Hoe hou je tijd voor belangrijke zaken?

Je agenda staat vol, en toch heb je aan het eind van de dag vaak het idee dat je niets wezenlijks uitvoert? Misschien troost het je te weten dat je bepaald niet de enige bent; nog beter is het natuurlijk als je er verandering in weet aan te brengen. Daar heb je heus geen Covey-achtige gewetensvolle zelfanalyse voor nodig: een simpel agenda-trucje helpt je al een heel eind op weg.

Maar eerst, ter inleiding, een oud verhaal (mocht je ‘m al kennen: er zit een praktisch vervolg aan!):

Op een dag verzorgde een trainer timemanagement een workshop voor een groep managers. Vanachter z’n lessenaar haalde hij een grote glazen vaas te voorschijn. Hij pakte een doos met vuistgrote stenen, en vulde daarmee –  voorzichtig!—de  vaas tot aan de rand.

Hij keek over de rand van z’n bril naar de groep, en vroeg: “Wat denken jullie, is de vaas nu vol?”

De managers knikten.

“Hmm,” antwoordde de trainer. 

Hij dook opnieuw achter z’n lessenaar, en haalde een zak met grind tevoorschijn. Hij mikte het grind in de vaas, schudde wat met de vaas zodat het grind tussen de grote stenen doorzakte en vulde op die manier opnieuw de vaas tot aan de rand. 

Hij keek de groep aan. “Wat denken jullie: is de vaas nu vol, dan?”

De mensen uit de groep keken elkaar wat schaapachtig aan: “Eh… waarschijnlijk niet?” 

“Klopt,” zei de trainer, en hij dook nogmaals naar beneden. Een zak met fijn zand kwam tevoorschijn, en daarmee werd de overgebleven ruimte tussen de grote stenen en het grind opgevuld. 

Met opgetrokken wenkbrauwen keek de trainer naar de groep. De groep haalde de schouders op, en schudde het hoofd. 

Grijnzend dook de trainer opnieuw naar beneden, en haalde een fles bier naar boven.  Met een theatraal gebaar draaide hij de dop er af en mikte de inhoud in de vaas. Tussen de grote stenen, het grind en het fijne zand was er nog ruimte genoeg voor het bier. 

“En, wat is het moraal van deze kleine demonstratie?” vroeg de trainer. 

Eén van de managers stak z´n hand op en zei: “Hoe vol je schema is, er kan altijd nog meer bij?” 

Een andere manager riep: “Er is altijd ruimte voor bier!” Er is er altijd eentje…

“Nee,” zei de trainer, “dat is het niet. Het gaat er om dat als je begint met het bier, dat je dan nooit genoeg ruimte overhoudt voor de grote stenen.”

Het praktische vervolg

Zoals gezegd, een oud verhaal, dat op mooie wijze het Eisenhower/Covey-kwadrant illustreert. Ik maak me sterk dat veel mensen die dit nu lezen het in één of andere vorm al eens gehoord of gelezen hebben.

En toch laten veel mensen hun agenda vollopen met ‘bier’ en ‘zand’. Dé verzuchting die ik in ieder geval van m’n cursisten hoor is dat ze “zo weinig toekomen” aan het soort werkzaamheden waar ze eigenlijk voor zijn ingezet. Ongestoord denkwerk. Stukken schrijven. Onderzoek doen. Leads genereren. Klanttevredenheid verbeteren. Service. Medewerkers op de juiste manier aansturen. Afdeling reorganiseren. Procedures (laten) vastleggen. Strategie bepalen.

In plaats daarvan staat de agenda vol met brandjes blussen en andere operationele klusjes. Kan dat niet anders?

Agenda

De oplossing van de helaas verscheiden Stephen Covey, in z’n 7 eigenschappen van effectief leiderschap, is dat je voor dit soort belangrijke-maar-niet-urgente taken domweg tijd inboekt in je agenda. Daar zijn alleen twee, aan elkaar gerelateerde, problemen mee.

Ten eerste zul je merken dat een flink deel van je agenda gevuld gaat worden met deze belangrijke taken. Dat kan ook bijna niet anders, want het zijn nu net de wezenlijke onderdelen van je werk. Maar prioriteiten veranderen nogal eens. Stel dat je elke dinsdagochtend hebt ingepland voor ongestoord ontwikkelwerk, en er ontstaat een crisis waarbij jouw hulp onontbeerlijk is?  Je moet dan wel erg sterk in je schoenen staan om je eigen prioriteiten boven dat van je team of klanten te stellen. En dus zucht je maar eens diep, steekt de handen uit de mouwen en laat het ongestoorde ontwikkelwerk deze week maar even zitten.

