Tips voor live meetings en webinars

De wereld wordt steeds kleiner. Steeds meer mensen werken voor bedrijven die in meerdere landen vestigingen hebben. Was het tot voor de crisis nog vrij normaal om met z’n allen naar een fysieke lokatie te komen om te vergaderen, tegenwoordig zijn daar ook andere hulpmiddelen voor. Webex en Live Meeting zijn er hier twee van. Het wordt steeds gemakkelijker om vanuit je werkplek middels webcams en voice over ip te vergaderen met collega’s op andere lokaties, in andere landen en tijdzone’s.

Iedereen die wel eens zo’n Live Meeting heeft gedaan weet ook dat zonder afspraken dit soort meetings vaak verzanden in een kakafonie van stemmen en mensen die continu op elkaar zitten te wachten. Allesbehalve een effectieve vergadering.

Op basis van ervaringen onderscheid ik een tweetal verschillende soorten Live Meetings:

(1) een vergadering

(2) een presentatie (of webinar)

Microfoons dempen

Bij een vergadering is het van belang dat de voorzitter van de vergadering heel goed oplet dat hij niet continu aan het woord is. Een nadeel van deze online hulptools zoals Webex en Live Meeting is dat als er iemand aan het woord is, alle andere microfoons automatisch worden gedempt. Het kan dus gebeuren dat iemand iets probeert te zeggen maar er niet doorheen komt. De meeste online meeting tools hebben daarom dan ook een functie die neerkomt op het opsteken van een vinger (zoals vroeger op school). De leider van de vergadering moet hier dus erg kien op zijn. Houd er ook rekening mee dat omgevingsgluid in de buurt van één van de aanwezigen er voor kan zorgen dat alle andere microfoons worden gedempt.

Een tweede tip is dat de leider van de vergadering regelmatig een rondje maakt langs alle deelnemers om te kijken of ze aangehaakt zijn en of ze nog vragen en opmerkingen hebben. Dit is natuurlijk alleen effectief als het aantal deelnemers aan de live vergadering niet te groot is.

Bij een online presentatie ligt het anders. Hier is het eigenlijk niet de bedoeling dat luisteraars iets zeggen gedurende de presentatie. Om dit te ondervangen heb ik de volgende twee regels:

(a) ik vraag iedere luisteraar om zijn of haar microfoon te dempen. Hierdoor wordt omgevingsruis van de luisteraars voorkomen en kan iedereen de presentator ook volgen.

Vragen via chat

De tweede regel (b) is dat ik iedereen vraag om als ze een vraag hebben deze via de chat functie van de online tool direct aan de presentator te stellen. Aan het einde van de presentatie neem ik deze dan door en zal er een aantal (voor zover er nog tijd over is) direct behandelen. De rest wordt na de presentatie natuurlijk verzameld, beantwoord en naar alle aanwezigen gestuurd.

Als je deze richtlijnen in acht neemt, is het gebruik van live meeting tools een echt waardevolle toevoeging aan je productiviteitsgamma. Ik gebruik deze tool gemiddeld vier tot vijf keer per week. Met mijn volgende (interne) webinar bestrijk ik per sessie twee werelddelen met gemiddeld 50 tot 100 luisteraars (om het gebruik van een bepaalde inkoop tool te propageren) in Europa en Azië (in de ochtend sessie) en Europa en de VS (in de middag sessie). Scheelt een hoop tijd en geld ten opzichte van het reizen naar deze locaties.

Deze blogpost is geschreven door Caspar Jans. Caspar is een internationaal project manager op het gebied van inkoop processen. Na zijn studie Technische Bedrijfskunde (TU/e) heeft hij gewerkt voor ABN AMRO bank en later DSM. Bij deze laatste firma heeft Caspar inmiddels een aantal posities achter rug, onder andere als programma manager, supply chain manager en audit manager. Caspar loopt warm voor basketball, goede boeken en films.