo kunnen de ontvangers alleen maar een reactie naar mij sturen en blijven de mailboxen van anderen aan wie ik de mail verstuurd heb lekker leeg.
Leesbevestiging vragen
Waarom zou je een leesbevestiging willen ontvangen? Het is een melding die niets zegt; niet dat de e-mail echt gelezen is en niet dat de e-mail op tijd afgehandeld wordt. Alleen dat je mail is aangekomen. Maar ja, als dat niet zou gebeuren krijg je vanzelf een foutmelding. Ik stel dan ook voor om vanaf nu de leesbevestigingen niet meer te gebruiken, dan voel ik me als lezer ook meer serieus genomen. Heus, als de bedoeling van jouw e-mail duidelijk is reageer ik echt wel (op tijd).
Hoge prioriteit!
Ik heb de neiging om e-mails die verzonden worden met een waarschuwing van hoge prioriteit (!) zo lang mogelijk niet te lezen. Beetje kinderachtig misschien, alleen vind ik niet dat een ander mijn prioriteiten hoeft te bepalen. Jouw haast hoeft nog niet mijn haast te zijn. e-mail is eigenlijk ook geen geschikt medium om spoed zaken mee af te handelen. Heb je iets wat niet kan wachten, bel dan even. Dat gaat vaak nog sneller ook.
Onduidelijke bedoeling e-mails
Bij het lezen van een e-mail wordt het mij niet altijd duidelijk wat er van mij verwacht wordt. Moet ik reageren, was het alleen een mededeling of mag ik er wat van vinden, iets anders? Ik zet zelf altijd in de onderwerpregel wat ik van de ander verwacht, zoals; ‘graag reageren voor 1 juli a.s.’, ‘op jouw verzoek ter informatie’, ‘graag je mening voor ons aankomende overleg’ of ‘ter info, geen reactie gewenst’. Hiermee is het voor de lezer meteen duidelijk wat je wensen zijn. En wordt de kans groter dat er wordt gereageerd zoals jij het graag zou willen.
Meer tips over een goede onderwerpregel vind je in dit artikel.
HOOFDLETTERS
Ja, ik krijg ze nog zo af en toe binnen; e-mails die volledig in hoofdletters worden geschreven. Kan iemand me uitleggen waarom? Ik wordt er alleen maar nerveus van en daarnaast leest het niet lekker. Lekker uitzetten dus, die Caps Lock!
Waaraan erger jij je als het gaat om e-mail gedrag? En heb je ook een oplossing voor die ene lezer die zich daar per ongeluk in herkent?!
Medeia
Er zijn mails die voor de hele organisatie handig/nuttig zijn, maar die slechts beperkt houdbaar zijn. Het alarm wordt alleen vandaag getest. De taart is om 11 uur echt op, gevonden voorwerpen etc. Als je die mails krijgt in een vakantieperiode dan zou het heel fijn zijn als mensen die mails laten verlopen via de opties in outlook. Het is alleen zo jammer dat heel veel mensen die optie niet kennen of niet willen gebruiken. Echt heel erg irritant.
Noëlle
Wellicht omdat er (in ieder geval in mijn omgeving) maar weinig mensen nog met outlook werken? Om maar een voorbeeld te noemen is de UT (Universiteit Twente in Enschede) een aantal jaar geleden volledig overgegaan op GMail waar die optie niet in zit, hoogstwaarschijnlijk omdat daar geen vraag naar is (mensen kunnen ook zelf opties bijontwikkelen die als ze veel gebruikt worden uiteindelijk als standaard worden toegevoegd).
Waar ik me zelf heel erg aan kan ergeren is mensen die zinnen steeds op een nieuwe regel beginnen binnen een alinea, vaak komt dit op een ander scherm heel erg raar en slordig over.