Al je standaardmails supersnel versturen

Als je regelmatig dezelfde mails moet sturen, is het handig om daar een sjabloon van te maken. Dat kan veel tijd schelen. Ik gebruik dat bijvoorbeeld om nieuwe koffiebonen te bestellen, dat doe ik vaak genoeg om het te willen automatiseren, en te weinig om alles uit m’n hoofd te willen weten.

Maak een sjabloon in Outlook

1. Open een nieuw mailtje (Ctrl + N).

2. Geef bij Aan het emailadres op waar de bestelling heen moet.

3. Geef bij Onderwerp een onderwerp op.

4. Typ de inhoud van het mailtje wat je standaard in dit sjabloon wilt gebruiken.

5. Druk daarna op de ronde Office knop helemaal linksboven in het scherm.

6. Selecteer Opslaan als.

7. Geef bij Bestandsnaam op hoe je de sjabloon wilt noemen. Het is handig om de sjabloon op je Bureaublad op te slaan, of om een map aan te maken waar je al je sjablonen bij elkaar hebt om ze snel te vinden. Dat laatste kan ook goed werken op een netwerkschijf om de sjabloon te delen met je collega’s.

8. Kies dan bij Opslaan als voor Outlook-sjabloon.

9. Druk op de Opslaan knop.

Het kan ook met Fingertips

Maar het kan nog makkelijker, met Fingertips wat je gratis kunt downloaden vanaf de volgende website: http://getfingertips.com.

Het aanmaken van een sjabloon in Fingertips

1. Download en installeer Fingertips als je dat nog niet hebt gedaan.

2. Druk op Ctrl + Grave (`) om het Fingertips schermpje te openen.

3. Geef de afkorting op die je wilt gaan gebruiken voor je nieuwe standaardmailtje. In dit voorbeeld neem ik “bpc” (bestel printercartridge – weet jij het typenummer van de cartridges die je nodig hebt uit je hoofd?).

4. Druk Alt + E, of klik op New.

5. Selecteer bij Action Type de optie Outlook.

6. Geef bij Description een beschrijving op.

7. Selecteer bij Outlook Action de optie Create Email Item.

8. Vul bij To de geadresseerde in.

9. Bij Subject geef je het onderwerp op.

10. En bij Body de inhoud van het mailtje.

11. Druk daarna Alt + O of klik op OK om op te slaan.

12. Druk op Escape om het Fingertips dialoog te sluiten.

Voortaan kun je met je nieuwe Fingertips commando heel snel standaard mailtjes sturen.

Supersnel mailen

1. Druk op Ctrl + Grave (`).

2. Type bpc en druk op Enter. Outlook zal nu opstarten als het niet al open stond en automatisch het mailtje aanmaken. Het enige wat je nog moet doen is het nieuwe mailtje verzenden.

4. Druk Alt + Z om te verzenden.

Als je bang bent dat je je eigen afkortingen niet kunt onthouden, kun je ook heel lange commandonamen gebruiken. In Fingertips hoef je meestal toch maar de eerste paar letters in te tikken en dan herkent hij je commando al. Dan kun je dus “bestelprintercartridge” gebruiken.

Enjoy!