E-mail, voor steeds meer kenniswerkers het communicatie they love to hate. Handig en snel maar sommige ellenlange e-mails, e-mails met vage onderwerpsregels met bijlagen met als naam document1.doc … Misschien heb jij een persoonlijke e-mailetiquette met wat regels die het communicatiemiddel weer prettig maken om te gebruiken. Misschien heb jij of jouw organisatie of team zelfs een geschreven protocol met handige vuistregels. We zijn benieuwd wat de gouden regels voor e-mailetiquette zijn.
De vierde keuze: rule your technology
In The 5 choices van Kogon e.a. (Franklin/Covey) worden vijf keuzes gepresenteerd die je helpen productief te zijn. De vierde keuze is de aansporing om techniek de baas te zijn in plaats van dat techniek jou de baas is. Zet allerlei notificaties uit en laat berichten geen grotere rol spelen dan ze verdienen. In het hoofdstuk staan ook e-mailregels die helpen e-mail de baas te blijven. Denk aan regels als:
- houd e-mails kort
- zorg dat je onderwerpsregels een duidelijke actie bevat
- gebruik één e-mail voor één onderwerp
- gebruik e-mail niet voor Q1-zaken (urgent én belangrijk)
- geef je bijlagen duidelijke namen
E-mail zoals het heurt
Wat andere voorbeelden van e-mailetiquette vind je in e-mailen zoals het heurt:
- reageer je naar meerdere ontvangers maak dan duidelijk naar wie je reageert
- laat sociale plichtplegingen gerust achterwege. Wees to the point
Jouw e-mailmanifest?
We zijn heel benieuwd wat jouw e-mailfrustraties zijn en welke regels jij hanteert om e-mail lekker te laten lopen. En heb jij ook sancties voor niet naleven 😉 Graag jouw comments!
PS Onder leuke inzendingen geven we een exemplaar van De kleine Lifehacking voor Dummies, waar uiteraard het nodige over e-mail in staat.
sypie
Ik heb mijn mail, binnen een bepaalde groep, een poosje heel erg to-the-point gedaan:
Graag aandacht voor het volgende:
Wat:
Wanneer:
Waar:
Waarvoor:
Waarom:
En dan:
Met daaronder mijn standaard handtekening (groeten, naam+volledig adres, mobiele nummer en e-mailadres(beetje dubbel maar goed))
Geen ellenlange verhalen, iedereen is op de hoogte van wat moet gebeuren, wanneer en waarom.
Walter
Ik heb de volgende twee standaard etiquetteregels:
Tussen: “Beste … en mijn handtekening typ ik GEEN echt inhoudelijke tekst. Ik laat de geadresseerden weten wat ik wil (1 regel) en daarna 2 regels waarom ik dat wil.
Onder mijn handtekening plaats ik dan de inhoudelijke toelichting als dat nog nodig is; als een soort kleine memo.
Sinds kort gebruik ik BCc heel bewust; testfase :).
Ik tracht daarmee te voorkomen dat mensen onderdeel worden van een eventuele lange (inhoudelijke) e-mail thread. Terwijl ik hen alleen maar op de hoogte wilde brengen.
Om de geadresseerde (AAN en Cc) op de hoogte te brengen (wel zo netjes), vemeld ik deze in de eerste regel van de email.
vb.
[In BCc: Piet, Jeannette, Klaas en Cora]
Beste Henk,
Groet,
Walter
Walter
Deze zin klopt niet: “Om de geadresseerde (AAN en Cc) op de hoogte te brengen (wel zo netjes), vemeld ik deze in de eerste regel van de email.”
had moeten zijn: “Om de geadresseerde (AAN en Cc) op de hoogte te brengen (wel zo netjes), vemeld ik de BCc in de eerste regel van de email.”
Wout Bremer
Hoihoi,
ik heb mijn naam met pen geschreven en ingescand. Dit als plaatje bij mijn standaard handtekening gevoegd.
Gewoon voor een persoonlijk tintje aan een e-mail.