Met andere woorden: met het inplannen in je agenda verlies je de flexibiliteit om te reageren op veranderende omstandigheden.

Het tweede, gerelateerde probleem is dat je als gevolg hiervan je agenda niet meer kunt vertrouwen. Je agenda is niet langer de betrouwbare gids die je vertelt aan wat voor verplichtingen je je hebt gecommitteerd, maar een verzameling van werkzaamheden waarvan je hoopt ze op een bepaalde datum af te hebben. En: waarmee je, kennelijk, kunt gaan schuiven.

GTD?

De officiële GTD-oplossing komt aan dit bezwaar tegemoet.

  1. Tijdens het wekelijks onderhoud kijk je of je de afgelopen week de juiste hoeveelheid aandacht hebt gegeven aan je 20.000 voet “areas of focus”, dat wil zeggen: de belangrijke zaken.
  2. Zo niet, dan creëer je een nieuw project met een eerstvolgend fysieke actie om daar wat aan te doen.

Dus als je meent dat je te weinig tijd hebt besteed aan het verbeteren van de klanttevredenheid dan maak je een nieuw en specifiek project “Cijfer van klant X naar 8+”, met als eerstvolgend fysieke actie iets als “Brainstorm ideeën verbeteren klanttevredenheid klant X”. En dat komt dan op je projecten- respectievelijk actielijst te staan, en zodra je tijd hebt om die actie uit te voeren ga je er mee aan de slag.

Leuk principe. Maar het vooronderstelt dat je volledig volgens de GTD methode werkt, en lang niet iedereen heeft dat niveau van commitment. Wat er dan weer vaak voor zorgt dat dit soort acties op de lange baan geschoven worden, want ja: er zijn urgentere dingen binnengekomen…

Nogmaals agenda

De oplossing voor dit dilemma is eigenlijk idioot eenvoudig, en combineert de Covey-aanpak met de GTD-methode. Om te zorgen dat je (toch) tijd besteed aan de belangrijke zaken haal je het volgende trucje gebruiken.

  1. Inventariseer wat voor jou de belangrijke zaken zijn (hint: wat levert je het meeste op / wat zorgt voor een salarisverhoging? GTD-ers kijken op hun Areas of Focus lijstje.)
  2. Kijk hoeveel tijd je daar minimaal wekelijks of maandelijks aan wilt besteden
  3. Kijk welke momenten in de week daar het meest geschikt voor zijn
  4. Plan die tijd in in je agenda, maar…

… maar voor stap 4 gebruiken we een trucje. 

Zoals gezegd: als je al je belangrijke dingen zonder meer in je agenda inplant ben je stukken minder flexibel in het gebruik van je tijd.  En er kan natuurlijk altijd iets voorbij komen dat wel degelijk hier en nu je aandacht verdient; je wilt alleen niet dat je al je tijd aan dat soort klusjes kwijt bent.

Om je er nu bewuster van te maken dat je belangrijk-tijd gebruikt voor ‘onbelangrijke’ klusjes doe je het volgende:

  1. Maak een tweede agenda aan (een schaduw-agenda)
  2. Plan dáárin de momenten waarop je idealiter met de belangrijke zaken bezig zou willen zijn.
  3. Hou beide agenda’s naast elkaar

In Outlook bijvoorbeeld (klik voor een groter exemplaar):

Grote Stenen in je agenda (Outlook schermafbeelding)

 

In dit voorbeeld staat links m´n normale agenda, en rechts de Grote Stenen-agenda. Daarin kun je zien dat de maandagochtend voor mij idealiter gebruikt wordt voor het doen van de administratie en het bijwerken van m’n cursusmateriaal. De beste tijd om leads na te bellen is voor mij in het begin van de middag. En de vrijdagochtend is voor mij het beste moment, qua tijd, rust & energie, om aan weblogs en nieuwsbrieven te werken.

Dat betekent niet dat ik elke maandagochtend de administratie doe. Op maandag heb ik ook wel eens een trainings- of coachingssessie, en dan kom ik er niet aan toe. Soms zijn er geen administratieve werkzaamheden. En soms heb ik ze al op een ander moment gedaan. Maar: als ik geen andere zaken gepland heb kijk ik op maandagmorgen in mijn @Administratrivia context welke administratieklusjes er te doen zijn.

Met andere woorden: ik heb nog steeds alle vrijheid om mijn tijd in te delen. Maar ik kan wel zien wanneer ik een ‘onbelangrijke afspraak’ in belangrijk-tijd aan het inplannen ben. En omdat ik me daar bewuster van ben wordt het gemakkelijker om dan toch te kiezen voor ’t belangrijke werk.

