Mini-hack: wat is gescand en wat niet?

Ik scan vrijwel alles in, op de reclamefolders na. Rekeningen, acceptgiro’s, visitekaartjes, aantekeningen. Alle papieren die ik wil bewaren netjes in Evernote, altijd weer vindbaar op 1 centrale plek. Bij Lifehacking zijn we daarom nogal fan van deze dienst.

Veel van de papieren gaan, nadat ze door de scanner zijn gehaald, zo, hup, de papierbak in. Maar toch blijven er sommige dingen die nét even te belangrijk zijn om definitief weg te gooien. Of ik twijfel of ik daar niet de originelen van nodig heb, óf ik heb ze nog even nodig voor een latere actie.

Middels een simpel kruisje rechts onderin markeer ik ze voor mezelf, zodat ik kan zien op er reeds een digitale versie van bestaat. Nooit mee twijfel of dubbele scans dus.

Wat vind je van deze hack?
0Te gek0Leuk0Serieus?0Meh...0Stom

About Author

[plista widgetname=plista_widget_belowArticle]

23 Comments

  • Patrick Loonstra
    Posted 12/04/2012 1:04 pm 0Likes

    @geert – Toch heb ik graag van sommige dingen nog wel een hardcopy, zoals uittreksels van de KvK. Maar gelukkig past alles van de laatste jaren in die categorie netjes in 1 map in de kast.

  • Geert
    Posted 12/04/2012 12:45 pm 0Likes

    Hier gaat alles door de Scansnap S1500. Papieren bewaren doen we niet, dus na het scannen gaan ze gelijk in de oudpapierbak of shredder. Hoef je ook niet of je iets gescanned hebt, of niet.

  • sypie
    Posted 11/09/2011 5:04 pm 0Likes

    @Michel: In Voorvertoning (Mac) kun je pagina’s zo naar je bureaublad slepen. Het worden dan separate PDF bestanden.

  • Martijn
    Posted 20/07/2011 3:04 pm 0Likes

    Kan je er met een scansnap ook voor zorgen dat de bestandsnaam automatisch de datum (JJJJMMDD) meekrijgt? En is er een Scansnap die jullie aanraden?

  • Henri Koppen
    Posted 19/07/2011 10:31 am 0Likes

    Fuji ScanSnap is de bom. De eerste scanner die ik heb waar ik echt blij mee ben! Ik scan alles overigens naar mijn DropBox, kan ik er overal bij. Ben wel heel secuur welke computer ik DropBox heb staan en gebruik een sterk wachtwoord die alleen voor DropBox gebruikt wordt. (weet van de issues).

    Ik heb overigens drie bakjes. Inbox (moet worden ingescand), betalen en Archiveren.

    Scans sla ik gewoon in 1 map op (prive en zakelijk) omdat PDF namelijk ook ge OCR-t wordt en ik dus in Windows dus ook kan zoeken binnen PDF documenten. Alle bestanden geef ik wel een naam die begint met een datum getal ( JJJJMMDD ) zodat het lekker sorteert op datum en zo weet ik elk kwartaal welke scans naar de boekhouder moeten. Gebruik overigens wel namen met spaties erin. Als een naam LeaseAutoMaart2011 heet en je zoekt op Auto vind je het document niet op naam.

    Dat zijn mijn 2 centen…

  • Patrick Loonstra
    Posted 18/07/2011 10:16 pm 0Likes

    @Dennis: Sommige dingen bewaar ik wel, maar het meeste gaat weg.
    Ik vertrouw Evernote er volledig in. Ik heb zelf een kopie, op de backup van mijn MacBook staat er een en op mijn werkcomputer ook en dan ook nog in de cloud.

    Voor mijn gevoel is dat veiliger dan als het in een map in huis staat. Plus alle voordele die het oplevert.

    Maar we zijn hier dan ook wel heel erg positief over Evernote. Ik ben eigenlijk wel benieuwd welke alternatieven voor Evernote er zijn en of die zich kunnen meten aan de flexibiliteit. Zou een mooi vergelijkend waren onderzoek zijn voor hier.

  • Dennis
    Posted 18/07/2011 8:51 pm 0Likes

    Is het verstandig om hardcopies toch ergens te bewaren (bij belangrijke papieren) ? Bijvoorbeeld één grote reference map op alfabetische volgorde.

    meer vanuit de vraag: ‘is evernote veilig? creeeren zij backups?’

  • Patrick Loonstra
    Posted 15/07/2011 5:00 pm 0Likes

    En als we toch bezig zijn, ik heb er nog eentje.

    Als ik een rekeing krijg, scan ik hem in, voorzie ik hem van een kruisje en na het betalen komt er een streep over de hele pagina doorheen, met de tekst – betaal – jjjmmdd -.

    Dan is zelfs dat weer duidelijk.

  • Adri Mathlener
    Posted 15/07/2011 4:09 pm 0Likes

    ik ben naar een klassieke kantoorbenodigdheden winkel gegaan en heb mij een mooi rood stempelkussen en stempel gekocht. Vraag me even niet naar de tekst op het stempel, Nooit meer verwarring of iets is gescanned en verwerkt.
    Niets zo heerlijk om iets ‘af te stempelen’. Geeft hetzelfde gevoel als zaken op een lijstje af te strepen.

