Nozbe, een van de bekendste takenmanagers, heeft een aantal nieuwe mogelijkheden toegevoegd aan zijn programma’s. Zo is het mogelijk via de mail taken naar Nozbe te sturen met bestanden als bijlagen, is de syntax om taken te mailen vereenvoudigd en is er de mogelijkheid projecten te maken op basis van sjablonen. Die laatste toepassing geeft de mogelijkheid sneller een project te starten en zorgt ervoor dat je alle acties die je bij zo een project moet doen ook ziet.
Sjablonen
De mogelijkheid sjablonen te maken is vooralsnog voorbehouden aan de Windows- en Mac-toepassing van Nozbe. Je maakt een project en zet alle taken erin. Voorzie de taken van context en detailleer ze zoveel als mogelijk maar zo generiek dat het project kan dienen als sjabloon. Daarna sla je het project op als sjabloon en wordt het zichtbaar als je een nieuw project start op basis van dit sjabloon.
Behalve dat het makkelijk is om een vaste reeks taken bij een project niet meer elke keer te hoeven tikken, merk ik dat het handig is om acties te zien en bewust te kiezen of ze voor een specifiek project wel of niet nodig zijn. Je kunt voor het geven van presentaties, het schrijven van een blog of het plannen van een bijeenkomst de ideale gang van zaken als sjabloon nemen, zodat je telkens die mogelijkheden ziet als reminder.
Mocht je Nozbe niet gebruiken maar een ander programma dan kun je met een tovertypen soms ook uit de voeten. Veel takenmanagers hebben een soort commandline invoer, waar je ook meerdere taken tegelijk kunt intikken en er een syntax is voor contexts, duur van een taak, et cetera. Door de hele riedel die je voor een project gebruikt een keer in te tikken en dan te kopieren en toe te voegen aan een toetscombinatie in jouw tovertypeprogramma heb je ook een sjabloon gemaakt. De volgende keer dat je een nieuw project start, gebruik je je tovertypcombinatie om in een keer alle taken met bijbehorende syntaxt voor contexts in te voeren.
Bestanden toevoegen
Via de mail kun je naar veel takenmanagers taken insturen. Met syntax erbij maak je een taak volledig en door de juiste plaats in de mail te kiezen, komen er delen van de mail als commentaar of memo bij de taak. Nozbe had al de mogelijkheid op de site bestanden toe te voegen maar dat kan nu ook vanuit de mail (rich comments). Stel dat een mail actionable is met een bijlage die je daarbij nodig hebt, dan mail je die naar Nozbe met de juiste taakomschrijving. In Nozbe heb je nu je taak en de bijlage.
Nozbe had al de mogelijkheid om een verbinding met Evernote of Dropbox te maken. Door in Evernote een notities dezelfde tag te geven als de projectnaam in Nozbe was het mogelijkheid in de apps of op de site de bijbehorende notities te zien.
De vereenvoudigde syntax van te mailen taken bestaat eruit dat je niet meer een taak met een sterretje begint in de mail (die Outlook elke keer omzet naar een opsommingsteken!) maar een punt. Daarnaast kun je ook via de onderwerpsregel en taak toe voegen. Ook hoef je niet de hele projectnaam mee te geven maar genoeg om een project te identificeren. Dus #blo wordt gekoppeld aan het project Bloggen.
Bekijk de instructie stap-voor-stap:
De bestanden-optie is ook aangekondigd voor de Android en iOS apps. Die laatste worden op dit moment geheel vernieuwd en is in een eerste testversie verspreid. Voor andere toekomstige features zie Future of Nozbe apps.
