Tot dusver zie ik nog maar weinig mensen gebruik maken van de Snelle Stappen functie in Outlook 2010. En da’s jammer, want met Snelle Stappen ben je sneller thuis, toch?
De Snelle Stappen functie is nieuw voor Outlook 2010, volgens Microsoft. Dat is niet helemaal waar. De naam Snelle Stappen is misschien nieuw, maar de functionaliteit is niet echt nieuw.
Het komt er namelijk op neer dat je veelvoorkomende taken aan elkaar kunt smeden en toegankelijk kunt maken met één druk op de knop. Als je al wat langer met computers werkt noem je dat gewoon een macro.
Hoe dan ook, nuttig is het wel, want je kunt een aantal veelgebruikte handelingen makkelijk aan elkaar knopen.Standaard meegeleverde Snelle Stappen omvatten bijvoorbeeld Beantwoorden en Verwijderen of Stuur door naar team. Maar je kunt bijvoorbeeld ook berichten in één keer als gelezen markeren + verplaatsen naar een bepaalde map + markeren om op te volgen.
De Snelle Stappen functie bevindt zich op het lint bij het tabblad Start, in de groep Snelle Stappen:
Om je eigen Snelle Stappen te maken klik je op het kleine pijltje rechtsonder (rood gemarkeerd in de afbeelding). Via de knop Nieuw > Aangepast kun je nu je eigen Snelle Stappen maken. Bijvoorbeeld deze:
Deze Snelle Stap:
- Markeert het bericht als gelezen
- Verplaatst het bericht naar de map die je aangeeft bij het uitvoeren van deze Stap
- Neemt het bericht op als bijlage in een nieuwe Taak
Dat laatste heeft als voordeel dat je bij het uitvoeren van de taak meteen het desbetreffende mailtje bij de hand hebt, en met een dubbelklik kunt openen (en eventueel beantwoorden).
In de bovenstaande Snelle Stap wordt het originele bericht daarnaast ook nog bewaard in één van de Outlook mappen. Dat hoeft natuurlijk niet voor alle mailtjes, maar je kunt even zo gemakkelijk een tweede Snelle Stap maken waarin het originele bericht wordt verwijderd.
En heb je gezien dat je een sneltoetscombinatie (bijvoorbeeld Control+Shift+1) kunt toewijzen aan een Snelle Stap? Ideaal!
Marieke
Voor de mensen die de toetsencombinaties alt+1 en alt+2 terug willen in Outlook 2010: zorg ervoor dat ze bovenaan staan in de lijst van quick access tool bar.
Marijke
Is het ook mogelijk om een taak aan te laten maken in een bepaalde map? Ik heb namelijk mijn taken opgedeeld in verschillende ‘acties’ (eerstvolgende acties/later/wachten op etc) maar ik kan deze mappen bij het aanmaken van een snelle stap niet selecteren (of kiezen voor ‘altijd vragen om actie/map).
Wie weet hier iets op?
Bert Plat
Hallo Vincent,
Ik vrees dat er geen officiële manier is om sneltoetscombinaties in de Office producten aan te passen, maar misschien heb je hier iets aan:
http://www.howtogeek.com/howto/windows-vista/map-any-key-to-any-key-on-windows-xp-vista/
Helpt dat?
Vincent
Hmm, ziet er redelijk ingewikkeld uit. In 2003/2007 volstond slechts het wijzigen van de naam van de standaard in Outlook aanwezige ‘naar map kopiëren’-knop in ‘&1 Kopiëren’. Als ik dan vervolgens Alt+1 toetste (op het moment dat ik een email geselecteerd had), kon ik ‘m direct naar een map kopiëren (en dat alles met uitsluitend het toetsenbord). Die ‘&’ zorgde er kennelijk voor dat de ALT-functie werd geactiveerd.
Ik heb die naamsverandering in 2010 opnieuw toegepast, maar na het toetsen op ALT+1 gebeurt er niets. Is de betekenis van de &-functie veranderd?
Raimond
Hoi Vincent,
Onze organisatie is inmiddels ook over op Outlook 2010, en ik loop tegen precies dezelfde uitdaging aan. Heb jij inmiddels een oplossing gevonden voor het aanmaken van de knoppen / toetscombinaties ALT+1 voor kopiëren en ALT+2 voor verplaatsen?
Mvrgr, Raimond
Vincent de Heer
Weet iemand hoe ik in Outlook 2010 zelf knoppen kan aanmaken? Ik heb voor mezelf nl in versie 2003 hele handige knoppen aangemaakt (ALT+1 voor kopiëren, ALT+2 voor verplaatsen) en die zitten helemaal in mn systeem. Ben ik hiervoor in 2010 aangewezen op deze ‘Snelle Toegang’-functionaliteit (en dus op de sneltoets CNTR+SHIFT+…? Dat wil ik liever niet ivm mijn inmiddels aangeleerde gewoonten….
Wie weet hier iets op?
Arjan Broere
Eindelijk naar gekeken en wat handig, zeg.
Ik krijg bijvoorbeeld mail als MR voorzitter die ik naar de MR doorzet, in het mapje MR bewaar en foward naar Evernote in het notebook Privé en label met iig “mr”. Kan gewoon allemaal in één snelle stap. Met name dat je in de onderwerpsregel al labels toe kunt voegen is handig.
Ik kan me voorstellen dat je zo ook mail standaardbeantwoord en even parkeert, bijvoorbeeld door ze naar de Inbox van je takenprogramma, zoals Nozbe of Remember the Milk door te sturen. Zet je in de mail * mail beantwoorden ! en je hebt een taak
Bart
Jammer dat er geen voorzetje komt van wat dan juist de handige stappen zouden kunnen zijn.
Ik lees nu een artikel wat zegt “hey dit zit in Office, succes”.
Zoals bij Evernote lees ik juist veel tips, bijvoorbeeld een set-up waarbij je tags gebruikt icm de opgeslagen zoekopdrachten.
Gert
Hallo bart, hoe werkt dit in outlook 2007? Lijkt me namelijk best handig.
Bert Plat
Hallo Gert,
Snelle stappen / Quick steps zijn nieuw in Outlook 2010, dus in de 2007 versie zul je ze tevergeefs zoeken, vrees ik.
rob
Hoi Gert, koop het boek ‘elke dag je hoofd en inbox leeg’, versie outlook 2003/2007, helemaal top! Aanrader!
Edwin
Leuke tip, nu nog zo’n artikel hoe ik dit in Mail moet doen 😉
Bert Plat
Hoi Edwin,
Bedoel je Windows Live Mail, of Apple Mail? Aangezien ik voornamelijk op de Mac heb gewerkt de afgelopen tijd(*) kan ik je over dat twee misschien nog wel wat vertellen, maar over dat eerste helaas niet.
(*) Ik werk nu in Windows 7 + Office 2010, onder het mom van “eating the customers’ dogfood” 🙂
Comments are closed.