Wat komt er dit jaar in jouw agenda te staan?

Een nieuw jaar is begonnen en veel mensen hebben een nieuwe agenda. Wat komt er allemaal in jouw agenda te staan dit jaar?

Wat heb je aan een onoverzichtelijke agenda?

Het is wel grappig om eens door je agenda van 2008 te lopen en te kijken hoe je ‘m hebt gebruikt. Bij een digitale agenda zul je niet veel sporen van misbruik tegenkomen. Maar een papieren agenda staat vaak vol met doorhalingen, vlekken, correcties en andere sporen. Alles bij elkaar maakt dat je leven niet echt overzichtelijk.

Veel mensen gebruiken hun agenda om zichzelf te pressen om bepaalde acties te doen. Stel je voor, dat je op maandag bedenkt, dat je een voorstel wilt schrijven voor een bepaald project. Dan kan de verleiding groot zijn om dat bij dinsdag in je agenda te zetten.

Maar dinsdagochtend had je een grote vergadering staan. En dinsdagmiddag komen er opeens een aantal urgente dingen tussendoor, die je aandacht hard nodig hebben. Aan het eind van de dag moet je met een zucht constateren, dat je totaal niet aan je voorstel toe bent gekomen.

En zo wordt je agenda een zootje. Je streept die taak door op dinsdag en verplaatst ‘m naar woensdag. En woensdagavond streep je ‘m weer door en zet ‘m bij donderdag neer. En dan bij vrijdag. En dan bij volgende week. Als je dat met een digitale agenda doet, zie je de sporen niet, maar wat blijft is dat je nog steeds veel te veel tijd kwijt bent om taken te reorganiseren in je agenda.

Maar er is nog een ander, groter probleem. Je hebt geen secuur overzicht meer over je dag. Als je in je agenda dingen zet die per se op die dag moeten gebeuren, maar ook dingen die je eigenlijk wel op die dag zou willen doen, dan zul je steeds opnieuw moeten nadenken over wat nu werkelijk je aandacht nodig heeft.

Dat kan beter!

Van David Allen en zijn Getting Things Done methode heb ik een veel strakkere manier geleerd om met m’n agenda om te gaan. Mij bevalt dat prima.

Gebruik je agenda alleen voor tijdgebonden acties.

Maak allereerst verschil tussen tijdgebonden acties en alle andere acties. In je agenda komen alleen die dingen te staan die werkelijk tijdgebonden zijn. Daarvoor geldt: als ze niet op die bepaalde dag of bepaalde tijd gebeuren, dan gaat er iets grondig mis.

Alle andere dingen komen niet meer in je agenda, maar op je lijst met Eerstvolgende Acties, of je Later/Misschien lijst.

Een paar voorbeelden van dingen die wél in je agenda mogen:

  • Afspraken zet je in je agenda. Vergaderingen, lunches, diners, het ergens ophalen van een kind, het bezoeken van iemand in het ziekenhuis. Afspraken zijn altijd datum en tijdgebonden. Die mogen dus in je agenda.
  • Deadlines zet je in je agenda. Het verslag wat op een bepaalde datum klaar moet zijn, de column die geschreven moet worden, dat soort dingen. Vaak zet ik een paar dagen of een paar weken voor de werkelijke deadline ook al een notitie in mijn agenda, dat die deadline eraan te komen.
  • Tijdgebonden beloftes gaan ook in je agenda. Als ik iemand beloof dat ik uiterlijk dinsdag terug zal bellen, dan komt het in m’n agenda.
  • Dingen die die dag gebeuren, die je wilt weten. Een vriend die examen doet, een collega die naar een lastige klant gaat, een kind dat een spreekbeurt houdt. Ook dat soort dingen kunnen in je agenda. Zo help je jezelf om aandacht te besteden aan de belangrijke dingen uit de levens van mensen die je dierbaar zijn.

Datum- of tijdgebonden.

Sommige acties zijn duidelijk tijdgebonden. Als je niet om 2:00 uur op je afspraak bent, dan ben je te laat.

Andere acties zijn alleen maar datumgebonden. Dat zie je vaak bij deadlines: het maakt niet zoveel uit of je het ’s ochtends of ’s middags af hebt, maar het moet wel die dag gebeuren.

