Wie betaalt wat?

Ken je dat, je werkt of leeft met iemand(en) samen en doet los van elkaar gezamenlijke uitgaven. Maar op een gegeven moment raak je het overzicht of ‘de tel’ kwijt, je vraagt je af of er nog wel balans is, of je vindt het gewoon fijn om je gezamenlijke uitgaven bij te houden.

Wat ik nu heb gemaakt (en dat koste me een kwartier) is een formulier dat zowel op het web als heel gemakkelijk via mijn iPhone benaderbaar is en precies doet wat ik nodig heb.

Voor de aanmelding van verschillende evenementen die ik organiseer en andere toepassingen gebruik ik al langere tijd de optie formulieren bij Google docs en spreadsheets, handig en overzichtelijk en op zo’n manier te ‘ontwerpen’ dat je precies de informatie krijgt die je nodig hebt. Geïnspireerd door de post van Erno Mijland over rittenadministratie, vond ik eindelijk een oplossing voor het volgende: wie Betaalt wat? Nu bestaat groepsrekening.nl, maar op je GSM werkt dat echt niet en ook op internet is het veel te omslachtig vind ik en doet het niet waar ik naar op zoek ben. Dit formulier is zowel op het web als via mijn iPhone benaderbaar en doet precies wat ik nodig heb. Dus bijvoorbeeld als ik een hotelovernachting betaal, kan ik in de trein naar huis op mijn zelfgemaakte ‘iPhone applicatie’ klikken en de gegevens invoeren. Of als mijn vriend geld in de pot heeft gestopt voor een cadeautje kan hij dat achteraf invullen. Het werkt heel simpel, en dat is maar goed ook, want de ervaring leert dat als iets teveel gedoe kost of ingewikkeld is ik het toch niet ga doen.

De te volgen stappen:

• ga naar docs.google.com en klik op create new (nieuwe maken)
• klik op Form (formulier)
• stel de vragen die je wilt stellen: bedrag, locatie, gelegenheid etc. Voor de deelnemers gebruik je een multiple choice vraag, daar vul je de namen in. In de tweede regel ‘bedrag:’
• als je een bedrag invult dat je vandaag hebt betaald hoef je het datumveld niet in te vullen. Google Docs registreert bij elke invoer namelijk automatisch datum en tijd.
• je kunt je eigen thema kiezen voor de achtergrond en kleuren van het formulier
• kopieer de link van het formulier (URL onderaan het formulier) en mail deze naar jezelf. Open deze e-mail op je iPhone en klik op of kopieer de link van het formulier. Het formulier opent nu in Safari op je iPhone.
• stel het formulier door in te zoomen zo optimaal mogelijk in (je iPhone onthoudt de zoom-instellingen, dus het is handig om eerst in te zoomen).
• klik op de + onderin de display en kies: ‘Zet in beginscherm’, kies ‘Voeg toe’ en het formulier komt net als een echt app als icoon op je iPhone te staan. Heb je geen iPhone, dan kun je het formulier ook alleen via Google docs gebruiken natuurlijk.
• Deel het formulier en de spreadsheet met je vriend(en) e.d. zodat deze ook bedragen kan toevoegen en overzicht heeft.

Alle gegevens worden verzameld in een Google Spreadsheet. Ook achteraf kan ik het formulier invullen; de link naar het formulier heb ik in mijn bladwijzerwerkbalk gezet. In de spreadsheet maak je af en toe een ’tussenstand’ en zo houd je gevoel over wie wanneer ongeveer aan de beurt is om iets te betalen. Ook achteraf kun je direct op de spreadsheet of via het formulier invullen wie wat heeft betaald.

Er zijn vast nog wel andere oplossingen om bovenstaande in kaart te brengen, ik hoor het graag in de comments!