Al je standaardmails supersnel versturen

Als je regelmatig dezelfde mails moet sturen, is het handig om daar een sjabloon van te maken. Dat kan veel tijd schelen. Ik gebruik dat bijvoorbeeld om nieuwe koffiebonen te bestellen, dat doe ik vaak genoeg om het te willen automatiseren, en te weinig om alles uit m’n hoofd te willen weten.

Maak een sjabloon in Outlook

1. Open een nieuw mailtje (Ctrl + N).

2. Geef bij Aan het emailadres op waar de bestelling heen moet.

3. Geef bij Onderwerp een onderwerp op.

4. Typ de inhoud van het mailtje wat je standaard in dit sjabloon wilt gebruiken.

5. Druk daarna op de ronde Office knop helemaal linksboven in het scherm.

6. Selecteer Opslaan als.

7. Geef bij Bestandsnaam op hoe je de sjabloon wilt noemen. Het is handig om de sjabloon op je Bureaublad op te slaan, of om een map aan te maken waar je al je sjablonen bij elkaar hebt om ze snel te vinden. Dat laatste kan ook goed werken op een netwerkschijf om de sjabloon te delen met je collega’s.

8. Kies dan bij Opslaan als voor Outlook-sjabloon.

9. Druk op de Opslaan knop.

Het kan ook met Fingertips

Maar het kan nog makkelijker, met Fingertips wat je gratis kunt downloaden vanaf de volgende website: http://getfingertips.com.

Het aanmaken van een sjabloon in Fingertips

1. Download en installeer Fingertips als je dat nog niet hebt gedaan.

2. Druk op Ctrl + Grave (`) om het Fingertips schermpje te openen.

3. Geef de afkorting op die je wilt gaan gebruiken voor je nieuwe standaardmailtje. In dit voorbeeld neem ik “bpc” (bestel printercartridge – weet jij het typenummer van de cartridges die je nodig hebt uit je hoofd?).

4. Druk Alt + E, of klik op New.

snag-0052.png

5. Selecteer bij Action Type de optie Outlook.

6. Geef bij Description een beschrijving op.

7. Selecteer bij Outlook Action de optie Create Email Item.

8. Vul bij To de geadresseerde in.

9. Bij Subject geef je het onderwerp op.

10. En bij Body de inhoud van het mailtje.

11. Druk daarna Alt + O of klik op OK om op te slaan.

12. Druk op Escape om het Fingertips dialoog te sluiten.

Voortaan kun je met je nieuwe Fingertips commando heel snel standaard mailtjes sturen.

Supersnel mailen

1. Druk op Ctrl + Grave (`).

2. Type bpc en druk op Enter. Outlook zal nu opstarten als het niet al open stond en automatisch het mailtje aanmaken. Het enige wat je nog moet doen is het nieuwe mailtje verzenden.

4. Druk Alt + Z om te verzenden.

Als je bang bent dat je je eigen afkortingen niet kunt onthouden, kun je ook heel lange commandonamen gebruiken. In Fingertips hoef je meestal toch maar de eerste paar letters in te tikken en dan herkent hij je commando al. Dan kun je dus “bestelprintercartridge” gebruiken.

Enjoy!

Wat vind je van deze hack?
0Te gek0Leuk0Serieus?0Meh...0Stom

About Author

[plista widgetname=plista_widget_belowArticle]

12 Comments

  • Annemiek
    Posted 20/05/2008 12:10 pm 0Likes

    Ha Taco, bedankt voor je outlook-tips, ik heb er veel aan. Maar ik heb een probleem waar niemand me – tot nu toe – een goed advies voor heeft kunnen geven. Voor mijn tennisclub mail ik regelmatig alle leden over de toernooien. Daarvoor gebruik ik een exceladressenbestand van onze secretaris. Om de kolom e-mailadressen te kunnen gebruiken, moet ik ze eerst kopiëren naar word en converteren naar platte tekst (waarbij het niet werkt om met zoeken en vervangen van het regeleinde een ; te maken maar dat kan aan mijn computer liggen). Dus heel wat werk om die adressen in een mail te kunnen zetten. Wat overigens ook niet werkt omdat mijn mail dan betiteld wordt als spam. Dus moet ik de adressen in plukjes versturen.
    Dit proces eenmalig doorlopen is te overleven, maar als het excelbestand verandert, moet ik het opnieuw doen of de wijzigingen eruit halen. Ook geen aantrekkelijke klus. Dat moet toch handiger kunnen?