Datum gebonden acties te kun je het handigste in dat deel van de agenda zetten waar geen tijdaanduidingen bijstaan. Veel papieren agenda’s hebben daar een apart vakje voor. In Outlook kun je bij het maken van een afspraak aangeven dat het een volledige dag betreft. Dan wordt dat item helemaal bovenaan in je Outlook agenda neergezet.

Zorg dit jaar eens voor een lekker heldere agenda.

Als je werkelijk alleen de datum- en tijdgebonden activiteiten in je agenda zet en de rest ergens anders opschrijft, garandeer ik je een overzichtelijker en effectiever agenda.

’s Ochtends, of de avond van te voren, kun je in één oogopslag zien hoe die dag eruit ziet. Over alles wat niet die agenda staat, hoef je je geen zorgen te maken. Alles wat niet op je agenda staat, ontplofte toch niet als het vandaag niet gedaan wordt.

En met dat heldere overzicht kun je die dag doen wat er gedaan moet worden. Voor de rest kijk je op je lijst met eerstvolgende acties, dat is namelijk het menu van de dingen je verder graag wilt doen in die week.

Als er iets is wat zorgt voor meer effect, dan is het wel helderheid, duidelijkheid en overzicht. Oók in je agenda.

Wat vind je van deze hack?
1Te gek0Leuk0Serieus?0Meh...0Stom

About Author

[plista widgetname=plista_widget_belowArticle]

12 Comments

  • Dominic
    Posted 31/05/2011 8:52 pm 0Likes

    @ een agenda is er voor om alles erin te schijven
    bijvoorbeeld

    -Waneer je een afspraak hebt
    -Waneer je naar school moet en warneer je vrij hebt !
    -Als je bijvoorbeeld een Date hebt kun je dat erbijvoorbeeld in schijven
    -& of Je Geliefde de datum ,
    dat zijn al een helleboel tipss ,

    & dan hoef je ze niet uit je hoofd te weten
    want dan vergeet je het vaak !

    xxx

  • Wendy
    Posted 03/01/2010 12:52 am 0Likes

    Hoi,

    Ik weet niet echt waar ik mijn vraag moest posten dus probeer ik het hier.
    Ben nu net een maandje lifehacking aan het volgen maar heb hier en daar dingen nog niet zo goed door.
    Ik ben al een tijdje bezig met alles in mijn Outlook-agenda bij te houden maar vandaag zou ik aan een nieuwe agenda moeten beginnen.
    Het vorige jaar heb ik al in pdf omgezet als archief maar hoe krijg ik alles van vorig jaar uit mijn Outlook
    zonder wederkerende gebeurtenissen (vb opleiding, verjaardagen) te wissen en hebben jullie tips over hoe jullie overgaan van 2009 naar 2010 in Outlook?
    Als je autoarchiveren gebruikt of in categorieweergave alles uit 2009 delete dan ben je terugkerende afspraken die in 2010 gelden ook kwijt :s

    Groetjes Wendy

  • Wouter Jong
    Posted 31/05/2009 2:44 pm 0Likes

    Wat niet iedereen weet, is de volgende truc om je inbox overzichtelijk te houden. Stel, je hebt een afspraak staan op 4 juni. In de aanloop daar naartoe gaan er een aantal e-mails heen en weer, plus de mail inclusief de routebeschrijving. Vanuit je inbox in Outlook kun je die mails verplaatsen (slepen) naar je agenda. Ze staan dan bij de afspraak en het houdt je inbox overzichtelijk.

  • Jan vdP
    Posted 17/01/2009 11:27 am 0Likes

    Ik pas sinds vorig najaar heel bewust de ‘weekly review’ toe die David Allan adviseert. Bij mij werkt dat prima. Ik denk eens per week heel bewust na over de mogelijke invulling van iedere dag. Hierbij houd ik rekening met afspraken, reistijden, taken, telefoontjes en quality time. Ik gebruik een combi van RTM, Google Agenda (primair) en Outlook (bij de klant).

    @Peterrrr: dank voor de tip, ik kende Flogs.nl nog niet.

