Takenmanagers: hoe vind je de beste takenlijst voor jou?

Wie zijn taken en eventueel projecten digitaal wil bijhouden heeft een wereld aan keuze uit allerlei sites, programma’s en apps. Er zijn eenvoudige apps die je een takenlijst met to do’s laten bijhouden tot complete projectmanagementtools gebaseerd op Getting Things Done (GTD). Hoe maak je daar een keuze in? Dat is vooral de vraag naar wat voor jou belangrijk is: design, prijs, samenwerken, … Hieronder criteria die je helpen een keuze te maken. Met een kleine waarschuwing voor teveel fiddlyness 😉

Criteria voor takenlijst

Niets zo persoonlijk als gereedschap dus wat je kiest als app of site om jou te ondersteunen moet voor jou werken. De een stelt hoge eisen aan vormgeving en wil een heldere, minimalistische vormgeving, terwijl de ander juist veel functies wil en de knoppen daarvoor wil zien. Vandaar dat er bij de criteria geen weging of advies staat.

• Op welke platforms wil je de takenlijst gebruiken? Er zijn apps die op praktisch alle platforms aanwezig zijn, zoals Todoist maar ook apps die (nog) alleen voor de iPhone beschikbaar zijn (Egretlist). Things is vooral populair voor wie iOS en Mac combineert.
• Zijn er extensies of plug ins voor de webbrowser die je gebruikt of jouw mailprogramma? Todoist heeft onder andere een plug in voor Outlook, AnyDo en Orchestra voor bijvoorbeeld Chrome
• Hoe ziet de takenmanager eruit? Een kleurrijke app met alleen een lijst to do’s, zoals Clear of juist minimalistisch zoals Any Do en Astrid of juist met veel features, zoals Nozbe of Wunderlist. Gina Trapani heeft een opmerkelijke takenmanager gemaakt, Todo.txt die als een soort commandline werkt. Of liever een lange lijst a la Workflowy?
• Is het mogelijk vanuit je mailprogramma taken te mailen naar de takenmanager? Extra handig is het dan als je met parameters in de mail de taak meteen kunt voorzien van de juiste projectnaam deadline, urgentie en context. Zoals Remember The Milk en Nozbe je mails laten sturen met @, # en ^ om de juiste parameters mee te geven
• Kun met met afkortingen of sneltoetsen makkelijk de details van een taak toevoegen? Thymer had als een van de eerste takenmanagers de mogelijkheid uit je tekstinvoer details van de taak te halen. Nozbe en Remember The Milk kennen die mogelijkheid ook. Zeker als je snel veel taken achter elkaar kwijt wil, is het handig door te kunnen tikken en niet allerlei extra klikjes te moeten doen voor deadline, context, enzovoort. Je kunt dit soort parameters met bijvoorbeeld Textexpander nóg sneller invoeren t_ wordt dan vandaag. Voor de liefhebbers is een check op spraakinvoer ook een idee, Nozbe kent deze.
• Kent de takenmanager sjablonen? Als je vaker een project doet met vergelijkbare acties dan is het handig als je een basisproject als sjabloon kunt maken. Onder andere Nozbe kent die mogelijkheid
• Is er een inbox voor nog niet verwerkte taken? Als je taken alvast in je takenmanager wil hebben maar nog niet de mogelijkheid hebt om ze te detailleren, dan is het handig als ze in een aparte plek staan: de inbox. In GTD zul je soms taken en ideeen verzamelen om er later een beslissing over te nemen. Verzamelen doe je dan in de inbox
• Zijn afgevinkte taken en projecten later nog te zien? Handig als je periodiek onderhoud doet om te zien wat af is (de tadaa!-lijst) en ook handig als je projecten nog eens start om het archief van taken nog te hebben
• Is er een overzicht van taken in een kalender te zien? Voor veel van ons is een kalender een vertrouwd beeld. Je taken in een kalender zien is dan een manier om te zien waar pieken in je week zitten of om je planning op te toetsen.
• Is er integratie met agenda-apps? Sommige taken hebben een deadline die je op datum en wellicht tijd in je agenda wil zien. Ook is het handig als je vanuit je takenmanager zaken aan je agenda toe kunt voegen waar je op een bepaald moment aan gaat werken. Nozbe zet je taken met deadline in je agenda. Pas je in je agenda zo een item aan, dan wordt de aanpassing ook in Nozbe verwerkt.
• Kun je contexten aan je taak geven? Hoe preciezer je contexten toe kunt voegen hoe gerichter je op die taken kunt sorteren. Bijna alle apps laten je zelf contexten maken en anderen hebben de populairste of de typische GTD-contexten alvast aangemaakt. Enkele voorbeelden van contexten:
  • eerstvolgende actie ja of nee. De GTD’ ers zullen bij taken aan willen geven of zij de taak op korte termijn willen doen dan wel later, waarmee het een eerstvolgende actie is of niet
  • deadline, zie ook de opmerking over integratie met je agenda. De meeste apps maken van taken die over de deadline gaan een aparte categorie of markeren ze dan automatisch als eerstvolgende acties
  • tijdsduur. Handig om in elk geval kleine klusjes van grote taken te onderscheiden of taken in pomodoros in te delen
  • stemming. SmartTM laat je bijvoorbeeld bij een taak aangeven of het een taak is die veel energie kost of niet. Zo kun je als je je energiek voelt meteen sorteren en die taken zien. Degenen die in kantoren werken met verschillende zones voor verschillende soorten taken, die kunnen hier de concentratie- van bijvoorbeeld de doe-taken scheiden
  • plaats. Bij plaats is het extra handig als een app je waarschuwt als je op die plaats bent dat er taken voor die plaats zijn, zoals Omnifocus dat doet. Dus je bent op kantoor of in de boekhandel en krijgt een waarschuwing om declaraties in te leveren dan wel om de nieuwste Wired te kopen
  • ooit. Een taak die je wel bewaart maar nog niet agendeert of op korte termijn wil doen. Deze zet je apart om er bij onderhoudsrondes opnieuw een besluit over te nemen
  • wachten op. De actie ligt bij een ander maar je wil de actie niet uit het oog verliezen
  • bellen. Bellen veroorzaakt wat meer geluid voor anderen en is niet iets dat overal makkelijk kan. Daarnaast verwerken veel GTD’ ers graag dezelfde soort taken in stapels, waardoor telefoontjes een mooie groep taken zijn om achter elkaar te doen
• Kun je aan taken notities toevoegen? Als er de mogelijkheid bestaat taken te mailen, dan wordt de mail doorgaans een notitie. Het is handig als bijvoorbeeld contactinformatie als notitie bij de taak kan.
• Is er de mogelijkheid naast taken die actionable zijn ook lijsten aan te maken, voor bijvoorbeeld de boeken die je nog wil lezen, de apps die je wil bekijken, je verlanglijstje?
• Is er met de takenmanager samenwerkingen mogelijk? Kun je taken delegeren of delen? Moet de ander dan de app gebruiken of kan dat via de mail of via een agenda? Bijvoorbeeld Asana krijgt veel positieve reacties voor zijn samenwerkingmogelijkheden.
• Helpt de takenmanager je de belangrijke taken te scheiden van de “gewone” taken? Kun je bijvoorbeeld projecten of acties die heel wezenlijk voor je zijn markeren of anderszins onderscheiden? Zo gebruikt Eisenhower.me of Any to do de Eisenhowermatrix met de assen belangrijk en urgent. Things laat je verschillende projecten bundelen en van een groepsnaam voorzien en Nozbe heeft labels als niveau boven projecten. Met Todoist kun je subprojecten en subtaken aangeven, waarmee je details en hoofdlijnen kunt onderscheiden
• Kun je de takenlijst op maat sorteren? Uiteraard kun je de taken sorteren op de contexten die je hebt aangegeven maar soms wil je contexten combineren, zoals alle beltaken voor vandaag of alle afgewerkte taken van deze week of de wachten op-taken van volgende week met hoge prioriteit. Merlin Mann bespreekt Omnifocus in zijn podcast Back to Work en beschrijft dat hij taken wil zien die hij onlangs heeft toegevoegd omdat die doorgaans op korte termijn spelen. Todoist laat je ook filters op maat maken met diverse labels.
• Welke mogelijkheden heeft de app om je aan taken te herinneren? Krijg je mail, zijn er pop ups, werkt het via de agenda?
• Is er een methode voor wekelijks onderhoud? Wat is gelukt, wat niet, waarom wel of waarom niet, welke conclusies zijn er te trekken?
• Is er de mogelijkheid bij projecten bijlagen op te nemen of Evernote notities eraan te linken. Nozbe laat je aan projecten de Dropbox-bestanden en Evernote-notities van dat project koppelen, zodat je alle projectdocumentatie op een plaats hebt. Remember the Milk kan de herinneringen uit Evernote importeren, waardoor die als taak terugkomen in je takenmanager. Maar het is ook mogelijk om Evernote als je takenmanager te gebruiken, uiteraard.
• Zijn er punten te halen door taken uit de takenlijst te doen? Epic win is meer een spel dan een takenmanager en is gebaseerd op spelenderwijs taken afkrijgen. Todoist heeft een mooie extra feature in de vorm van Karma points. Taken doen betekent punten krijgen maar bijvoorbeeld taken die over de deadline gaan kosten punten. In een statistiek kun je je productiviteit terug zien
• Wat zijn de kosten. De ene app is gratis, de ander is gratis maar dan heb je een betaald account nodig om de app echt te gebruiken of tussen toepassingen te syncen en weer andere apps kosten geld maar dan ben je na betaling klaar. Zo zijn Todoist, Remember the Milk en Nozbe als app gratis maar om ze volop te gebruiken en te syncen tussen iOS-apps en de site heb je een betaald account nodig. Bij Todoist 21 euro per jaar, bij Nozbe kost dat circa 100,- euro per jaar en bij Remember the Milk 25,- dollar per jaar. Omnifocus kost als app voor de iPhone 17,99 euro en Things 8,99 euro en Clear dan weer 1,99 euro.

