Tijdens een safari over honderden kilometers uitgestrekte Afrikaanse savanne stelde iemand aan onze rancher de vraag; ‘Hoe laat zien we vandaag een leeuw? Dan zorg ik dat ik nog niet al mijn fotorolletjes heb volgeschoten’. Wij mensen hebben graag controle over onze tijd en over onze planning. Vind jij het soms alleen ook behoorlijk lastig om grip te krijgen op allerlei ad hoc werkzaamheden die gedurende een (werk)dag op je afkomen? Laat je niet meer voor de leeuwen gooien, krijg grip op je niet in te plannen werkzaamheden!
Plannen, lust of last?
In het dagelijkse (werk)leven lijken we vaak volledige grip te willen hebben op onze tijd en daarmee op onze agenda. Iedere taak wordt ingepland, ieder half uur van de dag heeft een bestemming. Aan de andere kant, “Plannen geeft rust, maar kost tijd en die tijd moet je plannen”. Aldus een deelnemer aan onze workshop Tijd voor je Planning en PC; slimmer werken, eerder naar huis. Om je wakker te schudden; je kunt niet alles plannen. Dat hoeft ook niet, als je maar tijd vrijhoudt voor onverwachte gebeurtenissen.
Lucht in je agenda…
Voor iedereen zou moeten gelden; plan lucht in je agenda. Als jouw werkdag aansluitend vol staat met afspraken, projecten, werkzaamheden en overleggen dan kan er die dag ook helemaal niets gebeuren of je loopt vast. In je eigen planning. En dat is nou net niet de bedoeling!
Niet in te plannen werkzaamheden inplannen
Laatst zei iemand tegen me: “Jij kunt wel zeggen dat ik moet plannen, maar dat kan juist niet in mijn werk”. Veel functies kennen taken die je van te voren niet kunt inplannen, zoals onverwachte mails, bezoekers, telefoontjes of (spoed) opdrachten. Echter, hiervoor dien je juist een bepaalde tijd per dag vrij te houden. Zeker als deze ‘niet te plannen werkzaamheden’ de kerntaak van jou functie vormen. Bijvoorbeeld voor secretaresses of commerciële medewerkers. Een bellende klant is voor deze functies geen ongewenste storende factor, maar een ‘taak’ waarmee je verder wilt! En dus moet je ruimte in je agenda hebben om hiermee direct aan de slag te kunnen.
Hou tijd vrij voor verstoringen
Bepaal hoeveel tijd jij gemiddeld per dag kwijt bent aan niet planbare werkzaamheden. Het moet dan uiteraard wel gaan om verstoringen die bij de kerntaken van jou functie horen. Stel je hebt dagelijks een uurtje nodig om ad hoc werkzaamheden te verwerken. Zet dan ook voor een uur per dag een streep in je agenda zodat je die tijd niet kunt opvullen met andere werkzaamheden. Mocht de tijd niet opgaan aan ad hoc werkzaamheden, dan weet ik zeker dat je andere klussen hebt liggen waarmee je aan de slag kunt!
Door tijd vrij te houden voor niet planbare werkzaamheden, heb je deze werkzaamheden gewoon ingepland! Laat nu die troep leeuwen de rust maar komen verstoren…
Lisa
Inspirerend bericht. Onbewust plan ik al wat tijd in om op te starten, mails te beantwoorden, te bellen etc. Dat is zeker handig om duidelijk in mijn agenda te zetten. Maar bijvoorbeeld telefoontjes aannemen kan natuurlijk nooit voor een uur vastgelegd worden, dat verspreidt zich over de hele dag, steeds maar weer 5 minuten tussendoor. Hoe kan ik dat dan het best in mijn agenda zetten? Op welke manier kan ik er mee rekening houden als ik afspraken voor meetings etc moet maken?
Bertine | Zoo'n Training
Hallo Lisa,
Als je weet hoeveel tijd je gemiddeld per dag kwijt bent aan noodzakelijke (kleine) verstoringen, zorg er dan ook voor dat je deze tijd als ‘lucht’ in je agenda plaatst. Stel je bent een uurtje per dag aan verstoringen kwijt. Probeer dan tussen je afspraken door bijvoorbeeld vier keer een kwartier vrij te houden waarin je geclusterd verstoringen kunt afhandelen of evt. direct afhandelen. Door de ‘lucht’ in je agenda heb je wat ruimte om hier en daar uit te lopen. Overigens kun je je bij adhoc werkzaamheden ook afvragen of ze ook altijd direct door je afgehandeld moeten worden. Niet altijd alles is even belangrijk en urgent dat je er meteen je andere werk voor moet laten vallen! Kun je hier zo iets mee?
Bertine
Comments are closed.