De Mobiele INBOX

Sorteermap LeitzIk ben een GTD’er. Ik ben een INBOX-ZERO’er. Alles in mijn hoofd en in mijn mail wordt elke dag verwerkt tot status ‘leeg’. Voelt goed, het systeem werkt fijn voor mij en voor vele anderen met mij. Maar er bestaat ook nog een wereld naast die in mijn hoofd en in mijn Mac. Namelijk: de realiteit, de tastbare wereld, de face-2-face interactie. In deze wereld gebeurt het dan ook regelmatig dat er zaken mijn aandachtsveld invliegen die ik niet snel in een actielijst kan plaatsen, in Evernote kan stoppen of kan delegeren. Dit is de wereld van de papieren documenten, de papieren STUFF 🙂

David Allen meldt kort in zijn boek dat het een handige keuze is om ook een mobiele INBOX bij te houden. Ga eens na waar al je papieren documenten allemaal belanden. In mijn geval was het zo dat ik in de woonkamer een stapeltje documenten (facturen etc) had die naar boven (kantoor) moesten, in mijn aktentas een stapeltje visitekaartjes, bonnetjes etc en dan op kantoor nog een stapeltje documenten die nog ingescand moesten worden.

Paper junk

Ik gebruik het concept van de mobiele INBOX nu bijna een jaar in de praktijk en het bevalt me prima! Het komt neer op het volgende:

Stappenplan

Hieronder een kort stappenplan wat je zou kunnen doen om een mobiele INBOX te gaan gebruiken.

  1. Bedenk wat je allemaal dagelijks aan papieren documenten binnenkrijgt waar je iets mee moet of zou moeten doen (zo niet dan gooi je het weg!);
  2. Schaf een mapje aan wat handzaam genoeg is om altijd bij je te hebben. Hier kom ik zo op terug;
  3. Deel eventueel het mapje in secties in;
  4. Stop alles wat je dagelijks aan papier binnenkrijgt consequent in dit mapje;
  5. Verwerk je mobiele INBOX periodiek, afhankelijk van hoeveel je binnenkrijgt en/of hoeveel prioriteit de documenten hebben om verwerkt te worden. Bijvoorbeeld tijdens je ‘weekly review’ of ‘wekelijks onderhoud’;
  6. Zorg er in ieder geval voor dat je mobiele INBOX 1x per week LEEG is.

Gereedschap: een mapje

Als je begint met je mobiele INBOX is het wellicht een goed idee om een transparant plastic mapje te gebruiken. Deze zijn handzaam (iets groter dan een A4’tje), en je kunt een beetje zien wat erin zit.

Als je eenmaal de discipline hebt om je documenten in je mobiele INBOX te stoppen, kan je overwegen om een wat uitgebreidere versie aan te schaffen. Ik gebruik hiervoor een kartonnen versie (sorteermap) van Leitz met ‘ingebouwde’ tabbladen. Dit stelt mij in staat om alvast wat voorsorteerwerk te doen als ik een document in het mapje stop. Het mapje zelf is niet veel groter dan een A4 en past prima in alle tassen die ik zakelijk en prive gebruik.

Sorteermap Leitz

Indeling

Als je in stap 3 hebt nagedacht over ‘secties’ kan je dit direct doorvertalen naar de tabbladen. Ik gebruik zelf de volgende indeling:

  • Tabblad 1: INBOX (documenten die verwerkt moeten worden die niet onder ander tabblad vallen)
  • Tabblad 2: Facturen inkomend (te betalen)
  • Tabblad 3: Bonnetjes een declaraties (invoegen in administratie)
  • Tabblad 4: Te archiveren (@Evernote, 43 folders etc)
  • Tabblad 5: Visitekaartjes (@Evernote/Outlook/Entourage etc)
  • Tabblad 6: OUTBOX (losse papieren documenten voor anderen, maar ook post/brieven)

Mobiele INBOXDit werkt voor mij prima, als ik de boekhouding bijwerk kan ik gewoon alles uit tabbladen 2 en 3 nemen. Het is een kleine moeite om, als je een document in je mobiele INBOX stopt, even na te denken waar je hem stopt. En daarna kan je alles waar nodig weer inscannen zodra je in de gelegenheid bent.

Ik ben erg benieuwd wat jullie doen met dit soort ‘tijdelijke’ papieren STUFF, nog voordat het door de scanner oid heen gaat.

