13 tips om je to-do lijsten te temmen

Sommigen zweren bij to-do lijsten, anderen verachten ze juist. Een feit blijft dat het overzicht geeft, en dat iedereen het op zijn eigen manier doet. We schrijven bij Lifehacking veel over to-do lijsten én over apps voor to-do’s. Elke auteur van Lifehacking heeft zijn eigen systeem ontwikkeld. Soms met invloeden uit bijvoorbeeld GTD of uit het Dash/Plus systeem. Bill Zipp geeft 13 algemene tips om beter en slimmer om te gaan met al je taken. Hij is spreker, coach en consultant en auteur van het ebook The Smart Leader’s Guide to Personal Productivity.

1 Zorg voor één goede lijst van taken

Veel mensen gebruiken verschillende to-do lijsten om taken bij te houden. Soms zelfs verschillende systemen naast elkaar. Denk aan je takenlijst op je computer, je e-mailinbox en losse papiertjes op je bureau. De eerste stap naar overzicht is dus: zorg voor één goed systeem met al je taken in één overzicht. Je zal verbaasd zijn als je ziet hoeveel rust het geeft om alles in één overzicht te hebben. Zoek je een goede takenlijstmanager? Wij schreven eerder hoe je een bij jouw passende kan vinden.

2 Maak elke taak actiegericht

Deze vereist de nodige discipline: zorg ervoor dat elke taak een actie is. Anders wordt het eerder een wensenlijst. Hoe duidelijker het voor je is wat de volgende benodigde actie is, hoe gemakkelijker je de taak oppakt en uitvoert.

3 Maak elke taak enkelvoudig

Vaak gaan mensen de fout in door een te grote taak te omschrijven. Hoe specifieker de taak omschreven wordt, hoe beter. Als je als taak ‘Blogpost schrijven’ opschrijft, is het een hels karwei om eraan te beginnen, en is het niet duidelijk waar je moet beginnen. Voor een blogpost moeten er verschillende taken worden uitgevoerd: onderwerp vinden, research, afbeelding erbij zoeken, afbeelding in het juiste formaat maken, blogpost schrijven, na laten kijken op type- en taalfouten, in WordPress zetten, inplannen. Veel meer dus dan één taak.

Toegegeven, het klinkt omslachtig om zo naar je taken te kijken, maar het maakt het wegwerken van je takenlijst een stuk eenvoudiger.

4 Automatiseer takenseries

Voor terugkerende taken of uitkomsten is het raadzaam om daar een ‘template’ voor te maken. Bijvoorbeeld het voorbeeld van de blogpost, de opsomming van wat moet gebeuren is elke keer exact hetzelfde.

5 Geef een deadline mee

Ook een mentale uitdaging: geef een deadline mee aan een taak. Ook als de taak officieel geen deadline heeft. Taken op je takenlijst die geen einddatum hebben meegekregen kunnen maanden op je lijst blijven staan.

6 Maak een ‘Ooit/misschien-lijst

Maak een ooit/misschien-lijst voor taken waar je echt geen deadline aan wilt geven. Dit kunnen bijvoorbeeld boeken zijn die je nog wil lezen, een cursus die je wil volgen. Allemaal ideeën die je nog wilt gaan doen, maar nu geen tijd voor hebt.

7 Onderhoud je takenlijst wekelijks

Kijk wekelijks naar je takenlijst, wat kan eraf? Welke deadline is verstreken? Welke opvolgende taken zijn er? Kijk ook vooral naar prioriteiten. Welke taken vragen om directe actie of moeten echt komende week afgerond zijn?

8 Houd gedelegeerde taken bij

Onvermijdelijk dat je taken ook uitbesteedt, of wacht op een actie van iemand anders. Zorg ervoor dat je al die acties door anderen ook in het vizier houdt. Zodat je tijdig aan de bel kunt trekken mocht het uitlopen of vergeten zijn.

9 Maak van je mailbox geen takenlijst

Wanneer een e-mail een actie van je vereist, verplaats de inhoud van die e-mail direct naar je takenlijst. Anders ben je snel het overzicht kwijt. Bij sommige takenmanagers is het mogelijk om de mail direct naar je lijst te sturen.

10 Beperk het aantal taken dat je in een dag wilt doen

Veel mensen proberen te veel taken op één dag af te ronden. Sommigen ervaren hierdoor stress of raken het overzicht kwijt. Alan Weiss adviseert om maximaal 8 taken per dag uit te voeren. Door dit dieet zorg je ervoor dat je echt de allerbelangrijkste taken doet en je niet laat afleiden door kleine onbeduidende taken.

11 Zet al je notificaties uit

E-mail, Whatsapp-notificaties en status-updates lijden enorm af tijden het werk. Door al die notificaties word je steeds uit je werk en je flow gehaald. Het kost daarna veel tijd om weer terug in je flow te komen. Zet daarom zoveel mogelijk notificaties uit, zodat je rustig kunt doorwerken. Het beste is om een paar momenten per dag te plannen dat je alles checkt, zodat je tussendoor ongestoord kunt werken.

12 zorg ervoor dat je je master-takenlijst altijd bij je hebt

Zoals al eerder gezegd, taken op verschillende plekken bijhouden vertroebelt het overzicht. Zorg er daarom voor dat je altijd alle taken in één overzicht hebt. En zorg ervoor dat je dit altijd bij je hebt. Bijvoorbeeld door de eerder genoemde to-do-managers.

13 Zorg voor rust, minimaal één keer per week

Tegenwoordig zijn veel mensen 24 uur per dag, zeven dagen per week online. Zorg ervoor dat je ook momenten van rust hebt. Ga fietsen, hardlopen, boek lezen, doe iets. Zorg er in ieder geval voor dat je soms even niet aan je taken denkt en dat je niet achter je computer zit. In het artikel zegt Bill Zipp zelfs dat je één dag per week offline moet zijn.

Als laatste tip geeft Bill Zipp nog mee:
Neem elke week één van de bovenstaande tips en zorg ervoor dat je die jezelf eigen maakt. Zo maak je in 13 weken jezelf door de hele lijst eigen.