Als Getting Things Done trainer valt het me op dat David Allen in zijn boek geen echte tijdshorizon geeft voor Eerstvolgende Acties. Op de GTD Connect forums kom je soms verhalen tegen van mensen die duizenden acties op hun takenlijst hebben staan.
Ook in Nederland spreek ik nogal eens mensen die vastlopen in het GTD systeem omdat ze volgens mij veel teveel tegelijk proberen te doen.
Het probleem daarmee is dat je geen overzicht meer hebt (hoe hou je overzicht over een takenlijst met 250 taken?) en dus focus kwijtraakt. Prioriteiten worden onduidelijk en je hebt continue het gevoel dat je tekort schiet en nauwelijks verder komt.
De truc is volgens mij om in je takenlijst alleen heel concreet omschreven taken voor één week (de komende werkweek) op te nemen en de rest op je Later/Misschien lijst te zetten.
Zelf merk ik dat ik halverwege de week dan nog even een extra rondje moet maken door m’n takenlijst om te kijken of de taken die er nu nog opstaan wel ècht reëel zijn voor deze week. Mijn eigen takenlijst heeft vandaag (woensdag) nog 40 items en de kans dat ik die allemaal af ga krijgen voor het weekend is nihil.
Ga ik mezelf de komende dagen voor de gek houden met een takenlijst die niet reëel is? Of ben ik streng voor mezelf en kies ik welke taken ik toch niet af ga krijgen en verplaats ik die (eventueel na wat heronderhandelen met de betrokkenen) naar m’n Later/Misschien lijst?
Vrijdagmiddag tijdens m’n Wekelijks Onderhoud kijk ik m’n Later/Misschien lijst door en schuif ik taken terug naar m’n lijst met Eerstvolgende Acties voor volgende week. Dat proces heb ik extreem simpel en snel gemaakt, zodat dat me weinig tijd kost.
Het voordeel: meer focus, meer motivatie en plezier in m’n werk. En wees eerlijk: er is altijd nóg meer te bedenken wat ik deze week had willen doen. Wat dat betreft is dingen verzinnen nog steeds eenvoudiger dan dingen gedaan krijgen.
Michel
Ik werk met een ’today’, ’this week’, ‘next week’ en ‘later’. Today moet elke dag leeg, this week open ik elke dag even om te kijken wat er naar today kan, en is elke week leeg. Aan het begin van de week kijk je even wat er van next week naar this week kan. Werkt prima, en is overzichtelijker dan de standaard GTD imo.
Taco Oosterkamp
@Jochem, het woord ‘Eureka’ komt in mijn tekstje niet voor en zo voel ik het ook niet. Maar het hogere aggregatieniveau hoort in GTD thuis in je projectenlijst en op de niveau’s erboven. Op je Eerstvolgende Actieslijst gaat het wel degelijk om kleine, concrete acties. En mijn ervaring is dat als je daar geen tijdslimiet aan stelt, dat je dan oneindig veel acties kunt verzinnen die je zou willen doen. Het Wekelijks Onderhoud is voor mij juist een mooi moment om elke week even te kijken welke taken ik de week erna echt wil gaan doen.
@Esmeralda, goed punt. Ik doe dat in Outlook met het ‘urgent’ vlaggetje. Als ik een kantoordag heb, kijk ik ’s ochtends kijk ik vaak even door m’n takenlijst en markeer ik de taken die ik die dag graag zou willen doen. De context maakt dan toch niet zoveel uit.
Esmeralda
Ik heb een soort baan waarbij ik af en toe wel 40 taken per dag moet afhandelen. Om de bomen door het bos te kunnen blijven zien doe ik een verkorte versie van wekelijks onderhoud aan het begin van elke dag. Ik kijk alle items om de to do lijst na en plaats de belangrijkste daarvan in een aparte context categorie: *vandaag. Het * zorgt ervoor dat het bovenaan in mijn digitale lijstje komt te staan. En een item daarin plaatsen betekent dat het vandaag absoluut af moet. Ik kan zoveel andere items van mijn lijst doen als ik wil, mits ik ook deze items maar doe. Het geeft mij controle.
Jochem
Ik hoor hier verder niemand over de weekreview (Wekelijks Onderhoud) die als een soort goddelijk heilig moment in de week gepland staat om je lijsten op te schonen. Dit heb ik altijd gezien als terugkijken en vooruitkijken (volgende week) en daardoor lijkt alsof de schrijver van het artikel nu met iets nieuws komt (Eureka!) maar eigenlijk helemaal niet is. Volgens mij is stoerdoenerij met veel taken die ‘open’ staan onzinnig. Dan moet je een hoger aggregatieniveau taken plannen. Ik heb als ik naar de wc moet ook niet de taak ‘bril omhoog’ ingepland staan in dat project.