Wat vind je van deze hack?
0Te gek0Leuk0Serieus?0Meh...0Stom

About Author

[plista widgetname=plista_widget_belowArticle]

20 Comments

  • Leon Vincken
    Posted 11/08/2009 8:50 pm 0Likes

    Geweldige oplossing. Werk zelf nu al een jaar met deze mobiele inbox map. Anders raak ik het overzicht helemaal kwijt. Outlook is al ingedeeld in archief, bewaren (diverse onderdelen), in behandeling, nieuwsberichten en wetenswaardigheden. Dit synchroniseert met PDA (IPAQ HW 6915 en binnenkort HTC T PR 2). De mobiele map vult aan met stukken die ik op papier bij me wil hebben. Leeg wordt de map nooit. Op kantoor gebruik ik verder een maandboek voor alle vergaderstukken per dag en een aantal sorteerbakjes voor papieren zaken die toch langer blijven liggen.
    Leuk om deze oplossing nu ook hier gepresenteerd te zien. Zeker aan te bevelen.

  • Maaike
    Posted 23/05/2009 11:36 pm 0Likes

    @Niki @Mischa
    Nav dit onderwerp ben ik op zoek gegaan en heb een map gevonden van Leitz uit de serie Vivanto. Er is een redelijke platte versie met 6 tabs en er is er eentje met 6 tabs harmonika plus een extra vak voor een collegeblok (of agenda, etui etc) (Projectmap 6 vakken PP – 4537) Deze heb ik gekozen aangezien mijn collegeblok mijn tas ook niet goed overleeft. Het is van stevig plastic met een elastiek. Met grote voordeel dat deze map bijna niks weegt èn kost (€5,95). Ik ben er blij mee!
    @Sander: uiteraard heb je gelijk 😉

  • AsNij
    Posted 12/05/2009 2:55 pm 0Likes

    Sinds de training van Meereffect gebruikte ik eerst een plastic mapje. Dit was een ramp. Groot formaat, niet rugzak bestendig …
    Nu gebruik ik de memo pocket van Moleskine. Een boekje met een harde kaft met vakjes erin. Ik heb een A5 versie voor m’n werk. En een kleine versie die ik makkelijk in m’n zak kan stoppen.

  • patrick
    Posted 09/05/2009 8:31 pm 0Likes

    Voorla het begin van je verhaal is zo herkenbaar, digitaal komt alles goed terecht, alleen IRL nog niet. Ook hier liggen stapeltjes met papieren en dat groeit en groeit alleen maar. Zelf de tas moet het onderspit delven, door alles te bewaren, terwijl het eigenlijk beter in een échte inbox kan.

    Ik ga gelijk maandag op zoek naar een passende voor mijn eigen gebruik.

  • Sander
    Posted 08/05/2009 1:36 pm 0Likes

    Ben het helemaal eens met mijn naamgenoot! Volg zelf de zero-inbox gedachte, maar ben laatst weer opnieuw moeten beginnen omdat ik het 2 weken niet had bijgehouden. Maar na 2 weken werd ik helemaal gek van die overvolle inbox in de mail, dus het blijkt voor mij te werken…maar inderdaad die verdomde discipline. Ga ook deze methode opzetten. Bedankt voor de tip!

  • Ramon
    Posted 08/05/2009 8:57 am 0Likes

    Hoi Mischa,

    Dit klinkt goed, zeker voor een redelijke chaoot als ik. Op minstens 6 locaties in huis circuleren bonnetjes, aantekeningen, etc.

    Ik ga hier prioriteit aan geven, thanks!

  • Mischa Coster
    Posted 08/05/2009 8:52 am 0Likes

    @Niki: Ik ben benieuwd wat je uiteindelijk kiest! Laat het ons even weten!

    @Walter: Klinkt ook als een goed systeem! Beetje zoals 43 folders, alleen jij hebt er dan 32 🙂 Ik denk wel dat je het onderscheid moet maken tussen enerzijds werkmap (zoals jij ze nu gebruikt) en anderzijds INBOX. Je kunt uiteraard je werkmap ook als INBOX gebruiken, maar met dit artikel heb ik het expliciet niet over werkmappen. Daar heb ik ook een andere structuur voor….

    @Herman: Hier kunnen je collega’s ze kopen: http://www.officecentre.nl/NEL/Catalog/cat_sku.asp?Description=leitz-sorteermappen_3&CatIds=3900092,3900106&webid=3552206&affixedcode=WW

    @Sander: Absoluut gelijk. Psychologisch onderzoek heeft aangetoond dat als je iets ongeveer 21 dagen dagelijks op consequente manier doet, het een gewoonte is geworden. Even doorbijten dus 🙂

    @Martijn: Probeer het uit! Laat ons weten of het voor je werkt…

    @Esmeralda: Leuk, je combineert de mappen met je @contexts eigenlijk. Maakt niet zo heel veel uit dan of je 3 mapjes gebruikt of 1 sorteermap met meerdere tabbladen. Daar kan je zelfs nog meer @contexts in kwijt zoals onderweg (auto/vliegtuig) etc. Maar ook hier geldt (zie boven): bij jou krijg ik de indruk dat het echte werkmappen zijn, niet enkel INBOX. Wellicht is het handiger om werkmap en INBOX te combineren, maar dan wordt het direct weer een uitgebreider systeem.

