De zoekfunctie van Outlook zal voor de meeste gebruikers prima voldoen, maar voor de echte lifehacking nerd met complexe zoekvragen heeft Microsoft nog wat extra functionaliteit ingebouwd: de Query Builder; of, in het hopelijk machinevertaalde Nederlands van Microsoft: de Opbouwfunctie voor Query’s.
Normaal gesproken is deze functie verstopt, maar met een wijziging in de Windows Registry komt er zo maar een extra tabblad te voorschijn waarop je naar hartenlust met AND en OR ingewikkelde zoekvragen aan elkaar kunt knopen. Deze, bijvoorbeeld:
Of deze:
Het mooie is dat je de Query Builder ook kunt gebruiken bij het maken van Zoekmappen (die gebruikt u toch?) of het aanpassen van de Weergaven.
De instructies voor het aanpassen van de Registry kun je in dit machine-vertaalde document bij Microsoft lezen (of lees het origineel hier); het komt er op neer dat je een nieuwe sleutel maakt genaamd QueryBuilder. In dit artikel wordt gesproken over Outlook ’98, 2000 en 2002, maar het werkt ook voor 2007 en 2010 mits je locatie in de Registry als volgt aanpast:
- Outlook 98: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\8.0\Outlook
- Outlook 2000: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\9.0\Outlook
- Outlook 2002: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\10.0\Outlook
- Outlook 2003: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\11.0\Outlook
- Outlook 2007: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\12.0\Outlook
- Outlook 2010: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\14.0\Outlook
NB: niet alle IT afdelingen stellen prijs op eigenmachtig aanpassen van de Windows Registry (als ze het al niet onmogelijk hebben gemaakt). Wellicht verstandig om in die situaties even contact op te nemen met de interne helpdesk…
Anika
Kan ik met de Query Builder ook berichten markeren die langer dan bijvoorbeeld een half uur in mijn mailbox staan? Met de “gewone” automatische opmaak lukt het wel om berichten die “op of voor gisteren” zijn ontvangen een kleurtje te geven, maar ik wil dus met minuten/uren werken.
Bert Plat
Hallo Anika,
Interessante vraag; ik heb even wat zoekwerk verricht en het lijkt er op dat het niet mogelijk is. Outlook heeft geen “timer” functie, en daarmee wordt het kennelijk onmogelijk.
Wel begreep ik dat je met Visual Basic het een en ander in elkaar zou moeten kunnen knutselen, of je maakt gebruik van een plug-in (wat in wezen hetzelfde is, maar dan hoef je het niet zelf in elkaar te steken). Volgens deze discussie
http://www.outlookforums.com/threads/87640-mark-follow-up-emails-shared-mailbox/
is de Pro versie van Auto-Mate misschien een mogelijkheid:
http://www.pergenex.com/auto-mate/am-features.shtml
Helpt dat?
Dick
In dit artikel wordt beschreven hoe u kunt configureren en met de opbouwfunctie voor query’s te maken meer geavanceerde weergave filters en zoekcriteria in Outlook 2002, Outlook 2000 en Outlook 98.
Komt van de Microsoft website :
Vette pech als je met Outlook 2010 werkt!
Bert Plat
Hallo Dick,
De opbouwfunctie voor query’s werkt ook prima in Outlook 2010, kan ik uit eigen ervaring melden, mits je in de registryaanpassing het juiste versienummer gebruikt (14; zie ook onderaan het artikel).
Marcel
Je moet wel even de Engelse KB van Microsoft gebruiken, aan Nederlandse vertaling heb je niets.
http://support.microsoft.com/kb/307922/n
theiz
Als je je registry niet mag aanpassen en de IT afdeling ook niet wil meewerken, kan je altijd nog Access gebruiken.
Binnen Access kan je externe data koppelen. Als je hier kiest voor outlook bestand, en dan voor gegevens koppelen, dan kan je allerhande queries uitvoeren op je inbox, kalender, contactpersonen, etc.
Aan de ene kant is Access wat minder vriendelijke, qua uiterlijk en gebruiksgemak. Aan de andere kant kan je wel ook bewerkingen uitvoeren. Je kan bijvoorbeeld een query maken waarmee je alle mailtjes met een bijlage > 1 MB naar een aparte folder verplaatst. Of alle mail met een bepaald woord in onderwerp of tekst aanpast of verplaatst. Etc.
Martin
Als het op je werk mogelijk is om de Windows Registry aan te passen zijn er andere zaken mis. Bedankt voor de tip, ga dit zeker uit proberen.
Joep
@Martin: is het echt zo mis als je als beheerder toestaat dat gebruikers hun eigen systeem naar eigen wens kunnen inrichten? En dat ik zo niet voor allerlei kleinigheidjes hoef te worden gestoord?
Als ze het echt verknallen, kan ik met één minuut werk van mij en een halfuur wachttijd voor de gebruiker een systeem totaal nieuw uitrollen.
Op gedeelde werkstations is dat een ander verhaal natuurlijk…
Comments are closed.