Hoe zorg jij er voor dat je tijd overhoudt voor het belangrijke werk?

Wat vind je van deze hack?
0Te gek0Leuk0Serieus?0Meh...0Stom

About Author

[plista widgetname=plista_widget_belowArticle]

13 Comments

  • Etienne Duijf
    Posted 20/08/2012 6:24 pm 0Likes

    Hoi Bert,

    Dank je voor je toelichting. Het gebrek aan praktische gereedschappen is nu zeer zeker ingevuld in The 5 Choices. Keuze 3 bevat een praktische planning methodiek. Keuze 4: Beheers je technologie, laat die jou niet beheersen is ook zeer praktisch. Dit bevat zeer praktische tips en tools om handig met je technologie, mail, Outlook etc. om te gaan. Daarnaast bevat het ook nog zeer praktische inzichten en tips in hoe je ervoor kan zorgen dat je gedurende de dag voldoende mentale en fysieke energie hebt. Dat is natuurlijk ook essentieel om productief te zijn. Daarmee is het een volledig programma, dat alle elementen bevat om productief te zijn: Reflectie/introspectie over wat nu echt belangrijk is, een praktisch planning proces en praktische tips en tools voor je technologie en er voor zorgen dat je mentaal en fysiek vitaal blijft.

    Ik zie inderdaad vaak dat mensen die “GTD” toepassen vaak alleen blijven hangen in de praktische tools en het “leren surfen”. Het gevaar van de bottom-up aanpak is dat je, in de Covey metafoor, vooral goed leert om het grind (de minder belangrijke zaken) heel efficiënt en goed leert te sorteren, zonder dat je aan de grote stenen (de meest belangrijke zaken) toe komt. Het risico is dat je dan steeds meer dingen sneller probeert te doen, zonder je af te vragen of dat wel de juiste dingen zijn. Je kan dan wellicht goed surfen, werkt hard, doet goed je best, maar je bevindt je op de verkeerde zee. Zeker in deze tijden waar onze aandacht meer en meer onder vuur ligt en veel mensen een druk ervaren om meer met minder te doen. Ze komen dan zelden of nooit toe aan de zes focushorizons / de meest belangrijke zaken, waardoor ze in alles wat er op hen afkomt in de korte termijn verdrinken. Met als gevolg geen voldoening, onbalans en in sommige gevallen zelfs een burn-out.

    Uiteindelijk zul je inderdaad zowel een doel nodig hebben, een pad om daar te komen en de juiste mind-set, skill-set en tool-set om je op dat pad te houden. Uiteindelijk is de vraag hoe kun jij het beste uit jezelf halen, de juiste keuzes maken en productief zijn, zodat jij elke dag met een voldaan gevoel af kan sluiten. Het mooie aan Covey’s aanpak is dat er ook geen verkeersregels zijn. Er is niemand die zegt dat je iets op een bepaalde manier of via een bepaalde methodiek moet doen. De kracht van Covey is dat zijn aanpak gebaseerd is op principes. Er zijn tijdloze, universele principes, die wanneer jij er voor kiest daar naar te leven, je buitengewoon productief zal zijn. Of je je houdt aan die principes is jouw keuze. Een voorbeeld van zo’n principe is dat productiviteit niet zonder vitaliteit kan. Als je maar door blijft werken en geen tijd neemt voor vernieuwing, raakt de batterij een keer leeg en ben je niet meer productief. Dat weten we allemaal, toch kiezen veel mensen er vaak voor niet naar dit principe te leven.

    In de productiviteitstrajecten die ik doe, gaat het er inderdaad ook om anderen zo veel mogelijk te helpen in waar zij staan en wat hen vooruit helpt. Het mooie van principes van productiviteit aanleren is dat zij deze op hun eigen situatie en niveau toe kunnen passen. Principes zijn als muzieknoten. Door hen de verschillende noten te leren spelen, kunnen ze het muziekstuk spelen dat zij graag willen, of dat nu klassiek, jazz of pop is. Bij handige tools en tricks kan het zijn dat deze tools je tijdelijk helpen, totdat de situatie verandert, dan werk het wellicht niet meer. Door deelnemers het achterliggende principes uit te leggen, kunnen ze deze iedere keer weer opnieuw toepassen op de uitdaging van hun situatie. Bij elke tip, zoals ook hier bij je agenda, kun je je ook afvragen welk principe dient dit? Wat is het onderliggende principe? En is dit de beste manier om naar dat principe te leven?