  • Esmeralda
    Posted 07/05/2009 6:08 pm 0Likes

    Ik werk met drie gekleurde, transparante insteekhoezen die in mijn aktetas zitten. De kleuren hebben betrekking op de drie lokaties waar ik leef: werk, thuis en hotelkamer. In de rode gaan al mijn aantekeningen (dus ook losse velletjes met to do’s) en papieren waar ik op werk wat mee moet doen. In de doorzichtige alles wat ik thuis moet doen. En in de blauwe alles wat ik op de hotelkamer wil doen.

    Ik leeg deze als eerste zodra ik op de desbetreffende lokatie ben aangekomen. Simpel, maar feilloos. Het voelt eigenlijk niet alsof ik daar discipline voor nodig heb, omdat de beloning (een ECHT leeg hoofd en nooit meer wat vergeten) zo enorm groot is.

  • Martijn Engler
    Posted 07/05/2009 1:57 pm 0Likes

    Fijn artikel! Moet zeggen dat “papieren stuff” bij mij nog regelmatig in de tas verdwijnt en er nooit meer uitkomt. Of even snel in een notitieblok stoppen en na een jaar tegenkomen.
    Misschien is dit een mooie oplossing voor mij. 😉

  • sander
    Posted 07/05/2009 12:06 pm 0Likes

    Hoi allemaal,

    Dit zijn weer allemaal van die leuke tips. Toch 1 dingetje wat ik kwijt wil. Het draait hier allemaal om discipline. Je kan het mooiste systeem hebben maar als je de discipline niet hebt om het te handhaven dan is je systeem niks waard.

    Waarschijnlijk herkennen meerderen zich hierin.

  • Herman
    Posted 07/05/2009 11:10 am 0Likes

    Hoi Mischa,

    Leuk artikel!! Ik stuur het door naar collega´s op de afdeling.
    Ik denk dat het zeker zinvol zou zijn voor mensen om het op deze manier op te pakken.

  • Walter Brand
    Posted 07/05/2009 10:33 am 0Likes

    Dag Mischa,

    Wat toevallig, ik gebruik precies dezelfde map, alleen net voor wat anders. Zelf merk ik dat ik het prettiger vind om met een weekmap te werken dan met 31 mappen (voor iedere dag van de maand), dus de map die jij gebruikt, gebruik ik om zaken die voor een bepaalde dag van de week nodig heb, te organiseren. En met de wekelijkse review deel ik de map opnieuw weer in met de spullen uit de maandmap.

  • Niki
    Posted 07/05/2009 9:47 am 0Likes

    ziet er zeer handig uit, maar ik ben bang dat dit mapje mijn tas (rugzak) niet overleeft. ik heb iets weerbaarders nodig wil ik het langer dan 2 weken kunnen gebruiken.
    (http://twitpic.com/4pj5j)

  • Andrew
    Posted 06/05/2009 9:33 pm 0Likes

    Hee Mies,

    Ik ken een gast die dit al een paar jaar toepast nadat hij waarschijnlijk bij een GTD training is geweest. Voor mij werkt mobiel niet wel mijn stapelpost boxen met verschillende tabs.

    Laterrrr,

    Andrew

  • Mischa Coster
    Posted 06/05/2009 9:28 pm 0Likes

    @Aldert Dank je. Lees het artikel eens van Martijn over de scanner op http://tinyurl.com/6mmp2h Er zit een Mac programma bij die volgens mij ook papieren kaartjes omzet naar VCards. Werkt voor hem goed, als hij zijn mobile INBOX leegt gooit hij volgens mij alles door de scanner en in Evernote of Contacts/Entourage.

  • Aldert
    Posted 06/05/2009 8:59 pm 0Likes

    Mies, mooi verhaal en ik kan me voorstellen dat dit voor velen werkt, erg overzichtelijk. Ik heb een andere methode, maar dat komt door een aantal collega’s die dat regelen: een back-office die bonnen, facturen en post afhandelt 🙂
    Scannen gebruik ik eigenlijk niet, maar ik zoek nog wel een snelle oplossing voor vcards, op mijn HTC Touch Pro zit een programma, maar nog steeds moet ik dan veel handwerk verrichten na de “foto”, dus voer ik het maar weer zelf in. Hoe komt dat uit je Mobile INBOX?
    Ciao, Aldert

  • Maike
    Posted 06/05/2009 5:05 pm 0Likes

    Ik ben verkocht, dit is ideaal voor mij!
    Weg met mijn lade onder de eettafel waar ik alles inschuif om het vervolgens te vergeten en mijn superdikke agendaatje die uitpuilt van de briefjes!
    morgen ga ik gelijk een leitz mapje met tabbladen kopen…

Geef een reactie

%d bloggers liken dit: