Wat moet je doen als je achterloopt met je werk? Inhalen natuurlijk! Maar je raakt al snel overspoeld met andere taken die een hoge prioriteit hebben, waardoor je niet of nauwelijks toekomt aan de dingen die je een tijd geleden al af had moeten hebben. Lifehacking heeft hiervoor een aantal tips die gaan over proactief werken in plaats van reactief werken. Lees ook: Zo kun je productief zijn in het vliegtuig.
Als er gewoonweg te veel gedaan moet worden, raak je al gauw het overzicht kwijt en kom je nog verder in de problemen. Daarom is het van belang dat je proactief te werk gaat in plaats van reactief.
Proactief versus reactief werken
Als je reactief te werk gaat, kijk je vooral naar wat er gedaan moet worden en probeer je deze waslijst aan taken af te werken als reactie op het feit dat je achterloopt. Proactief werken wil zeggen dat je je werk gaat inplannen zodat je het overzicht terugkrijgt en efficiënter te werk kunt gaan. Het lijkt voor de hand liggend, maar deze tips kunnen je enorm helpen om meer werk sneller voor elkaar te krijgen.
Prioriteiten stellen
Maak zodra je op maandag aan je nieuwe week begint een lijst met dingen die de komende week echt gedaan moeten worden. Deze dingen hebben een hoge prioriteit. Kijk welke van deze dingen je door anderen kunt laten doen, of waar anderen je bij kunnen helpen. Ben jij de enige die het kan doen? Zorg dan dat je deze taken eerst uitvoert.
Controleer niet constant je e-mails
Als je tussendoor steeds e-mails leest, is de kans groot dat je je concentratie verliest, en het is ook nog eens mogelijk dat je gaat zitten antwoorden op dingen die niet meteen van belang zijn. Controleer daarom op vaste tijden je e-mails, bijvoorbeeld op een moment dat je even pauze neemt, en beantwoord e-mails alleen op vooraf bepaalde momenten.
Probeer je activiteiten goed in te delen
Als je tussendoor naar een vergadering moet, of als je op een telefoontje zit te wachten, is de kans groot dat je minder effectief aan het werken bent. Probeer daarom van tevoren te bepalen wanneer je afgeleid zou kunnen worden, en deel hier je werk op in.
Grote taken opdelen
Als je een grote taak voor de boeg hebt die erg lang gaat duren of waar je tegenop ziet, probeer deze taak dan in kleinere stukjes te hakken, zodat je het gevoel hebt dat je steeds iets voltooid hebt naarmate je voortgang boekt.
Terugblikken
Er is niets fijner dan taken doorstrepen aan het einde van een drukke dag. Net als dat je een takenlijst maakt, moet je jezelf ook tijd gunnen om deze taken door te krassen, zodat je echt het gevoel hebt dat je vooruitgang geboekt hebt. Dan kun je er de volgende dag weer fris en vol goede moed tegenaan.
