Wie veel e-mailt, die heeft vast terugkerende soorten e-mails. Een verzoek voor een afspraak, een bevestiging dat de e-mail je aandacht heeft en je later inhoudelijk reageert, bijvoorbeeld. Dat soort teksten kun je snel invoegen met tovertyp-programma’s zoals Fingertips (Windows) en TextExpander (Mac OS en iOS) maar je kunt ook je e-mailondertekening daarvoor gebruiken.
De meeste e-mailprogramma’s laten je meerdere handtekeningen gebruiken. In bijvoorbeeld Outlook kun je een nieuwe e-mail maken en dan per e-mail bepalen welke handtekening daaronder moet komen. Die handtekening kan ook een hele e-mail zijn, waar je dan alleen de laatste gegevens intypt, zoals de naam van de ontvanger.
Het is voor de meeste gebruikers makkelijker in Outlook om de handtekeningen te gebruiken, dan om sjablonen te maken.
De Gmail gebruikers hebben met de standaardantwoorden (canned responses) wat dat betreft een voorsprong.
