De Weekly Review – Motor tot productiviteit

Veel productiviteitssystemen draaien op frequente controle van alle taken in alle projecten. Hier wordt vaak de term weekly review voor gebruikt. Een term die eigenlijk elke Lifehacker wel kent bijvoorbeeld door het boek Getting Things Done van David Allen. Toch blijkt die weekly review lang niet door iedereen gebruikt te worden. Door tijdgebrek, gebrek aan discipline of door een andere reden.

Uit een korte peiling onder auteurs van Lifehacking.nl kwamen twee kampen: de voorstanders en de tegenstanders. De tegenstanders willen vaak wel, maar komen er maar niet toe.

Zo zijn veel gehoorde argumenten tegen een weekly review:

  • Het kost teveel tijd: overdag geen tijd, in de avonduren geen puf.
  • Het zit niet in mijn systeem
  • De lijst met to-do’s is te lang.
  • Ik begin meteen aan mijn gevonden taken, zonder het echt als een review te gebruiken

De voorstanders brachten andere argumenten aan:

  • Het kost wat tijd, daarna heb je een lopend systeem waarin je binnen een halfuur klaar bent.
  • Het geeft veel overzicht en je vergeet minder snel belangrijke taken van projecten
  • De valkuil is aan de slag gaan met de actiepunten, je moet ze alleen ordenen, verder niets.
  • Zonder deze momenten het knagende gevoel te hebben van iets missen of geen controle te hebben.

Het belangrijkste argument wat de voorstanders aanhaalden was: je moet er tijd voor maken en die tijd is het waard. Uiteindelijk leek mij dit ook het meest praktisch. Maar hoe?

Weekly Review implementeren

In de weekly review kan je een hoop stoppen, het kan een mooie dagtaak worden. Maar ik houd hem graag kort en praktisch. Maar hoe? Ik kreeg uitgebreide feedback van de mede-auteurs, maar het meest praktisch zijn twee artikelen van ons Amerikaanse broertje: “The Weekly Review” en “Schedule a weekly review” (interview met Getting Things Done schrijver David Allen).

Review_checklist

In “The Weekly Review” staat een gemakkelijk beschrijving van een weekly review.

  • Get Clear. Verzamel alle informatie die nu los ligt. Dit zijn papieren in je tas/zak, je e-mails in je inbox, je inboxen in de verschillende to-do systemen. Sorteer ze, organiseer ze en zorg dat alles aandacht heeft gekregen.
  • Get Current. Nu je al je to-do’s weer op een rijtje hebt is het tijd om te kijken wanneer je ze kan doen. In Get Current ga je je agenda na. Heb je nog follow-ups staan van afgelopen week? Moest je nog mensen mailen van een meeting van afgelopen week? Heb je spannende gesprekken staan voor de komende twee weken? Kijk alvast vooruit en zorg dat je goed voorbereid bent. Hier ga je ook al je projecten langs. Hoe staat ze ervoor? Staat er een ‘next action’ klaar om mee aan de slag te gaan? (De projecten kan je ook eventueel in de volgende stap langsgaan).
  • Get Creative. Dit is de leukste, maar ook de lastigste stap uit de weekly review. Zijn er nu in je to-do lijstjes dingen die je altijd al hebt willen doen, maar nooit de tijd voor vindt? Zijn er nog toffe projecten waar je misschien iets mee wilt in de toekomst? Op dit moment kan je daar over nadenken en hier in je week een moment voor vinden. Op deze manier krijgen ook je beste ideeën aandacht.

Op deze manier heb je na een korte review weer overzicht over je week (en de afgelopen week). Om een voorbeeld te geven van de Weekly Review hiernaast een screenshot van hoe mijn Weekly Review eruit ziet.

Extra Tips

Meer tips die uit de discussie onder de auteurs kwamen:

  • Zorg dat je een document/papier klaar hebt voor gedachtes, als minddump. Op die manier schrijf je ze wel op, maar hoef je er niet direct iets mee te doen.
  • Schrijf nieuwe taken op – niet gelijk uitvoeren.
  • Doe de weekly review na ontspanning, dan is je hoofd leeg.
  • Sla nooit een week over. Mocht het plots niet uitkomen, plan de review een andere keer, anders gaat het opstapelen.
  • Doe de Weekly Review met je eventuele partner – op die manier kun je ook samen plannen maken mocht dat nodig zijn.

Wat denk jij van een Weekly Review? Is dit iets wat je kan implementeren of juist helemaal niet? Missen er nog punten in de review zoals ik het aandraag? Deel het in de comments.

 

Wat vind je van deze hack?
0Te gek0Leuk0Serieus?0Meh...0Stom

About Author

[plista widgetname=plista_widget_belowArticle]

4 Comments

  • Bert
    Posted 12/02/2014 10:13 pm 0Likes

    Bart schrijft “3/4 uur”, ofwel drie kwartier. Niet te lang lijkt me.

  • Bart Timmers
    Posted 10/02/2014 2:14 pm 0Likes

    Het heeft mij even wat moeite gekost om die weekly review te plaatsen (want inderdaad: te druk, te moe, geen zin, nou ff niet…), maar ik doe ‘m nu vrijdagsmorgens voor het werk echt begint. Sta ik eerder voor op en ik reken er zo’n 3/4 uur voor. Maar ik vond het een gouden greep. Je bent nog fris, en als je er mee klaar bent heb je inderdaad echt zo’n opgeruimd gevoel: Laat die dag maar komen! Bonus: Na die dag is het weekend en als je je review goed gedaan hebt kun je ook echt opgeruimd het weekend in. Dit gaat echt niet meer uit mijn systeem!

    • Stefan Knapen
      Posted 11/02/2014 11:32 am 0Likes

      Wauw Bart, 3-4 uur, dat vergt behoorlijk wat discipline. Ik herken me in het vrije gevoel na de WR. Klinkt goed.

    • Richard
      Posted 12/02/2014 1:21 pm 0Likes

      Bart met alle respect hoor maar 3 tot 4 uur is wel heel erg veel.

      Wat doe je in die tijd allemaal? Kun je schetsen wat jouw review allemaal behelst?

      Vind je het die 3 tot 4 uur waard?

Geef een reactie

%d bloggers liken dit: