Het verwerken van je inboxen mag wel het hart van de Getting Things Done methode genoemd worden.
Opfrisser (GTD-ers: sla dit over)
Even een kleine opfrisser: in die inboxen (mailbox, voicemail, inbakken) verzamel je alles wat er aan vragen, opmerkingen, opdrachten, verzoeken, informatie en andere data jouw kant opgestroomd is. Vervolgens werk je regelmatig die inboxen helemaal leeg; het doel van dat leegwerken is een complete inventaris op te maken van alles wat je op je bordje hebt liggen. En het doel dáárvan is dat je zelf de juiste keuze kunt maken wat prioriteit verdient, in plaats van gestuurd te worden door wat het hardste schreeuwt of het recentst binnengekomen is. Een postbode gaat ook niet elke brief in volgorde van binnenkomst bezorgen; hij inventariseert eerst hoeveel post er is, van welk type, en voor welke wijken.
Dat is de theorie.
Theorie vs. praktijk
In de praktijk valt het regelmatig leegwerken van die inboxen vaak niet mee. Dat heeft nogal eens te maken met een onvoldoende organisatie daarachter: je kunt het wel weg willen werken, maar dan moet wel helder en eenduidig zijn waar naar toe je het weg kunt werken. Als de postbode geen bakken zou hebben voor elke wijk of soort post valt het wegwerken van al die poststukken ook niet mee.
Maar zelfs als de organisatie er achter voldoende is ingericht wil het nog wel eens lastig zijn om de inbox leeg te krijgen.
Bij het verwerken van je inboxen neem je namelijk voortdurend beslissingen — wil ik hier iets mee doen, zo ja: wát wil ik hier mee doen — en het menselijk vermogen tot het nemen van beslissingen blijkt nogal beperkt te zijn.
Uit verschillende recente onderzoeken komt steeds weer naar voren dat de ‘executive function’ van het menselijk brein — het beslisorgaan, zeg maar — snel uitgeput raakt.
Sokken vs. huiswerk
Mooie voorbeelden hiervan geeft Roy Baumeister in het fascinerende (e-)boek Willpower: Rediscovering the greatest human strength. Zo blijkt er bij studenten een zwaar negatieve correlatie te liggen tussen het hebben van schone sokken, en het tijdig inleveren van opdrachten. Of ze hebben schone sokken, of ze leveren hun opdrachten tijdig in: beide tegelijk levert een te zware belasting van hun beslisorgaan op. En waar ze in tentamentijd baat zouden hebben bij regelmatig sporten, gezond eten en matig drinken, gaan ze juist voor sigaretten, junkfood en alcohol. Niet omdat ze opeens denken dat dat helpt bij het studeren, maar omdat het (blijven) studeren teveel van hun beslisorgaan vergt om ook nog van de sigaretten, junkfood en alcohol af te blijven.
Je beslisorgaan draait op glucose
Het beslisorgaan gebruikt glucose als brandstof. Uit de vervolgonderzoeken van Baumeister en anderen komt dan ook naar voren dat je het beslisorgaan helpt als je rekening houdt met wat en wanneer je gegeten hebt. Lastige beslissingen kun je beter nemen als de glucose-voorraad net is aangevuld.
Overigens wil dat niet zeggen dat je anders geen beslissingen kúnt nemen; maar met een uitgeput beslisorgaan is de kans groter dat je gaat voor de ‘veilige’ beslissing (bijvoorbeeld uitstellen) dan voor de goede maar wellicht harde beslissing.
En dat brengt ons met een ruime omweg weer terug bij de titel van dit artikel: hoe en wanneer verwerk je je inboxen?
Vuistregels
Regel 1: doe het als je glucose-voorraad hoog is. Bij een goede gezonde maaltijd (met een lage glycemische index) is je glucose-voorraad ongeveer 60-90 minuten later op z’n piek. Direct na de lunch je inboxen aanvallen is dus misschien niet zo’n goed idee. Voor een snelle boost kun je iets innemen met een hoge glycemische index (koffie met extra suiker, bijvoorbeeld), maar pas op: dat levert een snelle, hoge piek op, maar die wordt gevolgd door een diep dal. Meer informatie over de glycemische index vind je op de site van het Voedingscentrum; een overzicht welk voedsel welke waarde heeft kun je hier vinden.
Regel 2: Doe het niet te lang achter elkaar. Hoe lang precies is lastig te zeggen. Zelf heb ik gemerkt dat ik een inbox-sessie van zo’n 40 minuten kan volhouden, beginnend anderhalf uur na het ontbijt of de lunch; daarna begin ik de neiging te krijgen om voor de gemakkelijke keuze te gaan, en verhuis ik items sneller naar de ooit/misschien lijst. Het hangt natuurlijk af van wat je eet, hoe lastig de beslissingen zijn en hoe zo’n ervaren beslisser je bent.
Probeer het zelf eens: graag hoor ik wat jullie ervaringen zijn!
(Met dank aan Ursela Norbart voor de feitelijke controle.)
James Kuypers
Ik zelf heb die hoge glucose pieken meer nodig voor de “grote keien”, je weet wel, de belangrijkere taken.
Het verwerken van de inbox doe ik een beetje gaande weg. Wanneer ik aan taken ga werken dan is dat er óók 1.
Bert Plat
Hallo James,
Waar je je pieken precies toepast is natuurlijk aan jezelf. Het gaat er vooral om dat je ze *bewust* toepast daar waar je de extra hulp wel kunt gebruiken.
Marc
De kunst is volgens mij ook om niet te vaak je email te openen omdat een eerdere vraag bij jou door anderen (die op dat moment wel een inbox open hebben staan) die vraag al is beantwoord: kortoom, je hoeft je er niet meer druk om te maken. Alle reply-all kan dan dus weg.
Bert Plat
Hoi Marc,
Als ideaal patroon suggereer ik om 3 x daags een half uur aan je inbox(en) te werken: begin van de ochtend, begin van de middag en eind van de middag. Daarbuiten zet je je mail in principe gewoon uit. Dat voorkomt inderdaad dat je ad-hoc op van alles begint te reageren, en zelf niet meer de controle hebt over wat je aan het doen bent.
Marger
Die koffie met suiker zou voor mij zeker geen goed idee zijn. Uit eigen ervaring kan ik zeggen dat de dip na een suikerpiek heel reëel is en erg problematisch kan zijn. Uit de reacties op onze site blijkt dat toch veel mensen daar last van hebben. Voor mij werkt het veel beter om de bloedsuikerspiegel op een constant niveau te houden zonder schommelingen. Zo kan ik de hele dag door fit blijven (niet inkakken om 4 uur) en normaal presteren. Ik doe dat door geen geraffineerde suikers te eten en zo weinig mogelijk andere producten met een hoge GI, zoals je al aanhaalt.
Henkertenker
Daarom ben ik 22 aug. een ander voedingspatroon gaan volgen. Het gaat iets verder dan de geraffineerde suikers te mijden, maar heeft alles te maken met de GI.
Ik heb er wat over geblogd, maar ik moet hoognodig weer een bijdrage leveren. Als je het interesant vindt kun je een kijkje nemen op thestorificator.com. (Wel Engelstalig)
Bert Plat
Hoi Marger,
Koffie + suiker levert inderdaad een piek op, gevolgd door een flinke dip. Of je die dip accepteert hangt natuurlijk af hoe belangrijk die piek voor je is. Stel dat je een belangrijke presentatie hebt, maar de rest van de dag is minder van betekenis dan kun je er voor kiezen om het toch te doen. En de één heeft er meer last van dan de ander.
Stefan van der Fange
Ik herken dat het soms lastig is om je inbox helemaal leeg te werken.
Mijn oplossing: Elke vrijdag ochtend ga ik samen met een collega onze inboxen afhandelen. Elkaar helpen met de lastige beslissingen werkt heel goed.
Bert Plat
Hoi Stefan,
Gezamenlijk de inboxen afhandelen kan heel goed werken, vooral als je collega je inbox item voor item aanpakt en jou vraagt: “Hoe ziet de wereld er uit als je hier niet meer aan hoeft te denken?” (What’s the succesful outcome) en “Als je niets anders in je leven te doen had dan dit, waar ga je naar toe en wat zie ik je dan doen?” (What’s the next action).
Dat dwingt je om er een coherent antwoord op te geven, iets wat we in ons uppie anders veel te snel afraffelen.
Aan de andere kant: haal jij je inboxen dus één keer per week leeg?
Comments are closed.