  • Wim Verweij
    Posted 15/07/2011 1:17 pm 0Likes

    Ik vouw een klein hoekje rechtsonder van de gescande documenten om.
    Met OffceDrop/Scandrop to cloud kun je documenten rechtstreeks in Everbote inscannen.
    Tegenwoordig gebruik ik ook een portable scanner, erg handig http://www.youtube.com/watch?v=fIz03cTGCAY&feature=related

  • Michel
    Posted 15/07/2011 8:12 am 0Likes

    @Fokke Zend de Multifunctional dan niet telkens 1 pdf met alle documenten? Hoe splits je deze dan om naar evernote te zenden?

  • Patrick Loonstra
    Posted 14/07/2011 11:09 pm 0Likes

    Dus wat ik met de hand doet zit zelfs in sommige scanners ingebakken, te mooi.

  • Fokke
    Posted 14/07/2011 8:39 pm 0Likes

    Ik scan al een tijdje alles in, en gebruik op het werk een professionele multifunctional die én dubbelzijdig in kleur én met een feeder scant en óók nog een niet-zo-opvallend cirkeltje op elke scanzijde drukt, automatisch! En dat alles in één keer mailt naar mijn evernote account.

    Van tevoren even sorteren op enkel- en dubbelzijdig, zodat je snel en eenvoudig kunt scannen.
    Voorheen zette ik een S in de rechterbovenzijde van het blad.

    Ideaal, dit in combinatie met een premium evernote account 🙂

    Originelen bewaar ik per jaar in een multomap, met tabbladen per maand. Áls ik eens een origineel nodig heb, dan zoek ik die map wel door…

    Evernote is sowieso erg handig, vandaag nog wat kleurnummers uit de Android app getrokken, midden in de verfwinkel…!

  • Bert Vorenholt
    Posted 14/07/2011 4:14 pm 0Likes

    En ik maar denken dat het een tik is, om alles maar in te scannen 🙂
    Ook ik scan dus bijna alles naar Evernote en ook ik bewaar in soortgelijke situaties soms nog (tijdelijk) het origineel. Echter, noteer ik het woord “gescanned” (is dat wel goed Nederlands trouwens?) op het origineel.

    @Andre: Bonnetjes en nota’s en zo, scan ik in JPG, omdat ik dat nét iets beter uitwisselbaar vind. Eigenlijk scan ik slechts documenten van meerdere pagina’s naar PDF.
    @Herman: Ik maak gebruik van een (professionele) HP ScanJet 9100 serie, welke o.a. rechtstreeks naar een e-mailadres kan verzenden. Mijn Evernote e-mailadres heb ik in de voorkeurslijst van de HP staan, zodat het slechts 2 drukken op een knop is.

    @L. Amyrus: Bij mij werkt de Windows client prima onder Wine. Omdat ik een inmiddels verouderde Linux distro gebruik, maak ik wel gebruik van de oudere Evernote versie 3.1

  • FF
    Posted 14/07/2011 1:09 pm 0Likes

    Ik scan ook al geruimte tijd alles in.
    Ik heb 2 directories aangemaakt.
    Bewaren
    Vernietigen (5 jaar)

    De laatste heeft vervolgens sub-directories met het vernietigingsjaar (2011 vernietigen in 2017).

    Vervolgens hernoem ik de scan op de volgende manier:

    jjjj-BEDRIJF-persoon-onderwerp-jjjjmmdd.pdf
    jjjj = het jaartal in 4 cijfers
    BEDRIJF = bedrijfsnaam in hoofdletters
    persoon = eerste letter voor wie het is (of geen als het voor iedereen is)
    onderwerp = spreekt voor zich
    jjjjmmdd = datum op de scan (jaar 4 cijfers maand 2 cijfers dag 2 cijfers)

    bijv.
    2011-LIFEHACKING-J-wat_is_gescand-20110714.pdf

    Deze directories staan vervolgens weer in een directory die door Dropbox wordt gesynchroniseerd (net als alle handleidingen die ik nu digitaal heb) en kan ik overal raadplegen.

  • Patrick Loonstra
    Posted 14/07/2011 11:36 am 0Likes

    Ik heb ook een Fuji ScanSnap.
    Scant dubbelzijdig, en je kunt stapeltjes papier tegelijk invoeren.
    En dat dan automatisch, met 1 knop, naar Evernote.

    Ik scan alles naar pdf, daarvoor hen je dan wel een betaald account bij Evernote nodig, pas dan maakt ie de bestanden ook zoekbaar.

  • Niels Gouman
    Posted 14/07/2011 10:51 am 0Likes

    @Andre @Herman:
    Ik gebruik hiervoor de ScanSnap, kan je automatisch naar Evernote laten scannen 🙂
    Zie ook: https://lifehacking.nl/spullen/kan-een-scanner-ook-een-lifehack-zijn-hintals-het-zoveel-tijd-bespaart-als-deze-zeker/

    – Niels Gouman

  • L. Amyrus
    Posted 14/07/2011 10:45 am 0Likes

    Jammer, Evernote is er niet voor linux. -> Dan maar zelf scannen en een eigen database bouwen. Wel lekker dat je een “paperless” office krijgt.

  • Herman Roozen
    Posted 14/07/2011 10:32 am 0Likes

    Heb je dan een “éénknopsscanner” die automatisch de hele plaat scant en alles in Evernote gooit of zo? Ikzelf ben altijd van alles aan het instellen en uitlijnen voordat het naar een bepaalde map gescand wordt. Best veel werk.

  • Andre Mud
    Posted 14/07/2011 10:28 am 0Likes

    Ik ben al een tijdje aan het kijken of ik ook alles kan scannen. Sla je alles op als JPG of als PDF.

Geef een reactie

%d bloggers liken dit: