Efficiënt gebruik van E-mail subjects en prefixes

Natuurlijk bepaal je zelf bij het verwerken van je e-mail de prioriteit van de berichten en in welke volgorde je ze afhandelt. Je kunt echter op voorhand niet direct weten hoe belangrijk een e-mail is, zonder hem te lezen of openen. Als je veel e-mail ontvangt is het lastig snel te zien wat belangrijk is, prioriteit moet krijgen of wat ook wel later gelezen kan worden.Door de subjects van je e-mail te “prefixen” en je collega’s zover te krijgen dit ook te doen, kun je veel efficiënter gebruik maken van e-mail.

Typen e-mail

Je kunt uitgaan van 3 typen e-mail die je verstuurt:

1. Je hebt een reactie nodig, voordat je verder kunt met je taak/project (er “hangt” dus iets op de ontvanger) .
2. Je hebt een vraag over iets, maar het is niet dringend, ondertussen kun je verder met je werk.
3. Je hebt wat informatie die je wilt delen, iets wat de ontvanger moet weten.

In het eerste geval heb je snel antwoord nodig. In het tweede geval heb je als het de ontvanger uitkomt antwoord nodig. In het derde geval heb je niet per se antwoord nodig.

Prefixen van je subject

Om het de ontvanger gemakkelijker te maken prioriteit te geven aan de door jou verstuurde e-mails kun je je subjects als volgt prefixen:

• “ACT:” Ik verwacht actie van jouw kant. Je moet iets voor me doen (doornemen, goedkeuren offerte, etc.)
• “VRG:” Ik heb een vraag, neem de tijd voor een antwoord, maar kom er wel op terug
• “FYI:” Ik heb informatie voor je. ’t Is maar dat je ’t weet.
  

Wees duidelijk en concreet in je onderwerp

Zorg ervoor dat je subjects duidelijk aangeven waar het je bericht over gaat. Dus geen mailtjes met als subject “VPN“, “Klant vraagjes” of “offerte“.

Gebruik liever “FYI: Het stukje over de VPN-verbinding staat in de Wiki“, “VRG: Wat is de status klant1, klant2 en klant3?“, “ACT: Offerte doornemen op fouten“.

Tot slot

Het mailen op deze manier zorgt ervoor dat de ontvanger jouw e-mail sneller en beter kan verwerken. Uiteindelijk heb je hier ook zelf baat bij. Hoe meer mensen op deze manier werken, hoe effectiever het wordt. Leg de mensen waarbij je je mail prefixt wel uit wat de 3 mogelijkheden betekenen, anders werkt het natuurlijk niet en is het alleen maar onduidelijk.

Tip: Waiting For

Als je iemand mailt met “ACT:” of “VRG:” dan wacht je nog op informatie, dit kun je eenvoudig automatisch verzamelen:

• Maak een map aan die je “@Waiting For” noemt, deze komt door de @ bovenin je mappenstructuur te staan.
• Maak in je mailclient een regel aan die alle e-mail waarvan het subject “ACT:” of “VRG:” is kopieert naar je @Waiting For map.

Door nu af en toe in deze map te kijken zie je precies waar je nog op wacht qua e-mails. Omdat het kopieën zijn kun je de mail gerust weggooien zodra je je input hebt, omdat je het originele mailtje nog in je sent items hebt zitten.

(Foto: Bright Tal)

Bovenstaand artikel is een gastbijdrage van Rogier van den Berg.