Zeven manieren om Google Docs beter in te zetten

We hebben hier op lifehacking.nl al vaak geschreven over Google Docs. Zo noemde we het onder andere een alternatief voor Microsoft Office, lieten we zien hoe je mailings maakt met Google Docs en GMail en natuurlijk hoe je met Pixelpipe je bijlages makkelijk naar Google Docs stuurt.

Op mijn eigen blog noemde ik Google Docs recent in mijn oplossing voor een gratis alternatief voor MobileMe en iPadPlanet meldde vorige week dat het binnenkort mogelijk zal zijn om documenten in Google Docs te bewerken op de iPad!

Daarom lijkt het een goed idee om deze zeven tips om Google Docs nog beter in te zetten te delen met jullie:

1. Samenwerken aan bestanden

Eén van de voordelen aan Google Docs is de mogelijkheid om samen te werken aan bestanden.

Zit je met offline-oplossingen als Pages en Word nog vast aan het rondsturen van documenten via email, waar uiteindelijk zoveel versies van zijn dat het een chaos is om dit te organiseren, kun je met Google Docs gewoon een document delen.

Google houdt zelfs revisies bij, dus je kunt altijd alle wijzigingen in zo’n documenten terugdraaien.

Het delen van een document gaat heel simpel door rechtsboven op ‘Delen’ (Nederlandse versie) of ‘Share’ (Engelse versie) te klikken. Vervolgens geef je de namen of emailadressen van mensen met wie je het document wilt delen en kunnen zij het ook bewerken.

Het is zelfs mogelijk tegelijk aan een document te werken en live de wijzigingen te zien!

2. Documenten automatisch vertalen

Heb je een document in het Duits wat je graag Nederlands zou hebben? Een Nederlands verslag gegeven wat je internationaal wilt verspreiden, in het Engels? Dan kun je gebruik maken van de vertaal-functie in Google Docs. Hiermee kun je je document zo laten vertalen naar één van de 53 talen die Google Translate ondersteunt.

Om je document te laten vertalen kies je ‘Tools’ en dan ‘Translate document’. Kies een naam voor je nieuwe document, de taal en klik op ‘ok’ en enkele momenten later heb je een vertaald document! De kwaliteit van de vertaling is wat je kan verwachten van Google Translate: niet optimaal, maar voor sommige dingen ‘goed genoeg’ als voorzet. Voor de studenten onder ons: ik raad het jullie niet aan deze functie te gebruiken om je verslag Frans in het Nederlands te typen en het dan zo te vertalen en in te leveren. 😉

3. Gebruik sjablonen voor prachtige documenten

Zo’n twee jaar geleden kwam de mogelijkheid om templates in te zetten op Google Docs, waardoor er nu een grote database van allerlei sjablonen beschikbaar is. Deze lopen uiteen van persoonlijk budget planners tot simpele voorbeelden van recepten en natuurlijk CV-voorbeelden en sollicatiebrieven .

Deze sjablonen kun je gemakkelijk gebruiken door ze op te zoeken in de database en dan te kiezen voor ‘Deze sjabloon gebruiken’ (Nederlandse versie) of ‘Use this template’ (Engelse versie).

Eén van mijn persoonlijke favoriete sjablonen is een erg functionele: “Distraction Free Writing Template” van Juuso Vermasheinä, voor een omgeving vergelijkbaar met editors als WriteRoom en OmmWriter.

4. Bestanden importeren uit verschillende formaten

Natuurlijk zou het af en toe heel fijn zijn als we allemaal hetzelfde systeem gebruiken, maar helaas is dit niet de praktijk. Je zult nog vaak documenten aangeleverd krijgen als Excel, CSV, TSV of ander formaat. Sinds kort is het geen probleem om deze documenten in Google Docs te krijgen, en zelfs simpel om de data hier in toe te voegen aan je eigen document!

Je doet dit door “Import” te selecteren onder “File” en dan aan te geven waar je de data wilt hebben. Je kunt bijvoorbeeld een nieuwe sheet maken, of de data onderaan je huidige document zetten.

5. PDF-bestanden omzetten naar tekst

Als je PDF-bestanden hebt, bijvoorbeeld ingescande documenten, kun je de tekst hier in niet meer bewerken. Door OCR-techniek (Optical Character Recognition) kan Google deze bestanden omzetten naar een document wat je wél kunt bewerken.

Dit doe je door op “Upload…” te klikken in Docs en je PDF te selecteren. Zet het vinkje bij “Convert text from PDF to Google Documents” en je document is gewoon te bewerken als een document!

6. Tekenen met Docs

Sommige dingen kun je gewoon niet uitleggen met woorden, daar heb je beeld voor nodig. Voor deze dingen kun je een tekening maken door te kiezen voor File -> New -> Drawing in een document.

Hier kun je kiezen uit de vele standaard symbolen, tekenen uit vrije hand (Scribble), plaatjes invoegen (vanaf een website, je eigen harde schijf of zelfs Google Image Search!) en tekst typen in de tekstboxen. Heel erg handig voor het maken van simpele diagrammen, flowcharts of gewoon om even mee te spelen. 😉

7. Geavanceerd zoeken

Zoals we gewend zijn van Google zijn er ook goede zoek-opties beschikbaar in het systeem. Natuurlijk kun je gewoon de document-titels doorzoeken, maar ook filteren op criteria als de mensen met wie je het gedeeld hebt, wie de eigenaar van het document is, wanneer het document voor het laatst bewerkt is of wanneer jij het voor het laatst geopend hebt. Je vindt al deze opties en meer onder “Show search options” naast het zoekveld, of door gebruik te maken van de slimme zoek-operators.

Gebruik bijvooorbeeld from:persoon om alle documenten te vinden die hij of zij met jou deelt!

Er zijn nog veel meer mooie manieren om Google Docs in te zetten, dus ik ben benieuwd hoe jullie dat doen. Heb je nog een handige Docs-hack of tip? Laat het dan even weten in de reacties!