Dagstart voor teams

Het is een bekend figuur voor teams die volgens de Scrum-methodiek werken: de dagstart of de daily stand up meeting. Het team start gezamenlijk de dag door een kort overleg te hebben, staand, over de dag ervoor en de dag die eraan komt. Iedereen meldt kort hoe de dag afgesloten is gisteren en wat voor vandaag op de agenda staat en wat daarbij hindernissen kunnen zijn. Het is een methodiek die helpt om kort en concreet een overleg te hebben in plaats van … vergaderingen. Of geen idee hebben waar je teamgenoten eigenlijk mee bezig zijn. In een heldere blog over staand vergaderen beschreef Arjan Zuidhof al wat er handig is aan staand vergaderen en hoe die korte bijeenkomsten uit Scrum kunnen helpen om bijeenkomsten kort te houden. Vandaag wat meer over de staande start. Kortom, start de dag met de dagstart!

Bewust de dag beginnen

Peter Bregman breekt in zijn artikel over 18 minuten een lans voor 5 minuten denken voordat je een werkdag begint (ook weer 5 minuten aan het eind en elk uur één minuut checken maakt tesamen 18) om bewust je dag in te delen. Leo Babauta stelt in Zen to Done dat het helpt per dag je MBT’s (meest belangrijke taken) te bepalen en met jezelf af te spreken die te halen. Daar doe je tussendoor ook weer checks op.
De dagstart is ook een manier om bewust je dag te beginnen. Niet zo met de jas nog aan de PC starten en eerst allerlei mail wegwerken maar nadenken over gisteren en vandaag.

Staan: meer dynamiek en kort

Staand overleggen rond een whiteboard waar plannen of to do’s op staan geeft een heel andere dynamiek dan in een kring zitten achter tafels. Het whiteboard of een mindmap of flip over maakt dat deelnemers zich meer richten op de kwestie dan op elkaar. Staan maakt actiever en maakt beweging (iets toevoegen) makkelijker. Het is ook een manier om de vlucht in laptops en tablets tijdens vergaderingen te beperken.
Staand iets bespreken kan ook in de vorm van een world café. Maak in een ruimte een aantal tafels waar een flip over ligt of hoeken waar je Post Its kunt plakken. Elke tafel of hoek is een thema of vraag, waar deelnemers langs gaan om input te leveren. Staan en lopen geven dynamiek en maken dat iedereen vanzelf naar die plaats gaat waar hij of zij wat bij te dragen heeft. Bij een world café is het niet nodig om kort te overleggen maar is de dynamiek van belang.

Kring: geen hiërarchie

In een kring rond een probleem staan, geeft minder hiërarchie. Er zijn ook auteurs die voor de dagstart vooral benadrukken dat iedereen mee moet doen en dat het team zelf zijn start moet organiseren. Zo stelt Jason Yip voor dat degene die het laatst -maar op tijd- komt aftrapt:

During a stand-up, attendees need to know who is supposed to speak first. Having the facilitator decide who should speak first is a subtle though definite force against self-organisation. The team should know without intervention who speaks first.

Standaard vragen

De scrum-methodiek heeft drie open vragen:

• Wat heb je gisteren gedaan?
• Wat ga je vandaag doen?
• Verwacht je problemen?

De dag ervoor kort evalueren, écht afsluiten, lessen en conclusies nog even herhalen is nuttig en kan ook tot verbetervoorstellen leiden. De planning voor vandaag is plezierig voor eventuele samenwerking of afstemming. De problemen delen betekent ze kennen en gezamenlijk naar een oplossing zoeken. Dat hoeft niet per se in de dagstart maar kan ook later als dat nodig is.
Als deze drie vragen niet passen bij een team kunnen andere vragen helpen. Door ze over het dagelijkse werk te laten gaan, wordt de bespreking concreter dan wanneer het erg brede vragen zijn. Door vragen te standaardiseren wordt het gesprek korter en krijgt het een routine die het makkelijker laat lopen. Tegelijkertijd is de vraag naar bijvoorbeeld “Wat heb je gisteren gedaan?” zo open dat iemand er een issue met techniek in kwijt kan net zo goed als een compliment voor een collega. Geen gezoek naar wat er op de agenda staat of abstracte besprekingen.

Gezamenlijk

Gezamenlijk rond een bord staan, vraagt fysieke aanwezigheid op één tijd en plaats. Dat is door het nieuwe werken niet op alle werkplekken vanzelfsprekend. En er zijn ook veel voordelen aan op afstand en flexibel werken (zie het boek Remote. Office not required van Jason Fried). Praktisch is de start maken met wie er is. Het is in elk geval een meerwaarde van op een werkplek werken om de ochtend niet individueel te beginnen maar even voordeel te hebben van elkaars aanwezigheid.
Door hardop te bespreken wat je wilt doen samen met je team krijg je meer input en denkkracht voor jouw plannen maar het geeft ook meer commitment als je hardop hebt uitgesproken wat je gaat realiseren. Daarnaast weet je ook dat je de volgende werkdag daarover al weer rapporteert dus uitstellen wordt wat lastiger.

Vergaderingen …

De dagstart kan een verfrissende manier zijn om anders te overleggen. Jason Fried beschreef in Rework al dat vergaderingen een soort vergif zijn. In zijn TED Talk wijt Fried veel storingen aan de M&M’s: de meetings en managers:

De dagstart is een heel ander soort overleg die de traditionele vergadering vervangt door een veel kortere, concretere, minder hiërarchische en dynamischere setting.
 
Een ideale manier voor teams om de dag te starten is de dagstart: kort, samen, concreet en gericht op oplossingen vinden. Wat doe jij in jouw teams om af te stemmen?
(Foto credits Shutterstock Meeting circle)