    Uiteindelijk zijn er meerdere wegen die naar Rome leiden. Als jouw doel Rome is, gaat het er om dat je dat doel uiteindelijk bereikt, tegelijkertijd geniet van de weg er naar toe en je het jezelf niet te moeilijk maakt. Of je dat nu doet met GTD, 5 Choices, een combinatie, een hele andere methodiek of geen enkele methodiek is een keuze om voor iedereen te maken. Ik zou iedereen aan raden de verschillende methodes eens te proberen en te doen wat goed bij je past. Uiteindelijk ontdek je dan de principes die jouw helpen in het managen van jouw keuzes, jouw aandacht en jouw vitaliteit om uiteindelijk buitengewoon productief te zijn. Feit blijft wel dat als je niet leeft naar principes van productiviteit, je ook niet productief zal zijn.

  • Etienne Duijf
    Posted 12/08/2012 9:23 pm 0Likes

    Beste Bert,

    In de workshops die ik geef kom ik vaak veel mensen tegen die Covey kennen. Toch blijkt hun kennis vaak oppervlakkig en onvolledig. Door Covey écht te begrijpen en toe te passen zijn ze echter wel altijd in staat om de juiste dingen van de hoogste waarde voor elkaar te krijgen en elke dag met een voldaan gevoel af te kunnen sluiten. Daar is dit agenda trucje niet voor nodig.

    Het is leuk om te zien dat je het beste in GTD en Covey probeert te zoeken en combineren, maar ik heb ook het idee dat jouw kennis over Covey’s aanpak niet helemaal volledig is (Helemaal als je kijkt naar Covey’s nieuwste productiviteitsoplossing The 5 Choices).

    Kort een aantal punten om Covey te verduidelijken:
    • Allereerst een vraag: waar komt dat idee aan het einde van de dag vandaan dat je niets wezenlijks uitvoert? Dat is denk ik het geweten dat knaagt, omdat het weet dat je niet de juiste dingen gedaan hebt. Productiviteit gaat uiteindelijk niet om getting things done, maar om getting the RIGHT things done. Dat vraagt dus wel dat je weet wat de right things zijn en dat vraagt toch wel om wat analyse en reflectie. Doe je dat niet dan is het heel goed mogelijk dat je je blijft verliezen in de waan van de dag.

    • Ten tweede heeft een persoon die een volle agenda heeft met brandjes blussen de Covey kwadranten niet echt begrepen. Als je je focust op kwadrant 2, belangrijk en niet urgent, zul je zien dat je de juiste dingen gedaan krijgt voordat ze überhaupt urgent worden. Je voorkomt problemen en voorkomt dat je branden moet gaan blussen en in het crisis kwadrant 1 terecht komt. Eén van deze kwadrant 2 activiteiten is bijvoorbeeld ook het werken aan het creëren van een Kwadrant 2 cultuur met de mensen in je organisatie, en zelfs met je klanten. Hiermee creëer je een cultuur waarin iedereen zijn/haar tijd, aandacht en energie kan investeren in die zaken van de hoogste waarde. Je voorkomt ook dat je elkaar afleid en verleid in Kwadrant 3 (urgent en niet-belangrijk). (Overigens ook interessant. Covey heeft het vaak over paradigma’s. Je paradigma bepaalt wat je doet en wat je doet bepaald de resultaten die je behaald. Als je schrijft dat het niet bijna anders kan dat je agenda gevuld gaat worden met brandjes blussen is dat een niet echt een effectief paradigma. Het kan zeker anders, maar daarvoor heb je wel een kwadrant 2 mind-set en paradigma nodig…)