  • Michiel
    Posted 15/01/2009 10:40 pm 0Likes

    Ben sinds een paar maanden bezig om mijn agenda (Outlook) intensiever te gebruiken. Voor mij geldt het volgende:
    – Een taak is WAT je moet doen
    – Een agenda-afspraak is WANNEER je iets doet.

    Een taak kan dus uit meerdere agenda-afspraken bestaan, die al dan niet zinvol worden besteed. De taak is dus bijvoorbeeld het schrijven van een artikel, waarna je de maandagmorgen hiervoor reserveert in je agenda. Mocht je dan die maandagmorgen er niet aan toe komen, dan verdwijnt je opdracht niet uit het zicht (om te vergeten)… de taak blijft gewoon openstaan (en wordt op den duur irritant rood, waardoor je nog meer geneigd bent er snel wat aan te doen ;-)).

  • Niels
    Posted 15/01/2009 9:09 am 0Likes

    @Taco,

    ik zal de website op mijn actielijst zetten. Je hoort nog van me.

    In ieder geval bedankt.

  • Frans
    Posted 15/01/2009 8:57 am 0Likes

    Ik vul mijn agenda met potlood in, makkelijk te wissen indien er een afspraak verzet wordt.

  • Michiel
    Posted 14/01/2009 4:48 pm 0Likes

    Ik lees hier nu een paar maanden mee. Ben de laatste tijd ook bezig om mijn agenda (Outlook) wat beter te gebruiken, nog niet echt via een vast methode o.i.d.

    Voor mij geldt:
    Een taak is WAT je moet doen, een agenda-item is WANNEER je het doet. Eigenlijk heb je dus vaak een combinatie van de twee nodig. Alleen een afspraak raak je uit het oog als je de dag eenmaal voorbij bent en er niet aan toegekomen bent. Een taak blijft staan totdat je deze afrondt. Een taak kan dus ook meerdere agenda-items tot gevolg hebben, al dan niet nuttig besteed.

    @Niels,
    Volgens mijn bovenstaande redenering zou de deadline “Artikel schrijven” dus een taak zijn, met begin- en einddatum en reminder, en verder een aantal momenten geblokt in je agenda om hieraan te werken. De agenda-items kun je eindeloos verplaatsen.

  • Peterrrr
    Posted 14/01/2009 11:13 am 0Likes

    Ik gebruik hiervoor eigenlijk altijd http://www.flogs.nl een jong en vernieuwende dienst. Alles in 1 overzicht op verschillende agenda types zoals outlook,gmail,windows live etc… mogelijk.

  • Jos
    Posted 13/01/2009 6:00 pm 0Likes

    Je kunt ook een periode blokkeren om aan iets te werken. Dat is wat mij betreft ook een tijdgebonden afspraak.
    Verder is een digitale agenda (vroeger Palm, tegenwoordig iPhone) toch wel een stuk handiger dan een papieren versie. Als je dan toch met die geplande tijd moet schuiven, wordt het tenminste geen zooitje. Sterker nog het is en blijft heel overzichtelijk!

  • Taco Oosterkamp
    Posted 13/01/2009 11:54 am 0Likes

    @Niels – ik zet vaak een reminder in m’n agenda vóór de deadline. Ik schat een beetje hoeveel doorlooptijd ik wil hebben en dan zet ik bijvoorbeeld twee of vier weken voor de echte deadline vast iets in m’n agenda.

    Op het moment dat ik die reminder tegenkom, zet ik de eerste actie op m’n Eerstvolgende Actieslijst.

    In Outlook doe ik dat soms nog wat anders: http://www.meereffect.nl/articles/displayarticle.aspx?Link=/log/2005/11/een_soort_tickl.html

    Helpt dit?

    Groeten,
    Taco Oosterkamp

  • Niels
    Posted 12/01/2009 11:20 pm 0Likes

    Super…, maar… een deadline is een deadline. Die kan niet alleen op die dag uitgevoerd worden. Hoe los je dat op in je agenda. Aangezien een taak binnen die deadline opzich geen tijdgebonden taak is?

Geef een reactie

%d bloggers liken dit: