Wanneer je nu lekker op vakantie gaat, wil je er vast nog niet aan denken, maar er komt een moment dat je weer terug op je werk komt. Waar je dan niet op zit te wachten is een overvolle inbox. Neem nu vast maatregelen om na de vakantie een prettige start te kunnen maken. Uiteraard doe je geen e-mail in je vakantie. Gewoon uit laten die apparaten! Vakantie is vakantie en wil je echt los komen van je werk dan moet je gewoon een paar weken niet je e-mail checken! Bovendien is de kans groot dat je op vakantie met name berichten leest en niet afhandelt. Na de vakantie kun je ze dan nogmaals lezen en alsnog afhandelen: dubbel werk en dat is zonde van je kostbare vakantietijd!
Zo houd je je inbox leeg:
1) Voorkom zo veel mogelijk onnodige e-mail. Meld je af voor reclame e-mails van bedrijven en van nieuwsbrieven die je toch nooit leest. Laat ook je sociale media zoals Facebook, Linkedin en Hyves je geen e-mail sturen. Je kunt in je instellingen aangeven dat je geen e-mails wilt ontvangen.
2) Meld tijdig bij collega’s en klanten wanneer je afwezig zult zijn en probeer zo veel mogelijk werkzaamheden en vragen voor je vakantie weg te werken. Zorg ook voor een goede vervanging in de tijd dat je afwezig bent.
3) Zorg voor een goede boodschap in je afwezigheidsassistent. Bijvoorbeeld: Ik ben afwezig tot 3 augustus. Voor dringende zaken kunt u contact opnemen met: collega@voorbeeld.nl. Ik zal de door u verstuurde e-mail niet in behandeling nemen. Mocht u toch een reactie van mij wensen dan verzoek ik u opnieuw een bericht te sturen na 3 augustus. Met vriendelijk groet…..
(Wellicht ben je op 1 augustus al terug van vakantie, maar om eerst een paar dagen rustig te kunnen werken, meld je uiteraard dat je pas 3 augustus terug bent….).
4) Maak een map met de naam: ‘Ontvangen in vakantie’ en plaats hier, na je vakantie, alle ontvangen e-mail in. Je inbox is nu leeg! (mits deze leeg was toen je vertrok ten minste.) Zoals aangegeven in je afwezigheidsassistent wens je belangrijke berichten opnieuw te ontvangen. Nu maar afwachten wat er binnen komt! Fijne vakantie!
Dit artikel is geschreven door Annemiek Tigchelaar. Annemiek geeft werkplektrainingen en persoonlijk advies over werkplekorganisatie, efficiënt e-mailen en werken. Zij is trainer bij Het Betere Werken en aangesloten bij de Nederlandse Beroepsvereniging van Professional Organizers. Daarnaast is zij auteur van Stop de stapels – al je papier op orde thuis en op kantoor. www.toporde.nl
Hoe word ik rijk methode
Dankjewel voor deze tips. Je wilt niet gehackt worden 🙂
Karen Visser
@Rogier: een ingekorte vertaling…? Ik heb vergeleken, maar zie het verband niet helemaal. Daarbij: er zijn talloze artikelen over hoe je je mailbox inricht/voorbereidt op vakantie. De basisonderdelen zijn hetzelfde, dus zo gek is het niet dat er overeenkomsten zijn. Ik geloof niet dat Annemiek Tigchelaar het ingekort en vertaald heeft, de stijl is totaal anders.
Jenna
Of om echt compleet bevrijd te zijn van je mailbox en niet alleen tijdens de vakantie… http://www.sochicken.nl/leven/bevrijd-jezelf-van-je-mailbox-in-7-stappen.html
Dick
Ik vind dat je tegenwoordig moet oppassen met bekend maken wanneer je afwezig bent. Dus de meeste mail gewoon laten binnenkomen. na de vajantie eenquickscan en het meeste weggooien. Iets teveel weggegooid ?
Als het belangrijk is wordt je we; teruggemaild.
Michiel
@Deborah Ergens denk ik dat je wel een beetje gelijk hebt met de acties die geen haast hebben, maar je moet je toch afvragen of die collega het ook zo leuk vindt dat je zijn todolijst vult tijdens zijn vakantie (dan start hij dus na zijn vakantie al met een volle bak) en is die persoon 2 weken later nog steeds de meest geschikte persoon om de actie uit te voeren?
Bovendien… jij hebt natuurlijk ook een lijstje met acties die je bij collega’s uit hebt staan die automatisch gevuld wordt door een [w] in de mail te typen? http://waiting-for.com
Erwin de Beer
Tot nu toe stond er in mij afwezigheidsassistent altijd “indien nog actueel, beantwoord ik uw mail op of na “. Dit jaar ga ik eens kijken hoe “stuur uw mail opnieuw” uitpakt.
Ik heb nog 2 aanvullingen:
1. Stel een filter in waarmee al je mail tijdens je vakantie automatisch in de map ‘Ontvangen in vakantie’ terechtkomt. Als je dan in je vakantie toch ‘per ongeluk’ je mail checkt is je inbox leeg 🙂
2. Vlooi na je vakantie de map ‘Ontvangen in vakantie’ nauwkeurig door op spam, nieuwebrieven die je niet meer wilt en andere mailtjes die niet in je inbox thuishoren en stel daar filters voor in. Door het jaar heen heb je soms niet in de gaten dat een filter instellen toch handiger is dan op delete drukken. Na je vakantie zie je heel dudielijk hoeveel mail je het komend jaar uit je inbox kunt weren.
Debora
Het niet lezen van vakantie mail gaat trouwens ook voorbij aan mails die aan grote groepen gemaild worden. Lijkt me toch wel lullig als je de enige in het bedrijf bent die niet weet dat je manager vertrekt of dat je collega minder aanwezig is omdat haar man ernstig ziek is.
Debora
@Michiel Maar dat is toch juist onhandig. Stel, een collega moet een actie voor mij doen. Hij is op vakantie, maar heeft geen haast, dus als het hij ergens na zijn vakantie doet is dat prima. Als ik zo’n out-of-office boodschap krijg moet ik dus ergens bijhouden dat ik hem nog een keer moet mailen als hij terug is. En als alle collega’s dat doen, wordt dat een aardig lijstje. En als er vakanties overlappen kunnen dingen zo onnodig weken blijven liggen.
“(Wellicht ben je op 1 augustus al terug van vakantie, maar om eerst een paar dagen rustig te kunnen werken, meld je uiteraard dat je pas 3 augustus terug bent….).”
Dat deed me gelijk denken aan:
“Laatst kreeg ik van een vriend een autoreply, en meteen daarna een echt mailtje, waarin hij schreef: „Ik ben stiekem toch al terug! Maar ik wilde nog niet alles over me heen krijgen!”
Sindsdien vraag ik me bij deze vriend af of hij überhaupt wel ooit echt weg is.
Misschien is hij er altijd.”
uit: http://www.nrcnext.nl/columnisten/2011/07/14/out-of-office/
Tom van der Valk
Ik zou ook niet enthousiast worden van zo’n autoreply. Prima dat je naar iemand doorverwijst voor spoedeisende zaken, maar als het niet spoedeisend is, verwacht ik wel dat je dat na je vakantie oppakt. Ik ben het wel eens met de tip dat een een paar dagen moet smokkelen in de datum van terugkomst, anders wordt je de eerste dag meteen platgebeld.
Michiel
@JW. Ik denk dat je het niet moet zien als extra werk. Ik denk dat je de verzender ervan bewust maakt dat de verantwoordelijkheid voor de (acties in de e-mail) bij hem blijft liggen tot jij terug bent van vakantie, ipv dat de verantwoordelijkheid bij jou komt te liggen, zonder dat je daar controle over hebt. En volgens dit artikel verwijder je niet de ontvangen mail, maar plaats je deze in een aparte map. Dat geeft de mogelijkheid om op een rustiger moment daar alsnog doorheen te scannen, maar eigenlijk zou je dat niet moeten doen. Laat het maar escaleren. Jij hebt duidelijk de voorwaarden gesteld aan je mailbox.
JW
> Ik zal de door u verstuurde e-mail niet in behandeling nemen.
> Mocht u toch een reactie van mij wensen dan verzoek ik u opnieuw een bericht te sturen na 3 augustus.
Da’s inderdaad een oplossing, maar het voelt niet helemaal goed.
Je zadelt iemand anders met extra werk op (opnieuw sturen) omdat jij met vakantie bent?!
Ik vermoed dat dat niet gewaardeerd gaat worden…
Rogier
Dit doet me erg denken aan dit artikel: http://www.danah.org/EmailSabbatical.html
Misschien dat je ipv “Dit artikel is geschreven door Annemiek Tigchelaar” beter kan vermelden dat je het hebt ingekort en vertaald?
Comments are closed.