    • Covey zegt overigens niet dat je elke week je “Grote (kwadrant 2) stenen” op dezelfde dag en tijd moet plannen. Juist door een proces van wekelijks Kwadrant 2 plannen, sta je dicht genoeg bij de realiteit van de week om je voor die week te focussen op je MEEST belangrijke prioriteiten voor die week. En uiteraard kan het voorkomen dat een kwadrant 1 crisis zich voordoet waarbij jouw hulp nodig. Dan kun je uiteraard afwijken van je agenda. Overigens is er flexibiliteit om af te wijken van je agenda, want niet je hele week staat vol gepland met Grote stenen. Het is niet de bedoeling dat je je hele week en hele dag vol plant met Grote stenen! Als je te veel prioriteiten hebt, heb je geen prioriteiten! Dus er is voldoende ruimte voor flexibiliteit. De uitdaging zit er in dat je je niet laat verleiden minder belangrijke zaken te doen (zoals de kwadrant 3’s en 4’s) ten koste van de meest belangrijke zaken. En daar moet je zeker stevig voor in je schoenen staan. Je zult helder moeten hebben waar je voor staat, wat jouw belangrijkste prioriteiten zijn. Kun je geen “Nee” zeggen, dan sta je nergens voor. Of dat nu voor een team, collega of je baas is, om productief te zijn zul je de moed moeten hebben voor je eigen prioriteiten te staan. Kun je dat niet dan ontstaat het gevoel dat je niet je eigen leven leidt en niet naar je eigen potentieel leeft. Dan leef je enkel naar de prioriteiten van anderen. In de momenten dat je kwadrant 3 verzoeken van anderen krijgt zul je dus proactieve keuzes moeten kunnen maken zoals in de 5 Choices ook praktisch wordt geleerd op basis van o.a. recente breinonderzoeken. Bovendien zit er juist veel vrijheid in het je wel houden aan je Grote stenen. Als je ze wel doet als ze nog kwadrant 2 zijn kun je het op een voor jou handig moment uitvoeren met de juiste aandacht en kwaliteit. Het wordt nooit een kwadrant 1, een crisis waarin je je vrijheid verliest. Als je je bovendien niet houdt aan jouw kwadrant 2 hoogste prioriteiten, maar je laat verleiden tot kwadrant 3 en 4 of simpelweg minder belangrijke zagen, zul je niet echt van je vrijheid kunnen genieten. Je zit met een onvoldaan gevoel, omdat je niet “ja” hebt gezegd tegen die dingen die voor jou van de hoogste waarde zijn. Vrijheid zit in discipline: Discipline om “ja” te zeggen tegen jouw kwadrant 2 Grote stenen. Dan ontstaat voldoening, ben je echt productief.

    • Overigens is hier ook geen sprake van het niet kunnen vertrouwen van je agenda als je je niet houdt aan jouw hoogste prioriteiten die de hoogste waarde creëren. Het punt is dat je jezelf dan niet kan vertrouwen. Als jij in jouw Grote stenen kwadrant 2 planning zegt wat jouw hoogste prioriteiten zijn, maar je hebt vervolgens niet de integriteit om je daar aan te houden dan schaad dat je betrouwbaarheid: naar jezelf en zelfs ook naar je team, baas en klanten. Je komt je beloftes naar jezelf (en soms ook anderen) niet na. Als je op die keuzemomenten dan niet de integriteit hebt om te handelen naar jouw hoogste prioriteiten, moet je later ook niet klagen als je niet toe bent gekomen aan je meest belangrijke zaken. Je schrijft ook: “En er kan natuurlijk altijd iets voorbij komen dat wel degelijk hier en nu je aandacht verdient; je wilt alleen niet dat je al je tijd aan dat soort klusjes kwijt bent.” Dat begrijp ik niet? Je zegt dat het nu je aandacht verdient, terwijl je er toch je tijd niet aan kwijt wilt zijn. Het lijkt er op dat dat een kwadrant 3 is (urgent, maar niet belangrijk). Waarom kies je ervoor dat je je dan toch laat verleiden en afleiden tot iets dat je juist wegdrijft van je meest belangrijke kwadrant 2 zaken? Nogmaals: het gaat niet om getting things done, maar om getting the RIGHT things done. GTD trucjes kunnen ons helpen tijd te besparen zodat we die tijd dan kunnen gebruiken voor zaken die echt belangrijk voor ons zijn. Maar zouden we niet de hele dag bezig moeten zijn met echt belangrijke zaken? Het advies om eerst zoveel mogelijk klusjes en werk weg te werken om daarna met de echte belangrijke zaken aan de slag te gaan is dweilen met de kraan open. Wellicht kunnen we met wat slimme tips en tricks alle klusjes en werk efficiënt wegdweilen en kan een tip om een emmer het water voor je op te laten vangen even rust aan je hoofd geven, maar als de kraan steeds verder open gaat biedt dat uiteindelijk geen uitkomst. Met de steeds hogere eisen van onze tijd en onze aandacht die steeds meer onder vuur ligt komt er een punt dat je het niet meer bij kunt dweilen en dus nog steeds niet toekomt aan de zaken die er echt toe doen.

    • Onderzoek toont overigens aan dat, voor mensen die wekelijks hun grote stenen plannen, de kans dat ze daadwerkelijk hun hoogste prioriteiten ook uitvoeren met 200 tot 300% stijgt ten opzicht van mensen die zo’n proces niet volgen (mits je uiteraard het proces juist volgt, zoals uitgelegd in The 5 Choices). Er zijn nog veel meer wetenschappelijk onderbouwde 5 Choices skills en tools die je bij deze uitdaging helpen. In The 5 Choices gaat productiviteit overigens niet enkel om time management, maar het gaat om het managen van je beslissingen, aandacht en energie, zodat jij de zaken die voor jouw van de hoogste waarde zijn voor elkaar krijgt. Zie ook: http://bit.ly/oQW1Zh. Ik houd het nu echter voor gezien, voordat ik van kwadrant 2 naar kwadrant 4 doorschiet ;-). Ik hoop dat dit van waarde is voor jou en de lezers. Ik kijk uit naar je reactie.

    • Bert Plat
      Posted 14/08/2012 10:17 pm 0Likes

      Hallo Etienne,

      Zelden heb ik op een online medium zo’n uitgebreide en waardevolle reactie gezien. Dank daarvoor!

      Even een achtergrond/disclaimer vooraf: ik heb veel kennis van en ervaring met GTD, minder met Coveys 7 Habits. Mijn kennis van (en ervaring met) het gedachtengoed van Covey kan dus best onvolledig en onjuist zijn. The 5 Choices staan al een poosje op m’n lijstje, maar ik heb er tot dusver nog geen tijd voor vrijgemaakt om me er in te verdiepen.

      Met je referaat van hierboven kan ik het wel eens zijn. In hun doelen (op het gebied van productiviteit) verschillen Allen en Covey niet zoveel van elkaar. Zoals je hierboven terecht opmerkt gaat het niet om “getting things done”. Dingen gedaan krijgen op zich is niet zo vreselijk productief; pas als je de dingen gedaan krijgt die je gedaan wilt krijgen ben je productief — en effectief — bezig.

      Het grote verschil, zoals ik het invul, tussen Covey en Allen zit ‘m in de route en de aanpak. Covey gaat uit van een top down benadering (“van binnen naar buiten”) en helpt je vanuit een principiële levenshouding antwoorden te formuleren op dagelijkse vragen en issues en het stellen van prioriteiten. Het idee erachter is dat het gemakkelijker keuzes maken is (althans, gemakkelijker bewust keuzes maken is; het uitstellen of ontwijken van een keuze is immers net zo goed een keuze) als je je eigen basisovertuiging en -houding kent.

      GTD begint juist bij de bodem, vanuit het idee dat je eerst maar eens moet leren surfen op de dagelijkse golven van aandacht opeisende zaken. Heb je dat eenmaal onder de knie dan hou je tenminste tijd en mentale ruimte over om na te denken over de langere termijn: wat vraagt misschien niet op dit moment mijn aandacht, maar hoort wel bij de dingen die ik wil onderhouden (20k), of de doelen die ik op de middellange termijn wil behalen (30k), de manier waarop ik mijn leven wil inrichten (40k) en welk verschil ik wens te maken in mijn leven (50k).

      Beide aanvliegroutes, zowel die van Covey als die van Allen, kennen hun uitdagingen. De aanpak van Covey vereist een zekere mate van introspectie, eerlijkheid en (dus) moed ten opzichte van jezelf. Iedereen kan dat (leren), maar niet iedereen is daar aan toe. Bovendien vind ik dat Covey daarin betrekkelijk weinig praktische gereedschappen en direct toepasbare routines voor aanreikt. (Nogmaals, voor zover ik Covey ken. Mogelijk dat The Five Choices deze lacune juist invult.)

      De GTD aanpak is juist heel praktisch en direct toepasbaar. Het gevaar daarvan is (1) dat men niet beseft dat de praktische vijf stappen slechts de inleiding vormen voor het echte werk, te weten de zes focushorizons die er voor zorgen dat je niet alleen efficient bent, maar vooral ook effectief. En (2) dat men zich fundamentalistisch vastklemt aan de procedures en routines zoals omschreven in The Gospel According to David Allen.

      Maar het grootste probleem dat ik als opleider en coach op het gebied van persoonlijke effectiviteit heb met zowel de GTD als de Covey methodes, is dat beide ons een ideaalbeeld voorschotelen. Natuurlijk heb je een doel nodig (“begin met het einde voor ogen”, inderdaad) om naar te streven, maar om daar te komen moet je een pad bewandelen.

