Weg met onnodige to do’s die uit de lucht komen vallen

Van die taken die ineens uit de lucht lijken te vallen wanneer je voor een grote klus staat die je al tijden uitstelt. Je weet dat ze nu niet hoeven, maar je behandelt ze als urgent om goed te praten dat je nog niet aan die ene klus begint. Hoe reken je voorgoed af met deze onnodige to do’s? Ik wilde het wel graag weten nadat ik vanalles had gedaan, behalve werken aan mijn te versturen nieuwsbrief. De conclusie? Iets heel simpels.

(Note: dit artikel is vooral interessant voor de niet-die-hard-GTD’ers onder ons, en voor iedereen die graag herinnerd wordt aan de basis van GTD door middel van een analogie en simpele stappen)

 

In mijn zoektocht kwam ik terecht bij een artikel van time management coach Nicole Bandes op Time Management Ninja. Zij beschrijft ze als taken die ‘From Thin Air’ komen. FTA’s dus. (Ik hou het bij die benaming, want Uit De Lucht en Uit Het Niets, oftewel UDL of UHN, klinken gewoon niet lekker). Bandes’ analogie is mooi: thin air is een zuurstofvrije omgeving waar je niet kunt ademen. En dat is precies hoe het voelde. En ze hebben nog meer vervelende eigenschappen.

 

Eigenschappen van FTA’s

  • ze dwarsbomen onze inspanningen
  • ze komen tot leven op de meest onhandige tijden
  • ze voegen niets toe aan onze productiviteit, als ze al ergens een positieve bijdrage aan leveren
  • ze zijn tijdspaarders
  • ze zijn het resultaat van een slechte planning
  • soms kunnen ze compleet genegeerd worden

 

Hoe kun je FTA’s mijden?

Hoe land je dan weer op de zuurstofrijke aarde, weg van die FTA’s? Wat ik al vermoedde is waar: FTA’s zijn te vermijden met enkele simpele handelingen die aan de basis liggen van GTD:

1. Hou je projecten bij, inclusief de eerstvolgende actie die voor elk project nodig is;

2. Hou alle kleine dingen die je wilt doen bij. Schrijf ze op zodra ze in je hoofd komen;

3. Plan je maand, weken en dagen en bekijk eens per dag wat eraan komt.

 

Wat doe je met FTA’s als ze uit thin air vallen?

Gesneden koek voor de meeste van ons:

1. Vraag jezelf af of de taak echt nodig is;

2. Nee? Realiseer je dat je het uitstellen bent en laat hem gaan;

3. Ja? Stel jezelf de vraag of hij later gedaan kan worden;

4. Ja? Plan hem in;

5. Nee? Voer de taak snel uit, zet een timer zodat de taak niet langer duurt dan nodig.

 

(Fotocredits: Young businesswoman with too much work to do,Overworked door InesBazdar via Shutterstock)

Wat vind je van deze hack?
0Te gek0Leuk0Serieus?0Meh...0Stom

About Author

[plista widgetname=plista_widget_belowArticle]

0 Comment

  • Ron
    Posted 17/09/2014 8:09 pm 0Likes

    Ik vraag me regelmatig af voor welke beroepsgroep dit soort artikelen eigenlijk wordt geschreven. Ik kan in ieder geval niet zomaar taken laten gaan of niet uitvoeren. Bovendien ervaar ik het strak plannen van een week (om nog maar te zwijgen over een maand) als het vragen om moeilijkheden.
    Het kan dus nog simpeler: plan ruimte voor onvoorziene taken. Een bijkomend voordeel is dat er zo ruimte ontstaan voor uitloop van geplande taken danwel andere zaken.
    Kortom: Niet zo moeilijk doen en zeker niet alles tot in den treure uitdenken/plannen!

    • Sjoerd
      Posted 17/09/2014 11:49 pm 0Likes

      Ron,

      Er wordt hier niet gesproken over strak plannen. Al kan ik me die misvatting n.a.v. dit artikel wel voorstellen als je de grondbeginselen van GTD niet goed kent. Wat hier wordt bedoeld is: Weet per dag, per week of, als dat haalbaar is, per maand, wat je te te wachten staat. Dat is een andere benadering.

      Ik ben direct ook benieuwd in welke beroepsgroep jij werkt. Als jij ’taken’ krijgt toebedeeld van collega’s zitten daar ongetwijfeld taken tussen die minder urgent zijn dan ze vaak lijken. Hier zijn boeken over te schrijven. En dat is dan ook veelvuldig gedaan. Neem daar eens de tijd voor ipv alleen deze korte artikelen. Dan vallen de kwartjes waarschijnlijk beter.

    • Janine Sterenborg
      Posted 22/09/2014 10:35 am 0Likes

      Ron en Sjoerd, dank juliie voor de reacties! Ron, het gaat hier inderdaad niet om strak plannen. Het heeft juist meer te maken met uitstelgedrag: een taak laten liggen om kleine, onbelangrijke taken (FTA’s) uit te voeren die er eigenlijk niet toe doen, of dat wel zijn maar ook wel even kunnen wachten.

Geef een reactie

%d bloggers liken dit: