Wat komt er dit jaar in jouw agenda te staan?

Een nieuw jaar is begonnen en veel mensen hebben een nieuwe agenda. Wat komt er allemaal in jouw agenda te staan dit jaar?

Wat heb je aan een onoverzichtelijke agenda?

Het is wel grappig om eens door je agenda van 2008 te lopen en te kijken hoe je ‘m hebt gebruikt. Bij een digitale agenda zul je niet veel sporen van misbruik tegenkomen. Maar een papieren agenda staat vaak vol met doorhalingen, vlekken, correcties en andere sporen. Alles bij elkaar maakt dat je leven niet echt overzichtelijk.

Veel mensen gebruiken hun agenda om zichzelf te pressen om bepaalde acties te doen. Stel je voor, dat je op maandag bedenkt, dat je een voorstel wilt schrijven voor een bepaald project. Dan kan de verleiding groot zijn om dat bij dinsdag in je agenda te zetten.

Maar dinsdagochtend had je een grote vergadering staan. En dinsdagmiddag komen er opeens een aantal urgente dingen tussendoor, die je aandacht hard nodig hebben. Aan het eind van de dag moet je met een zucht constateren, dat je totaal niet aan je voorstel toe bent gekomen.

En zo wordt je agenda een zootje. Je streept die taak door op dinsdag en verplaatst ‘m naar woensdag. En woensdagavond streep je ‘m weer door en zet ‘m bij donderdag neer. En dan bij vrijdag. En dan bij volgende week. Als je dat met een digitale agenda doet, zie je de sporen niet, maar wat blijft is dat je nog steeds veel te veel tijd kwijt bent om taken te reorganiseren in je agenda.

Maar er is nog een ander, groter probleem. Je hebt geen secuur overzicht meer over je dag. Als je in je agenda dingen zet die per se op die dag moeten gebeuren, maar ook dingen die je eigenlijk wel op die dag zou willen doen, dan zul je steeds opnieuw moeten nadenken over wat nu werkelijk je aandacht nodig heeft.

Dat kan beter!

Van David Allen en zijn Getting Things Done methode heb ik een veel strakkere manier geleerd om met m’n agenda om te gaan. Mij bevalt dat prima.

Gebruik je agenda alleen voor tijdgebonden acties.

Maak allereerst verschil tussen tijdgebonden acties en alle andere acties. In je agenda komen alleen die dingen te staan die werkelijk tijdgebonden zijn. Daarvoor geldt: als ze niet op die bepaalde dag of bepaalde tijd gebeuren, dan gaat er iets grondig mis.

Alle andere dingen komen niet meer in je agenda, maar op je lijst met Eerstvolgende Acties, of je Later/Misschien lijst.

Een paar voorbeelden van dingen die wél in je agenda mogen:

• Afspraken zet je in je agenda. Vergaderingen, lunches, diners, het ergens ophalen van een kind, het bezoeken van iemand in het ziekenhuis. Afspraken zijn altijd datum en tijdgebonden. Die mogen dus in je agenda.

• Deadlines zet je in je agenda. Het verslag wat op een bepaalde datum klaar moet zijn, de column die geschreven moet worden, dat soort dingen. Vaak zet ik een paar dagen of een paar weken voor de werkelijke deadline ook al een notitie in mijn agenda, dat die deadline eraan te komen.

• Tijdgebonden beloftes gaan ook in je agenda. Als ik iemand beloof dat ik uiterlijk dinsdag terug zal bellen, dan komt het in m’n agenda.

• Dingen die die dag gebeuren, die je wilt weten. Een vriend die examen doet, een collega die naar een lastige klant gaat, een kind dat een spreekbeurt houdt. Ook dat soort dingen kunnen in je agenda. Zo help je jezelf om aandacht te besteden aan de belangrijke dingen uit de levens van mensen die je dierbaar zijn.

Datum- of tijdgebonden.

Sommige acties zijn duidelijk tijdgebonden. Als je niet om 2:00 uur op je afspraak bent, dan ben je te laat.

Andere acties zijn alleen maar datumgebonden. Dat zie je vaak bij deadlines: het maakt niet zoveel uit of je het ’s ochtends of ’s middags af hebt, maar het moet wel die dag gebeuren.

Datum gebonden acties te kun je het handigste in dat deel van de agenda zetten waar geen tijdaanduidingen bijstaan. Veel papieren agenda’s hebben daar een apart vakje voor. In Outlook kun je bij het maken van een afspraak aangeven dat het een volledige dag betreft. Dan wordt dat item helemaal bovenaan in je Outlook agenda neergezet.

Zorg dit jaar eens voor een lekker heldere agenda.

Als je werkelijk alleen de datum- en tijdgebonden activiteiten in je agenda zet en de rest ergens anders opschrijft, garandeer ik je een overzichtelijker en effectiever agenda.

’s Ochtends, of de avond van te voren, kun je in één oogopslag zien hoe die dag eruit ziet. Over alles wat niet die agenda staat, hoef je je geen zorgen te maken. Alles wat niet op je agenda staat, ontplofte toch niet als het vandaag niet gedaan wordt.

En met dat heldere overzicht kun je die dag doen wat er gedaan moet worden. Voor de rest kijk je op je lijst met eerstvolgende acties, dat is namelijk het menu van de dingen je verder graag wilt doen in die week.

Als er iets is wat zorgt voor meer effect, dan is het wel helderheid, duidelijkheid en overzicht. Oók in je agenda.