Wat doe je vandaag en wat op niet-vandaag?

In Wired vroeg Russel M Davies zich in zijn column over tijd af waarom hij een maandelijkse deadline bijna elke maand vergeet maar de wekelijkse deadlines nooit. Davies concludeert dat een week een logische spanningsboog is die je doorgaans wel overziet maar een maand die indeling niet kent. Kortom, planning verder dan een week wordt snel abstract en lastig te onthouden. Zoals Davies zegt: “Weeks make sense to us, months just don’t.” Sterker nog, eigenlijk is plannen voor een dag het meest logisch: wat doe ik vandaag en wat doe ik niet-vandaag?

De week als logische indeling van tijd

Een week heeft een logische spanningsboog met een weekend, vrije dagen of middagen, activiteiten voor de avond. De ene dag voelt anders dan de andere. Voor iedereen een andere indeling maar wel één die al vanaf de eerste schooldag erin zit. Degenen die in vol-continu ploegen werken moeten tenminste er tegen kunnen dat het weekend wel eens op dinsdag/woensdag valt. Veel mensen willen het overzicht van een week ook scherp hebben om activiteiten op af te stemmen, zie ook het succes van Week cal als app. Wie nogal eens ’s avonds werkt of veel reist die zal binnen een week willen opletten dat er voldoende balans is voor vrije avonden, tijd om geconcentreerd te werken, et cetera.

Uiteraard zijn er beroepen waarin je vrij gedetailleerd vooruit moet kijken, voorbij deze week. Denk bijvoorbeeld aan roostermakers of werkvoorbereiders die voor een bepaald moment de juiste materialen op een bouwplaats moeten hebben. Maar voor veel kenniswerkers is de week een logisch geheel. Zie ook terugblikken op een week, weeknotes en dergelijke.

Een klacht tegen fijnmazige systemen met allerlei lijstjes met acties en projecten is wel eens dat je erg veel bezig bent met die lijstjes in plaats van met de acties.  Het risico van een systeem als Getting things done (GTD) waarin je controle over je verplichtingen en projecten krijgt, is dat het makkelijk een doel in zichzelf wordt. In het GTD-kwadrant is dat het micromanagement-kwadrant: veel controle en weinig overzicht.

Op GTD-Times beantwoordt David Allen de vraag wat iemand moet doen met die eindeloze, nooit eindigende reeks lijstjes die hij heeft. Er is altijd zoveel dat af moet. Het antwoord:

David Allen: The answer to your question is very simple: you’re never finished until you’re dead (if even then, on other levels of our existence).  The essence of GTD is to get yourself “in the driver’s seat” about what you’re doing, and want and need to do. It’s not about finishing everything. You don’t have to finish something to be free of it. You simply need to decide what it means to you, park the outcomes and actions in the appropriate places that you trust will be reviewed at the right time… and you’re free.

De dag als uiteindelijke moment van keuze

Een app als Do it (tomorrow) is een interessante app: wat doe je vandaag en wat doe je niet-vandaag? (Do it today. Or don’t) Kortom, je plant een dag en wat je niet vandaag doet schuif je naar ‘morgen’. Daarbij is morgen niet zozeer bedoeld als de dag na vandaag maar als ‘in elk geval niet vandaag’, een soort van mañana. Wat belangrijk voor vandaag is, plan en doe je en de rest is simpelweg niet-vandaag. Daarmee zijn die taken niet weggegooid maar in elk geval niet voor vandaag gepland. Niet-vandaag klinkt wellicht hetzelfde als “ooit”. Je kunt acties het predikaat “ooit” geven met als doel ze niet nu te doen en niet in te plannen maar wel te bewaren, zodat je ze ziet als je al je acties eens naloopt om te zien of je ze af hebt. Een stapeltje acties of projecten die je bij “ooit” heb gezet, bekijk je dan om na te gaan of je ze wel wilt plannen.

Leo Babauta gebruikt in zijn Zen to done (download versie) de term meest belangrijke taken (MBT’s) voor die taken die je op een dag zeker af moet hebben. Door die tenminste te benoemen en tijdens je werkdag nog een keer te zien, houd je een korte termijnfocus. Een citaat uit Zen to Done:

3 Plannen
Gewoonte: Stel uw meest belangrijke taken (MBT’s) voor de dag
en de week vast. Noteer elke week de MBT’s die u die week
wilt voltooien, en neem ze op in een planning. Leg elke dag een
lijstje van één tot drie MBT’s aan en zorg ervoor dat u die op de
dag zelf afhandelt. Doe dit vroeg op de dag, dan bent u er zeker
van dat u ze af krijgt.

Ik gebruik met veel plezier Nozbe om projecten en taken in bij te houden. In die toepassing is uiteraard ook een calender waar je acties aan kunt koppelen. Ik gebruik die alleen voor zeer korte termijntaken: taken die die dag of binnen enkele dagen moeten. Bij sommige taken, bijvoorbeeld in combinatie met een afspraak, heb ik wel reminders voor afspraken die soms een week ervoor staan als er voorwerk voor die afspraak nodig is. Maar ook die reminders komen pas in beeld als ze tot een concrete acties voor die dag(en) leiden.

Alles vandaag of deze week?

Uiteraard zijn er zaken die dag- en week-overstijgend zijn: afspraken maken, bezoeken plannen, … Maar een agenda is iets anders dan een actielijst. Ik kan me voorstellen dat je de dag voor een belangrijke deadline ruimte in je agenda houdt om zeker te weten dat je alles af kunt hebben maar welke acties er dan bijhoren is wellicht pas van te voren duidelijk.

Kortom, alle fijnmazige systemen met reminders ten spijt: vandaag en misschien deze week zijn het belangrijkst. Ik ben benieuwd of dat voor jou ook zo werkt.

Foto: Stargardener op Flickr.