We hebben allemaal ooit geleerd dat we to-do lijsten moeten gebruiken om productief te werken. Vroeger was dit misschien zo, maar tijden veranderen! Als je tegenwoordig nog to-do lijsten maakt, en deze afwerkt, ben je niet productief bezig.
Hoe kom ik hierbij? Tijdens de workshops en trainingen die ik geef vraag ik regelmatig: „wie houdt ervan om to-do lijsten te maken”. Ongeveer 50% van de zaal steekt dan zijn/haar hand op. Vervolgens stel ik de vraag omgekeerd: „wie houdt er helemaal niet van om to-do lijsten te maken”. Je raad het al, de andere 50% steekt zijn/haar hand op.
Vanaf het moment dat we leren onze tijd te managen leren we om to-do lijsten te maken. In elk boek over timemanagement staat er wel iets over omschreven en uit mijn ervaring werkt dit totaal niet. Laat me je twee redenen geven waarom.
1) Elke persoon is anders
De ene persoon houdt van sporten en de ander niet, de ene houdt van spaghetti en de andere niet, de ene houdt van lezen en de ander niet. Je kunt geen standaard technieken aan mensen leren, omdat iedereen anders is. De ene vindt het fijn om to-do lijsten te maken en de ander niet.
Het is onmogelijk om mensen die do-to lijsten niet fijn vinden er productief mee te laten werken. Gebruik ze daarom ook niet! Jammergenoeg, staat in de meeste timemanagement boeken omschreven dat je ze wel moet gebruiken. Je probeert het dus, maar raakt gefrustreerd. Je denkt misschien dat je niet goed genoeg bent. Maar eigenlijk zijn het de technieken die niet goed genoeg zijn.
Sommige mensen hebben nu eenmaal een hekel aan to-do lijsten. Ze vinden het te gestructureerd en dat is niet hun manier van werken. Denk je dat het slim is om deze mensen geforceerd met to-do lijsten te laten werken? Natuurlijk niet!
Als jij een persoon bent die graag to-do lijsten maakt, perfect. Maar vind je het waardeloos maak het jezelf dan niet moeilijker dan het is.
Er is daarnaast nog een andere reden waarom je beter geen to-do lijsten meer kunt maken.
2) De ellenlange to-do lijst
Naast het feit dat sommige mensen een hekel hebben aan to-do lijsten is de to-do lijst van van veel mensen vaak niet meer dan een opsomming van taken die nooit gebeuren.
Denk hier eens over na. Wordt jouw lijst vaak langer of korter? Komen er meer taken op te staan of wordt deze elke dag kleiner?
Ik ken mensen die regelmatig gefrustreerd zijn van hun lange to-do lijst en hierdoor nergens aan toe komen. Ze hebben dan het gevoel dat ze teveel „moeten” doen, ken je dat? Hun lijst wordt als maar langer en langer en uiteindelijk is het helemaal geen systeem meer om je effectiever te laten werken.
Vervang je to-do lijst vandaag!
Daarom wil ik je aanraden je to-do lijst vandaag weg te doen. Weg met al die taken die je toch niet doet. Weg met die frustratie en weg met die druk om alles af te moeten vinken.
Schrijf in plaats van je oude to-do lijst iedere dag twee taken op die je gaat afronden. Schrijf bijvoorbeeld iedere avond twee projecten of activiteiten die je morgen helemaal wilt afronden. Vervolgens ga je daar de volgende dag mee aan de slag en stop je niet voordat deze taken klaar zijn.
De voordelen?
Ten eerste ben je met 100 dingen tegelijkertijd bezig. Door aan twee taken te werken ga je niet multitasken, want je weet waarschijnlijk al hoe slecht dat voor je productiviteit is.
Ten tweede geeft het je een duidelijk overzicht van waar je jezelf op wilt focussen. Dit geeft je veel meer duidelijkheid in je hoofd en hierdoor zal je aan het einde van de dag meer energie overhebben.
Ten derde, aan het eind van de dag heb je echt iets afgerond. Grote kans dat dit je een lekker gevoel geeft.
To-not-do lijst
Bovendien heb ik een ander idee voor je wat misschien voor je kan werken. Maak bijvoorbeeld eens een to-not-do lijst. Schrijf eens 2-5 dingen op die je vanaf nu niet meer gaat doen.
We hebben allemaal wel een aantal gewoontes. We weten dat deze ons niet helpen, maar vaak doen we er weinig aan. Misschien weet je dat je te lang op social media zit, dat je te vaak op je telefoon kijkt, teveel tv kijkt of te lang blijft hangen bij de koffie automaat.
Dat is niet erg, maar de kans is groot dat wanneer je stopt met deze gewoontes, of ze verminderd, je veel meer tijd overhoudt voor activiteiten die wel belangrijk voor je zijn.
Aan de slag
Vind je dit idee leuk? Deel hem dan niet alleen online, maar ga er zelf mee aan de slag. Alleen dan kan het een verschil maken in jouw leven. Het lijkt me leuk je resultaten te lezen en ik hoop dat we daar samen meer mensen mee kunnen inspireren.
