De Mobiele INBOX

Ik ben een GTD’er. Ik ben een INBOX-ZERO’er. Alles in mijn hoofd en in mijn mail wordt elke dag verwerkt tot status ‘leeg’. Voelt goed, het systeem werkt fijn voor mij en voor vele anderen met mij. Maar er bestaat ook nog een wereld naast die in mijn hoofd en in mijn Mac. Namelijk: de realiteit, de tastbare wereld, de face-2-face interactie. In deze wereld gebeurt het dan ook regelmatig dat er zaken mijn aandachtsveld invliegen die ik niet snel in een actielijst kan plaatsen, in Evernote kan stoppen of kan delegeren. Dit is de wereld van de papieren documenten, de papieren STUFF 🙂

David Allen meldt kort in zijn boek dat het een handige keuze is om ook een mobiele INBOX bij te houden. Ga eens na waar al je papieren documenten allemaal belanden. In mijn geval was het zo dat ik in de woonkamer een stapeltje documenten (facturen etc) had die naar boven (kantoor) moesten, in mijn aktentas een stapeltje visitekaartjes, bonnetjes etc en dan op kantoor nog een stapeltje documenten die nog ingescand moesten worden.

Ik gebruik het concept van de mobiele INBOX nu bijna een jaar in de praktijk en het bevalt me prima! Het komt neer op het volgende:

Stappenplan

Hieronder een kort stappenplan wat je zou kunnen doen om een mobiele INBOX te gaan gebruiken.

1. Bedenk wat je allemaal dagelijks aan papieren documenten binnenkrijgt waar je iets mee moet of zou moeten doen (zo niet dan gooi je het weg!);
2. Schaf een mapje aan wat handzaam genoeg is om altijd bij je te hebben. Hier kom ik zo op terug;
3. Deel eventueel het mapje in secties in;
4. Stop alles wat je dagelijks aan papier binnenkrijgt consequent in dit mapje;
5. Verwerk je mobiele INBOX periodiek, afhankelijk van hoeveel je binnenkrijgt en/of hoeveel prioriteit de documenten hebben om verwerkt te worden. Bijvoorbeeld tijdens je ‘weekly review’ of ‘wekelijks onderhoud’;
6. Zorg er in ieder geval voor dat je mobiele INBOX 1x per week LEEG is.

Gereedschap: een mapje

Als je begint met je mobiele INBOX is het wellicht een goed idee om een transparant plastic mapje te gebruiken. Deze zijn handzaam (iets groter dan een A4’tje), en je kunt een beetje zien wat erin zit.

Als je eenmaal de discipline hebt om je documenten in je mobiele INBOX te stoppen, kan je overwegen om een wat uitgebreidere versie aan te schaffen. Ik gebruik hiervoor een kartonnen versie (sorteermap) van Leitz met ‘ingebouwde’ tabbladen. Dit stelt mij in staat om alvast wat voorsorteerwerk te doen als ik een document in het mapje stop. Het mapje zelf is niet veel groter dan een A4 en past prima in alle tassen die ik zakelijk en prive gebruik.

Indeling

Als je in stap 3 hebt nagedacht over ‘secties’ kan je dit direct doorvertalen naar de tabbladen. Ik gebruik zelf de volgende indeling:

• Tabblad 1: INBOX (documenten die verwerkt moeten worden die niet onder ander tabblad vallen)
• Tabblad 2: Facturen inkomend (te betalen)
• Tabblad 3: Bonnetjes een declaraties (invoegen in administratie)
• Tabblad 4: Te archiveren (@Evernote, 43 folders etc)
• Tabblad 5: Visitekaartjes (@Evernote/Outlook/Entourage etc)
• Tabblad 6: OUTBOX (losse papieren documenten voor anderen, maar ook post/brieven)

Dit werkt voor mij prima, als ik de boekhouding bijwerk kan ik gewoon alles uit tabbladen 2 en 3 nemen. Het is een kleine moeite om, als je een document in je mobiele INBOX stopt, even na te denken waar je hem stopt. En daarna kan je alles waar nodig weer inscannen zodra je in de gelegenheid bent.

Ik ben erg benieuwd wat jullie doen met dit soort ’tijdelijke’ papieren STUFF, nog voordat het door de scanner oid heen gaat.