Waarom helemaal stoppen met e-mail niet werkt

Deze week is de We Quit Mail week. Het idee er achter is dat veel kantoorwerkers zoveel mail krijgen dat ze er onder dreigen te bezwijken en dat we daarom beter met mail kunnen stoppen (in ieder geval intern). Het eerste deel van het idee klopt precies: de hoeveelheid mail neemt nog elk jaar schrikbarend toe en dat zal de komende tijd niet minder worden. Maar de vraag is vervolgens of het verstandig is helemaal te stoppen met mail. Wij denken van niet. We leggen je graag uit waarom we de We Quit Mail week meer symptoombestrijding vinden dan een wezenlijke en duurzame oplossing voor het probleem.

Eerst nog even naar die toename van email. In 2013 ontvingen zakelijke gebruikers wereldwijd al 100 mails per dag en dat neemt met 7-8% per jaar toe (bron, PDF)! Heel veel professionals, managers, ondernemers en ZZP-ers, kortom iedereen die zakelijk veel communiceert ontvangt veel mail, waardoor velen echt last hebben van mailstress. Er moet zeker iets gedaan worden aan de hoeveelheid mail en de hoeveelheid tijd die we daar mee bezig zijn.
Maar wij vinden dat e-mail nog steeds een uitstekend communicatiemiddel is, zolang je er verstandig mee omgaat. Daar schuilt de kern van het probleem. De huidige generatie kenniswerkers heeft nooit goed leren omgaan met de grote hoeveelheden informatie die op ze  afkomt via e-mail. Maar dat geldt net zo goed voor het ontvangen, organiseren en verwerken van informatie via andere kanalen. Simpelweg zeggen dat je een week niet mailt maar wel te vinden bent op Facebook, Twitter en via de telefoon is ronduit het probleem verplaatsen en het jezelf alleen maar lastiger maken ná die week. It’s not mail e-mail that’s broken, it’s you.

Slim omgaan met e-mail

Hoe ga je dan wel slim om met je mail? Een paar handreikingen:

• Stop met CC’s. Werk je in een kantoorsituatie met veel collega’s dan is de kans groot dat je veel CC’s en reply-to-alls ontvangt. Begin eens dat te verminderen. CC staat vaak voor “Cover your Career” ofwel indekken: is dat echt wat je wilt, je indekken voor je baas en tegen je collega’s? En dat “op de hoogte houden” van collega’s en managers: nodig? Veel managers geven zelf ook aangeven dat te willen. Het gevolg is wel dat ze ’s avonds tot 11 uur bezig zijn al die kattebelletjes bij te lezen. Mijn stelling: CC kan vrijwel helemaal afgeschaft worden. Lifehacking-tip: Geef mails waarin je als CC staat een kleurtje.
• Houd je mail kort. Je herkent vast de mails die meer weghebben van een essay. Ze hebben de schrijver zeker een half uur gekost. Een half uur!? Stel liefst 1 vraag, aan 1 persoon. De kans is groot dat je snel antwoord hebt. Zo simpel kan het zijn. Zit die persoon vlakbij of heb je wel 10 vragen per dag? Spreek dan een dagelijks bijpraat moment af waarin je elkaar alles voorlegt. Dat scheelt je ontzettend veel schrijftijd (mails schrijven kost ook tijd) en je collega scheelt het lees-tijd. Lifehacking-tip: Stuur meer mails met korte vragen.
• Gebruik het juiste middel. Vaak is het slimmer te bellen, langs te lopen, (spaarzaam) een afspraak of korte vergadering te plannen. Of maak gebruik van een (zakelijk) sociaal platform wanneer je een vraag hebt of informatie deelt die voor een grotere groep bestemd is. Een Whatsapp groep of Yammer zijn dan veel betere alternatieven dan het “gesloten” e-mail systeem waarbij alleen jij en de ontvanger het bericht kunnen lezen. Lifehacking-tip: Samenwerken zonder e-mail.
• Verwerk je mail volgens vaste principes. Lees iedere mail maar 1 keer, besluit direct wat je er mee gaat doen, kan het in minder dan 2 minuten doe het meteen, delegeer als het kan en zorg voor een goede takenlijst, liefst buiten je mailprogramma, waar je het overige werk op plaatst. De mail kan direct naar het archief en hooguit nog naar een tijdelijke plek als je de informatie nog nodig hebt. Hieronder vind je verwijzingen naar artikelen die we eerder over deze principes schreven. Lifehacking-tips: 23 tips voor slimmer e-mailen en tips om te ontsnappen aan de e-mail tsunami.

Als jij minder mailt heeft de ontvanger minder leeswerk. Andersom werkt dat precies zo, dus je hebt zelf ook baat bij een e-maildieet.
Stop in ieder geval niet cold turkey met mailen, daar los je niets mee op. Ja, je inboxtijd wordt in een keer tot nul gereduceerd, maar voor je het weet zit je tot elf uur ’s avonds tweets, Yammer en Whatsapp berichten te beantwoorden. Je verschuift het probleem, en we vermoeden dat je eerder meer dan minder tijd aan digitale communicatie kwijt bent. Ook gaan er dingen mis, omdat bijvoorbeeld voor het gebruik van online diensten van tijd tot tijd e-mail een verplicht communicatiemiddel is.
We begrijpen de intentie best (mailstress is inderdaad een groot probleem), maar We Quit Mail is nu eerder symptoombestrijding dan een echte oplossing. Volgende week heb je alsnog een overlopende inbox. Het eenvoudigweg verwijderen daarvan is een belediging aan het adres van alle goedbedoelende verzenders. Op jouw beurt verwacht je ook een antwoord op je uitstaande vragen, of die nu via mail of via een ander middel verzonden zijn.
We juichen alle initiatieven toe die zorgen voor meer digitaal bewustzijn. Sterker nog, we hebben Kim Spinder al eerder aan het woord gelaten over haar afscheid van e-mail. Maar het promoten van een week waarin je je volledig afsluit van e-mail is wat ons betreft niet het goede voorbeeld. Bewustwording is één ding, het probleem voor je uitschuiven iets anders. Kim zegt het zelf al in ons interview: “Het gaat niet om tools maar om de mindset.”
Dit artikel is geschreven samen met Frank Meeuwsen
 (Foto credits: business, tax, office, school and education concept via Shutterstock)
We vragen ons  trouwens af hoe de WQM-ers dan omgaan met hun online accounts? Daarvoor blijf e-mail noodzakelijk omdat die nou eenmaal communiceren via je mailbox – bijvoorbeeld als je je wachtwoord vergeten bent.
Je reactie als WQM-er of anderszins is hieronder meer dan welkom!