Groet,
Wout
Arjan Broere
hi Wout,
Slim. Nu ik het lees, zou het ook een idee zijn een handgeschreven motto toe te voegen. Dat valt dan weer lekker op.
Groet,
Arjan
Carla
En ik wilde net zeggen, geen attachments als handtekening! Waarom niet? Omdat die de email onnodig groot maken en wekken verwarring op dat er een document is bijgevoegd.
David
Wanneer je het plaatje als base64 opslaat en in je handtekening toevoegt, wordt dat niet gezien als een plaatje want het plaatje bestaat dan gewoon uit html-code
Arjan Broere
Hi,
Slim om te zorgen dat je echte bijlagen apart houdt van onderschriften.
Groet,
Arjan
Arno
Gebruik compacte handtekeningen voor interne e-mails, dit houdt het lekker overzichtelijk zeker in een e-mail discussie.
ps. geen discussie via de e-mail past daar ook bij, zoek of bel elkaar op
Arjan Broere
Hi Arno,
Standaardondertekening en disclaimers kunnen intern voor lange mails zorgen 😉
Groet,
Arjan
Arend Buijtenhuis
To the point zijn met wat sociale plichtplegingen, daar vind ik niks mis mee. Kan wat mij betreft allebei.
Verder houd ik mijzelf en mijn omgeving voor dat wanneer er emoties in het spel zijn, dan absoluut niet e-mail te gebruiken of op een emotionele e-mail te reageren. Dan altijd de voorkeur geven aan elkaar ontmoeten of eventueel bellen.
Arjan Broere
Hi Arend,
Sociaal zijn en e-mail zal zeker divers gewaardeerd worden. Goed te weten waar jij staat.
Emoties en mail is zeker iets om voorzichtig mee te zijn. Wijs om dan een directere vorm van communiceren te zoeken.
Groet,
Arjan
Arjan Broere
Goed punt, gebruik cc en bcc.
Kan handig zijn om mee te lezen met een discussie waar je (nog) niks mee hoeft of gegevens te krijgen voor je archief die je misschien nog eens nodig hebt. Dan is er zuiver gebruik van cc en is het geen ‘cover career’.
Een reply to all op zo’n mail wordt dan wel weer lastig.
Misschien cc en als iemand een rol heeft @naam erbij?
niels
Gebruik van CC/BCC: CC betekent voor mij ‘for your information’. Dat betekent dat ik dat ik cc’s aan mij gericht, behandel als niet urgent. De eerste rule in mijn mailbox is dat cc naar een aparte map gaan en gelezen worden als ik tijd heb.
Ik gebruik zelf zelden CC, alleen als ik wil dat een collega geïnformeerd is, maar ik verwacht niet dat deze collega op de hoogte is.
Sven
Kortom je collega is niet op de hoogte en is dus niet geinformeerd. Het klinkt namelijk alsof je de CC nooit leest en je collega dus ook niet. CC wordt dus eigenlijk een map voor.. mocht iemand het over iets onbekends hebben dan ga ik even in mijn CC map zoeken?
Ik zie cc meer als… jij bent niet de hoofd persoon, maar ik wil jou er ook over informeren.
Sven
Simpel voorbeeld: Collega volgt niet de gewenste werkwijze in een bepaalde procedure. Je kunt hem mailen met de correcte werkwijze. Je wil niet dat je een week later een andere collega deze werkwijze moet uitleggen, omdat ook hij afwijkt… Dus stuur je de overige collega’s een CC.
Michiel
Ik gebruik geen regel om cc in een aparte map te gooien, maar geef die mails een andere kleur/kleiner lettertype (of iets anders om het te onderscheiden).
Veel mensen gaan random om met cc. In reply-alls sta je soms bij de cc, soms sta je bij de to. Krijg je een deel van de e-mails niet mee omdat die voor jou uit het zicht zijn gehaald.
Of je krijgt een een belangrijke mail van klant op jouw vakantiedag die jouw collega heeft beantwoord met jou in de cc. Zie je wel die mail van de klant, maar niet dat het al afgehandeld is.