De ontwikkelaar

Naast de criteria in de takenmanager zijn er zaken die het werken met de toepassing aantrekkelijk kunnen maken zoals:

• deskundige en snelle hulp
• een actief forum met veel gebruikerstips
• een lijst van te ontwikkelen features en een planning daarbij
• een blog met extra adviezen, tips en ontwikkelingen

Kijk en vergelijk taakmanagers

Bekijk de site, lees de reviews, bekijk de app in werking op YouTube en mail de ontwikkelaars met vragen, zodat je zeker weet dat wat je verwacht waargemaakt wordt.

De uiteindelijke keuze van je takenmanager

Na een lange periode met veel plezier Nozbe gebruikt te hebben, leek het me tijd voor wat nieuws. De kosten van Nozbe zijn ook wel zodanig dat het een heroverweging waard is. Na wat uitzoekerij ben ik bij Todoist terecht gekomen. Op veel platformen aanwezig, Outlook- en Chrome-integratie, snelle tekstinvoer bij datums, snelle en persoonlijke ondersteuning, mooi design, interessante feedback via de Karma-punten, een actief forum voor gebruikers.

Lees verder

• Een interactieve vergelijkingssite die je aan de hand van criteria een advies geeft voor een takenlijst of taakmanager is GTD comparison
• Op de GTD Startpagina vind je diverse takenmanagers (kopje Multiplatform taskmanagers)

Afbeelding van KoalazyMonkey

Wat is jouw takenmanager? Wat zijn daar de belangrijkste redenen voor?