  • Dennis
    Posted 25/04/2008 8:22 am 0Likes

    Okee.. Ik wacht rustig af 🙂

    Succes ermee en keep up the good work!

  • Taco Oosterkamp
    Posted 24/04/2008 5:25 pm 0Likes

    Dag Dennis,

    Leuk dat je enthousiast bent over Fingertips. Ik ben ondertussen aan het werk aan een nieuwe versie, dus elk enthousiasme is welkom!

    Helaas gebruikt Outlook niet haar standaard e-mail opmaak als je vanuit een ander programma aan haar vraagt om een nieuwe mail te maken. Ik weet ook geen work-around daarvoor, behalve een heel ingewikkelde die ik misschien later nog eens kan inbouwen in Fingertips. Staat op het lijstje.

    Vriendelijke groet,
    Taco Oosterkamp

  • Dennis
    Posted 24/04/2008 5:19 pm 0Likes

    Beste Taco,

    Vandaag heb ik je Fingertips programma geprobeerd en het werkt op veel gebieden echt ideaal, vooral voor de snelle e-mails zoals je hierin in je topic uitlegt.

    Klein vraagje, misschien off-topic, maar bij het command ‘em’ start hij netjes een nieuwe e-mail. Alleen is de opmaak van mijn e-mail dan weg. De e-mailhandtekening heb ik al gekopieerd, maar de font en fontsize kan dus niet. Kan ik dit zelf aanpassen zodat hij hetzelfde opmaakprofiel gebruikt dat ik krijg als ik ‘met de hand’ een nieuwe e-mail in outlook maak?

    Zou me namelijk heel veel tijd schelen en het werken met Fingertips super maken…

  • Taco Oosterkamp
    Posted 20/04/2008 8:24 am 0Likes

    Dag Willem-Jan, excuses geaccepteerd.

    De posts op Lifehacking.nl worden geschreven door vrijwilligers, die met veel plezier schrijven over de lifehacks die henzelf interesseren. Daar proberen we wel wat lijn in aan te brengen, maar dat willen we tegelijkertijd niet helemaal strak dichtschroeven.

    Tussen Lifehacking.nl en NU.nl zit een kleine redactie die bekijkt welke Lifehacking.nl artikelen het meest interessant zijn om naar NU.nl door te plaatsen. De veelschrijvers hier zitten niet in die redactie.

    Zo werkt het een beetje. Als je trouwens kijkt naar het percentage Outlook artikelen de laatste tijd dan ligt dat toch nog net onder “alleen”… 🙂

    Groeten,
    Taco Oosterkamp

  • Willem-Jan
    Posted 19/04/2008 6:42 pm 0Likes

    Ik reageerde misschien een beetje fel. Excuus, maar ik zelf gebruik geen Windows, laat staan Outlook. Maar volg juist lifehack omdat er zoveel nuttige dingen kwamen en ergerde me daarom een beetje dat er de laatste tijd alleen Outlook dingen werden gepost.
    Ben erg blij met alle andere tips hier!

  • Taco Oosterkamp
    Posted 19/04/2008 7:51 am 0Likes

    @Willem-Jan, ik gebruik het en zie om me heen dat heeeel veel mensen Outlook gebruiken en er nog veel te leren valt. Gelukkig zijn er genoeg andere Lifehackers die over andere dingen schrijven…

    @Hilly en hm – graag gedaan en bedankt voor jullie feedback hier 🙂

    @Patrick – ik schrijf met de actuele versie van Outlook, dat is 2007. In Outlook 2003 kun je via het hoofdmenu Bestand of File naar het Opslaan als… of Save as… menu. Veel succes ermee!

  • Patrick
    Posted 19/04/2008 7:40 am 0Likes

    Waar zit in outlook 2003 dan die ronde Office knop??

  • hm
    Posted 19/04/2008 12:07 am 0Likes

    Outlook tips mogen blijven hoor…

  • Hilly
    Posted 18/04/2008 10:34 pm 0Likes

    Ik ben wel blij met deze tip, vind het leuk om telkens iets nieuws over outlook te leren, dank je wel!

  • Willem-Jan
    Posted 18/04/2008 5:31 pm 0Likes

    Mogen we nu stoppen met Outlook, niet iedereen gebruikt het.
    Had het liever dan in 1 overzichtelijke blogpost gehad?

Geef een reactie

%d bloggers liken dit: