Kost alle rompslomp in je leven en werk jou ook teveel tijd en energie? Voor veel mensen bestaat een groot deel van hun werk uit dingen die je wél moet doen, maar waar je eigenlijk niet zelf voor had gekozen. Het nabellen van een e-mail, het verplaatsen van afspraken, het terugsturen van facturen of het achter de broek zitten van een aannemer… Allemaal rompslomp die je afhoudt van het werk waar je je eigenlijk op wilt concentreren.
Een leven met minder rompslomp zou een stuk creatiever en effectiever zijn. Je zou meer gedaan krijgen, letterlijk en figuurlijk minder moe worden van al dat gedoe en veel meer tijd kunnen besteden aan interessante zaken. Met minder rompslomp zou je werkplezier waarschijnlijk aanzienlijk omhoog gaan.
Toch zien we rompslomp vaak als een gegeven en niet als een serieus probleem. Het gevolg is dat we er maar weinig tegen doen. We nemen de rompslomp voor lief, want "het moet nou eenmaal gebeuren". Een belangrijke oorzaak van die laisse-faire houding is dat we geen harde cijfers hebben over de gruwelijke hoeveelheid tijd die we er soms aan kwijt zijn. Alles wat we weten over rompslomp is een vaag gevoel en de indruk dat het steeds meer wordt – meer e-mail, meer MSN, meer telefoon, meer interrupties.
Rompslomp ontstaat door een aantal oorzaken
Rompslomp is er niet zomaar. Het is geen gegeven, maar het onstaat door aanwijsbare oorzaken. Laat ik er een paar dingen noemen als voorbeeld.
Slordig communiceren levert rompslomp op. Door slordig communiceren ben je genoodzaakt alles te doublechecken. Je wordt niet teruggebeld als je een boodschap hebt achtergelaten, je krijgt geen reactie op een mail die je stuurde of je krijgt maar één antwoord op de drie vragen die je stelde. De extra rompslomp die dat oplevert is niet alleen zonde van je tijd maar zou ook overbodig zijn als we met z’n allen wat minder nonchalant zouden communiceren.
Informatie-overload zorgt óók voor rompslomp. Je kunt soms niet overzien wat er allemaal aan informatie op je afkomt. Te veel mail, teveel informatie en teveel verschillende werkzaamheden zorgen ervoor dat je steken laat vallen. En die zorgen op hun beurt weer voor allemaal problemen, dingen die omslachtig alsnog net voor de deadline geregeld moeten worden en dus: meer rompslomp.
Je onderbewuste zorgt voor rompslomp. Als je probeert om alle acties in je leven en werk netjes te onthouden, glipt er toch regelmatig iets tussendoor. Je onderbewuste is namelijk een beroerde manager. Dus denk je aan de goede dingen, op de verkeerde momenten of plaatsen. Je staat heerlijk te douchen als je opeens te binnenschiet dat je nog helemaal geen antwoord heb je gekregen van Chris. Doucheplezier weg, maar de volgende ochtend op kantoor ben je het alweer kwijt. Tijdens een vergadering bedenk je dat je nog een fotorolletje moet halen, maar ben je eenmaal in het winkelcentrum voor een andere boodschap, dan vergeet je de fotospeciaalzaak weer. Allemaal rompslomp en zonde van je energie…
Dat kan anders!
Een paar tips om zoveel mogelijk rompslomp uit je hoofd en uit je leven te werken.
Begin met een Wachten Op lijst. Door strak op te schrijven op wie of wat je allemaal wacht voorkom je dat je onbewuste dat gaat onthouden voor je. Bovendien kun je dan eindelijk eens meten waar je allemaal op wacht. Dat helpt om meer inzicht te krijgen in alle rompslomp. Je krijgt beter in de gaten waar de rompslomp zit of waardoor hij veroorzaakt wordt. Dat kan helpen om de keus te maken om te wisselen van leverancier, helemaal een andere baan te zoeken of een klant te ontslaan.
Delegeer meer. Als je medewerkers hebt aan wie je taken kunt delegeren, neem dan nog eens goed onder de loep of alles wat je doet wel écht door jou persoonlijk gedaan moet worden. Het is verbazingwekkend om te zien hoeveel topmensen acties zelf doen die ze makkelijk aan een assistent zouden kunnen delegeren. Maar delegeren hoeft niet per definitie aan een ondergeschikte te zijn. Ook leveranciers, freelancers of virtuele assistenten (check bijvoorbeeld http://www.GetFriday.com, in India) kunnen je een deel van alle rompslomp uit handen nemen.
Bouw een supportsysteem om iedereen die veel rompslomp veroorzaakt. Als de topverkoper in het bedrijf enorm slordig rapporteert, en niets lukt om hem te temmen, dan kun je hem ook als het ware isoleren van de rest van het bedrijf door hem een eigen secretaresse te geven. Dan leeft hij weliswaar nog in zijn eigen rompslomp, maar dat waaiert dan tenminste niet meer uit naar de rest van het bedrijf.
Neem minder projecten aan. Bij het plannen van projecten vergeet je vaak de tijd te calculeren die je kwijt bent aan de rompslomp rond zo’n project. Maar dat je er niet aan denkt bij het plannen van het project wil niet zeggen dat het ook niet gedaan hoeft te worden. Mocht de hoeveelheid rompslomp echt uit de hand lopen, check dan of je niet gewoon veel te veel werk op je bord hebt liggen.
Maak duidelijker afspraken en verbindt hier eventueel sancties aan. Met een leverancier kun je bijvoorbeeld afspreken dat je 10 procent minder betaalt als hij niet op tijd levert. Binnen een bedrijf zou het niet nakomen van afspraken een serieus item in een functioneringsgesprek kunnen zijn. Duidelijker afspraken kun je ook maken met iemand die iets van jou nodig heeft. De collega die jou vraagt te helpen met de verzending van de vergaderstukken maar ze nooit op tijd bij je aanlevert, hoort dan bijvoorbeeld van je dat je het best wil doen maar alleen als hij de vergaderstukken voor donderdagmiddag 3 uur aanlevert. Is hij later, dan gaan de stukken pas na het weekend de deur uit.
Neem meer marge. Bestel materialen die je nodig hebt ruimer van tevoren of vraag mensen je binnen twee weken terug te mailen terwijl je het antwoord pas over vier weken nodig hebt. De rompslomp wordt er misschien niet minder door, maar het zorgt wel voor aanzienlijk minder stress bij jou.
Als je rompslomp eenmaal echt serieus gaat nemen, schrik je misschien eerst van de kolossale hoeveelheid. Maar daarna kun je erover gaan nadenken hoe je je wapent tegen het rompslompmonster. Veel succes daarbij!
(Dit artikel is eerder gepubliceerd als één van de meereffect artikelen)
