Zo maak je je bureau leeg voor HNW

In steeds meer bedrijven gaat men over op Het Nieuwe Werken waarbij men gebruikt maakt van flexibele werkplekken en werktijden. Hoewel dit systeem veel voordelen kent, heeft het voor velen als groot minpunt dat de eigen werkplek moet worden ingeleverd. Met deze tips maak je je werkplek helemaal hybride.

Zo ga je te werk:

1) Afhankelijk van jouw kantooromgeving behoud je een geringe hoeveelheid ruimte voor jouw spullen. Vaak is dit een plank in een kast en een kluisje voor persoonlijke spullen. Wellicht heb je het geluk een rolkoffer of iets dergelijks te krijgen voor je kantoorspullen. Mocht dat niet het geval zijn, stop dan een paar pennen in je tas en lever je overige kantoorartikelen in bij het secretariaat of magazijn. Je nietmachine, perforator, typex, plakband en paperclips gebruik je waarschijnlijk toch amper meer. Ook stapels kladblokken, insteekhoesjes en lege mappen kun je weer inleveren bij het magazijn.

2) Stop foto’s en andere persoonlijke zaken ook in je tas en neem ze mee naar huis. Daarvoor in de plaats kun je natuurlijk wel zorgen voor enkele digitale foto’s in je PC.

3) Heb jij een grote stapel postbakjes op je bureau staan die stof staat te vangen? In je postbakjes hoort zich je werkvoorraad te bevinden, dus de stukken waar je nu mee aan het werk bent/moet.

Maak de stapel helemaal leeg en maak bijvoorbeeld de volgende bakjes:
IN Voor nieuwe post. Vraag al je collega’s hier nieuwe documenten en dergelijke in te stoppen.
ACTIE Alle zaken waar je iets mee moet, dus ook notities, aantekeningen, lijstjes, enzovoort.
WACHTEN Papieren waar je nu niet mee verder kunt, omdat je wacht op een reactie of aanvulling van een ander. (Dus niet omdat je zit te wachten tot je er zelf zin in krijgt.)
ARCHIVEREN Afgehandelde post die je moet opbergen. Wacht tot je een klein stapeltje hebt en berg alles in één keer op.
UIT Bijvoorbeeld voor te versturen post.

Voorzie de bakjes van duidelijke labels (uit te printen via http://www.stopdestapels.nl/pdf/2_postbakjes.pdf) en vul ze met de bijbehorende papieren. Je stapel postbakjes kun je aan het einde van je werkdag op je boekenplank zetten.

4) Wellicht zit jouw beeldscherm onder de post-its of is jouw werkplek bezaaid met notities. Gebruik vanaf nu één duidelijk systeem voor al jouw taken en notities. Je kunt kiezen voor een digitale to-do lijst in bijvoorbeeld Outlook of voor een papieren to-do bloc. Het kiezen voor een digitaal systeem heeft in deze tijden wel de voorkeur aangezien je je takenlijst dan altijd overal paraat hebt.

Nu rest je nog het wegwerken van je papieren. Hier zijn enkele tips om snel door je stapels heen te komen:

5) Overleg met je collega’s of er op de afdeling een centrale plek kan komen voor naslagwerken zoals catalogi, (hand)boeken en gebruiksaanwijzingen. Zo hoeft niet ieder voor zich deze spullen te bewaren.

6) Maak afgeronde (klanten) dossiers compleet en stuur ze naar het centrale archief.

7) Gooi stapels oude tijdschriften weg. Steeds meer vaktijdschriften zijn digitaal te raadplegen. Je hoeft de papieren versie dus niet meer te bewaren.

8) Bewaar zoveel mogelijk documenten digitaal en print (bijna) niets meer uit. Stukken die je ooit uitprintte om te kunnen lezen, kun je nu weggooien. Denk aan notulen, rapporten, artikelen, enz.

Wat overblijft zijn de dossiers en stukken waar je nu mee werkt. Waarschijnlijk zijn ook deze grotendeels digitaal beschikbaar en hoef je nog maar weinig op papier te bewaren. Zo past de rest gemakkelijk op je plank!

Dit artikel is geschreven door Annemiek Tigchelaar. Ze geeft werkplektrainingen en persoonlijk advies over werkplekorganisatie, efficiënt e-mailen en werken. Zij is trainer bij Het Betere Werken en aangesloten bij de Nederlandse Beroepsvereniging van Professional Organizers. Daarnaast is zij auteur van Stop de stapels – al je papier op orde thuis en op kantoor. www.toporde.nl