Email bijlagen als vanzelf naar Google Documents

Laatst zat ik eens door mijn Gmail archief heen te bladeren en het viel me op hoeveel mails met bijlagen er nog in stonden. Sommigen hadden helemaal niet in het archief moeten staan, maar waren geschikt voor de prullenbak. Maar er zaten ook bijlagen bij die ik helemaal vergeten was en die zeker de moeite waard waren om te bewaren. Maar is het Gmail archief dan wel de beste plek?

Van Gmail naar GDocs

Sinds kort schiet ik semi-automatisch al mijn mails met bijlagen richting Google Docs. Tekstbestanden, spreadsheets en presentaties worden omgezet in Google Docs, zodat ze online ook bewerkt kunnen worden. Met het, nog niet zo oude, Google Docs OCR kun je zelfs foto’s of afbeeldingen met tekst om laten zetten in Google Docs.

Pixelpipe

Ook weten hoe? Geheim van de smid  is de online dienst Pixelpipe. Misschien ken je Pixelpipe wel om al je social media sites tegelijkertijd te voorzien van jouw nieuwste foto’s. Maar de dienst kan tegenwoordig met alle bestanden overweg en heeft links met zo’n 60 verschillende diensten.

Stappen

Twee van die diensten zijn Google Docs en Google Docs OCR. En hier kunnen we wat mee. De stappen die je moet doorlopen om je mails met bijlagen vanuit Gmail in Google Docs te krijgen:

• Maak een Pixelpipe account aan
• Maak 2 pipes aan (Add Pipes):
  • Google Docs
    • Geef Pixelpipe toegang tot Google Docs
    • Voer de volgende waarden in:

• • Google Docs OCR
    • Geef Pixelpipe toegang tot Google Docs OCR
    • Voer de volgende waarden in:

Klaar! Dit is alles wat je nodig hebt.

Van Gmail naar Google Docs (OCR)

De rest is nu een makkie. Als je bij Pixelpipe naar het tabblad Free Software gaat staat er gelijk onder de kop Mobile de Email/MMS tool. Als je op [Tell me more] druk krijg je jouw persoonlijke emailadres te zien. Met dit adres kun je bestanden naar jouw pipes sturen.

We nemen dus een mailtje met een bijlage:

Zoals je ziet staat in het Aan: veld het persoonlijke “Pixelpipe” mailadres. Ook heb ik in als onderwerp de tag @gdocs meegegeven. Hierdoor weet Pixelpipe dat deze mail doorgestuurd moet worden naar Google Docs (Dit is de routing tag die je hebt ingesteld).

Dit kun je natuurlijk verder uitbreiden. Met een eenvoudige filter kun je alle binnenkomende mailtjes met bijlagen direct doorverwijzen naar Pixelpipe en met Syncplicity geinstalleerd op je thuiscomputer komen al je bijlagen bij elkaar in een map in je computer te staan. Mogelijkheden zat. Natuurlijk kun je deze truc trouwens met elk emailprogramma uitvoeren.