Taco Oosterkamp
@Dirk – goed punt. En dat hangt misschien van je werk af. Ik heb zelf elke week voldoende telefoontjes en acties voor de andere contexten om dingen te bundelen.
@Jacque – dat weet ik inderdaad ook niet. Ik heb zelf het idee dat de gedachte van één week wel ergens bij David vandaan komt, maar ik heb helaas niet opgeschreven wanneer ik dat van ‘m heb gehoord (tijdens een seminar of een persoonlijk gesprek), dus ik kan dat niet nakijken. Nadeel van een leeg hoofd 🙂
Als ik bij elke taak een tijdsindicatie op zou schrijven, zou ik al snel aan het boekhouden zijn ben ik bang. Ik heb wel een tijd gewerkt met een checkbox in m’n Outlook takenlijst voor ‘kleine klusjes’. Maar daar ben ik weer mee gestopt.
Ik raad mensen wel aan om zo’n tijdsindicatie op te schrijven om hun eigen takenlijst naast de agenda te leggen en te kijken of dat een beetje kan gaan werken, of dat de planning zelf al overvol is (naast nog eventuele extra dingen die binnen komen tijdens een week).
Maar dat werkt ook weer alleen goed als je een tijdshorizon van bijvoorbeeld een week inbouwt. Hoe kun je het anders naast je agenda leggen?
@Marcel – slim.
@Edwin – die add-in moet je vooral gebruiken als het op jouw computer goed werkt! Ik plan vaak per dag wel een aantal taken die ik graag wil doen, door ze als ‘hoge prioriteit’ te markeren in m’n takenlijst, dat werkt voor mij best aardig. En je bent natuurlijk van harte welkom bij een meereffect training 🙂
Edwin
Ik blijf dat ook lastig vinden, herken in de Somedaylijsten zaken op korte en langere termijn. Een extra lijst vind ik geen oplossing. Probeer zelf de zaken te combineren: GTD en mijn time/system. Alleen elektronisch werken levert ij alleen maar veel lijsten op. Van dag tot dag plannen werkt bij mij het beste. Ik doe het dan echt en volgens mij is dat wat DA ook propageert. Ik gebruik overigens de add in van DA (sorry Taco) en die bevalt goed. Heb ook geprobeerd dit in mindmanager te integreren maar dan besteed ik toch meer tijd aan computeren dan aan doen. RTM vind ik prettig maar ook daar kost het bijhouden van lijsten veel tijd. Kernprobleem, volgens mij voor iedereen: teveel plannen om te doen. Toch die training van Taco?
Marcel van Driel
Ik liep hier ook al een tijdje tegenaan. Mijn grootste probleem was dat mijn ‘Later’ folder veel te groot is en taken bevatte die op korte termijn gerealiseerd moesten worden, bijvoorbeeld twee of drie weken, en die pas over een maand of twee gedaan hoeven worden. Daarom heb ik een extra map gecreerd die ‘Binnekort’ heet. Die staat nu tussen de ‘Taken’ en de ‘Later’ in, gevolgd door de ‘Misschien’ map voor alle wensen waar ik voorlopig niet aan toe kom.
Roel Willems
Goede reactie Jacque! Ik kan me helemaal vinden in het selectie criterium tijd. Zeker op kantoor, onderweg of tijdens mobiel werken vind ik de context criteria juist weer heel prettig werken.
Jacque
Vraag me af wat David Allen’s reden is om geen termijn (bijv. van een week) te gebruiken voor de Eerstvolgende Acties (EA). Zal toch niet voor niets zijn als hij er meer dan 20 jaar over heeft nagedacht.
De grootste winst qua EA is m.i. te behalen in “tijd”. Hoe daarmee om te gaan, lees ik vrijwel nergens tips over. Terwijl je de EA volgens Allen afhandelt in deze volgorde 1. Context 2. Tijd 3. Energie 4. Prioriteit. Context is op het werk niet echt een selectiecriterium. Immers @computer, @telefoon en @kantoor bijv. KAN ik allemaal op ieder moment oppakken. Tijd is echter beperkt en dus een fijn selectiecriterium.
Tip: als je systeem het toelaat, gebruik voor elke EA een tijdsindicatie en zorg dat je kan selecteren op bijv. < 20 min.
Dirk
Ik heb daar ook over na zitten denken maar er zit 1 nadeel aan dit systeem volgens mij, je vindt minder snel taken die dezelfde context of locatie hebben. Het idee van GTD is volgens mij dat je tijd spaart door bijvoorbeeld als je toch aan het bellen bent, gelijk nog een paar belletjes te doen. Maar ik ben het ermee eens dat het vast wel meer rust geeft.
Comments are closed.