      Hoe lang dat pad is hangt er van af waar je nu bent. Als je nog in de krabemmer zit heb je een langere reis te gaan dan wanneer je er al van overtuigd bent dat je leven in eigen hand hebt. Maar bij het leren toepassen van zowel de GTD als de Covey methodes zul je die noodzakelijkerwijs vanuit je eigen huidige ideeën en overtuigingen proberen te gebruiken. Ik zie mij dan ook vooral als iemand die componenten en onderdelen van deze methodieken versimpelt of verbergt tot de cursist/coachee er aan toe is. Een basisschoolleerling zet je immers ook niet aan calculus. Dat ik daarbij “de regels” geweld aan doe vind ik minder belangrijk dan het behalen van resultaat: een cursist die de controle (her)wint over zijn of haar leven.

      Bovenstaande Grote Stenen-agenda is daarvan dan ook een voorbeeld. Het is niet een oplossing volgens de GTD standaard. Het maakt, zoals je volkomen terecht noteert, ook geen deel uit van Coveys 7 Habits-aanpak. (En omwille van de leesbaarheid heb ik zowel Covey als Allen in zekere mate tekort gedaan!) Maar het kan wel een nuttige mijlpaal zijn, een steunpunt, een ezelsbruggetje, een rustmoment, een hulpstuk, op de weg naar meer rust in je hoofd en grip op je leven.

      Nogmaals, er staat niets in je antwoord waarmee ik het niet eens ben. Maar om er te komen — op de weg er naar toe — voel ik me genoodzaakt én gerechtigd de verkeersregels zo af en toe met voeten te treden.

      Helpt dit?

  • Nathan Jansen
    Posted 08/08/2012 2:30 pm 0Likes

    Wat een afschuwelijk, omslachtige, lastige manier van leven.
    Ik ben zelf een grote fan van GTD en Stephen-Covey. Op het gebied van Covey’s methodes heb ik nog veel te leren, net als GTD, want dat gaat je hele leven door. Maar om een schaduwagenda bij te houden om alles in te plannen? Volgens mij kan je dan veel beter van moment op moment kijken wat je doet en soms is het sowieso beter om even niet in te spreken in een “nood”-situatie, want hoe nood is deze situatie echt?

    Wat betreft jouw artikel, vind ik het boek “De kunst der goede luiheid” (http://www.mijnbestseller.nl/magento/de-kunst-der-goede-luiheid2.html) een veel helderdere methode. Daarnaast, als iets wat belangrijk is, niet lukt in week 1, dan plan je het toch gewoon in, in week 2? Met GTD houd je altijd je overzicht en door te slepen met je taken zet je je belangrijkste taken gewoon bovenaan. Dan begin je daar het eerst aan als je aan het werk moet.

    Daarnaast is volgens mij de beste methode “nee” leren zeggen (zie opnieuw: De kunst der goede luiheid, GTD & Covey).

    • Bert Plat
      Posted 08/08/2012 5:24 pm 0Likes

      Pardon, stond ik op je tenen? Mijn excuses!

      Wat een felle reactie.

      Dat mag, natuurlijk, maar ik vraag me af of er niet een misverstand aan ten grondslag ligt. De schaduwagenda is niet bedoeld om “alles” in te plannen wat je belangrijk vindt. Je kunt de schaduwagenda zien als een template voor een ideale (werk)week. Daarin moet volop ruimte zijn voor ad hoc en ongeplande werkzaamheden, maar in een ideale week kom je ook toe aan belangrijke dingen die (nog) niet dringend zijn.

      De Covey-aanpak (cru samengevat) is om al ’t belangrijke in te plannen — en eventueel te herplannen — en daar de rest van je werkdag omheen te vouwen. Het nadeel van deze aanpak is ’t gebrek aan flexibiliteit: je plant je agenda vol met belangrijke dingen en houdt dan weinig beweegruimte over voor operationele zaken. Dat hoeft niet — je bent er zelf bij — maar het is een mogelijke consequentie van de Covey-methodiek.

      De GTD-aanpak is (even botweg) om zo min mogelijk te plannen, en de wekelijkse review te gebruiken om je operationele (eerstvolgende acties & projecten) taken in lijn te brengen met de tactische en strategische (20k “areas of focus” & 30k doelen). Het nadeel daarvan is dat de 20k en 30k taken toch vaak het onderspit delven in de dagelijkse maalstroom. Wederom, dat hoeft niet: het hangt er maar net van af hoe goed je de wekelijkse review uitvoert. En voor veel GTD-ers, hoe fanatiek ook, blijft dat vaak een lastig punt.

      Overigens, zodra je in de GTD aanpak gaat “slepen met taken” om de belangrijkste bovenaan te zetten stap je al af van de stricte GTD aanpak. Daar is niets mis mee — als het voor jou maar werkt — maar ook dat is in wezen een combinatie van GTD met Covey.

      Met de aanpak uit dit artikel probeer ik een soortgelijke combinatie te laten zien, met de flexibiliteit van GTD, en toch de ‘garantie’ van Covey dat de belangrijke zaken in ieder geval regelmatig aan bod komen.

      Het is een hulpmiddel. Als je zo’n hulpmiddel niet nodig hebt: super! Als het hulpmiddel niet past: ook prima, al zie ik persoonlijk niet in wat er omslachtig en lastig is aan het maken van een template-agenda.

      Het boek dat je noemt ken ik niet; bedankt in ieder geval voor deze link. En “nee” leren zeggen is inderdaad een noodzakelijk aan te leren vaardigheid. Maar soms, in bepaalde omstandigheden en omgevingen, kun je alle hulp gebruiken die tot je beschikking staat.

      • Nathan Jansen
        Posted 09/08/2012 11:42 am 0Likes

        Excuses als het fel overkwam, zo was het niet bedoeld. Ik ben al een lange tijd trouwe lezer en volger van lifehacking, maar ik merk de laatste tijd een duidelijke verandering in kwaliteit, wat ik niet altijd als positief ervaar. Daarmee wil ik niet zeggen dat ik jouw stuk als kwalitatief slecht beoordeel, sterker nog, toen ik begon te lezen dacht ik; eindelijke weer een kwalitatief stuk. Maar het slot (jouw oplossing) viel mij tegen, vandaar mijn reactie. Ik houd van het principe, “less is more” en in mijn ogen is jouw methode “more”, i.p.v. “less” (en in mijn ogen lifehacking ook).

        Jouw idee om de twee methodes samen te voegen vind ik erg goed, omdat ik geloof dat de twee heel goed samen kunnen. Persoonlijk heb ik ervaren dat de manier van Covey vooral inzicht geeft in tijd, hoelang doe je ergens nou echt over en is GTD vooral dynamisch en overzichtelijk. Jouw idee van schaduw-agenda geeft overzicht en meer flexibiliteit, maar daarnaast maakt het je ook makkelijker om wat je de eerste keer in had gepland niet te doen. Het kost je meer tijd en naar mijn idee blijf je uiteindelijk alleen maar bezig. Dus ik blijf bij het idee dat het allemaal met discipline en nee zeggen te maken heeft en dat jouw methode dit niet makkelijker maakt.

        Verder sleep ik met mijn taken in GTD voordat ik begin met werken (dus in rustmodus), daarna blijf ik ervan af (dit wijkt volgens mij niet af van de GTD methode?). En voer ik dus mijn taken gewoon uit zoals eerder “gepland”.

        Ik hoop dat dit mijn reactie wat opheldert. Nogmaals excuses voor de aanvallende toon!
        Op naar een beter (gehackt) leven.

        • Nathan Jansen
          Posted 09/08/2012 11:44 am 0Likes

          Met deze opmerking: “(en in mijn ogen lifehacking ook)” bedoelde ik natuurlijk dat lifehacking ook denkt vanuit het “less is more” principe.

          Om verwarring te voorkomen

        • Bert Plat
          Posted 10/08/2012 10:10 am 0Likes

          Hoi Nathan,

          Ik ben het met je eens dat “less is more” een mooi en elegant principe is om vanuit te denken. Maar ik heb gemerkt dat mijn coachees en cursisten het lastig vinden om daar in één keer te komen, zonder tussenstap. Vandaar deze tussenoplossing. Of je het bij die tussenoplossing laat, of verder migreert naar een slimmere oplossing is een afweging die iedereen voor zichzelf moet maken: is het je de tijd-en-moeite-investering waard?

          Anyways.

          Bedankt, no harm done, en bij deze stellen we maar weer eens vast dat lifehacking niet hetzelfde is als people hacking. 🙂

          • Nathan Jansen
            Posted 10/08/2012 12:03 pm 0Likes

            Mee eens! Dan heb ik tot slot nog één vraag, gebruik je de methode zelf ook? Is enkel een interessevraag.

          • Bert Plat
            Posted 10/08/2012 1:07 pm 0Likes

            Relevante vraag.

            Het antwoord is ja: in het kader van “eating your own dog food” probeer ik van alles. Het afgelopen jaar heb ik, als Mac gebruiker, daarom vooral doorgebracht in Windows + Outlook, toch de omgeving waar de meeste van mijn klanten mee te maken hebben.

            En ja, de grote stenen agenda heeft me er toch een aantal keren van weerhouden om “ja” te zeggen tegen een afspraak. (En de afspraak kon in de meeste gevallen gewoon worden herpland.)

Geef een reactie

%d bloggers liken dit: