Teveel mail? Doe als Kim en stop met mail!

Veel lezers op Lifehacking zullen allerlei hacks kennen om mail de baas te blijven. Met Getting Things Done-inzichten wordt de stroom aan informatie verwerkt en naar acties omgezet om effectief en efficiënt te leven. Kim Spinder, bekend van tal van projecten rond innovaties in het publieke domein, pakte het radicaler aan. Kim stopte twee jaar geleden met mail. Teveel mail en teveel tijd die verloren gaat aan ordenen, antwoorden, et cetera. Het tweejarige jubileum van het mailloze bestaan leidde ook bij Lifehacking tot grote nieuwsgierigheid: hoe doe je dat, werken zonder email? Tijd voor een interview met Kim Spinder.

Waarom geen mail meer?

Kim kreeg als projectleider voortdurend mail met opdrachten, vragen, informatie, voorstellen voor een afspraak of overleg. Elke dag stapels mail die allemaal verwerkt moesten worden. Ondanks allerlei vaardigheden op het vlak van GTD en Inbox zero was het verwerken van mail een enorme klus. Als je ’s ochtends alweer tientallen ongelezen mails ziet, kun je je voornemen eerst iets anders te doen en dan pas mail maar evengoed is de wetenschap die mails te hebben belastend. Een workshop doen en dan weer ruim 50 ongelezen mail zien … Dat is een voortdurende stress.

Daarbij komt dat op sites als Lifehacking veel handigheden staan die veel mensen niet kennen. Het gaat ook zelden op het werk over hoe je effectiever kunt werken. Dus jij krijg een mail met een bijlage die je aanpast maar dat doen anderen ook en dat wordt weer rondgemaild, waardoor je tijd nodig hebt de juiste mail met de juiste bijlage te zoeken. “Waar zijn we mee bezig!”, verzucht je dan. Terwijl je ook op één plaats aan één document samen kunt werken, zoals in Google Docs of Basecamp.

Mail krijgen voelt ook vaak alsof je een klus over de schutting gegooid krijgt. De taak is bij de verzender weg en ligt nu bij jou. Als projectleider heb jij vanaf dan de informatie en wachten anderen weer op jouw actie. Ook als de actie onduidelijk is of niet bij jou hoort of andere teamleden eerder of beter wat hadden kunnen doen dan jij. In jouw mailbox, tussen al die andere mailtjes, zit dan die ene taak van dat ene project. En als je te laat bent, belt iemand en vraagt: “Heb je mijn mail niet gezien, dan?”

Op een filosofisch moment rees de vraag: als ik ooit stop met werken wat heb ik dan bijgedragen? Gemaild en vergaderd? Is dit het? Is dit waarde toevoegen? Nee, dus. Dus eerst maar eens stoppen met mail!

 

Wat dan wel? Samenwerken!

Als je niet mailt hoe maak je dan afspraken of deel je informatie of communiceer je? Kim geeft aan dat die vraag bij elke samenwerking en bij elk project juist zo belangrijk is. Hoe werken we samen, hoe vaak spreken we elkaar, waar zetten we documenten en to do’s? Door bijvoorbeeld af te spreken om een Facebook-groep te maken of binnen Yammer een groep te maken, hebben we een plek. Als we dan afspreken wat iedereen levert en daar de voortgang meldt of uploadt wordt zichtbaar voor iedereen wat er af is. Daar kan iedereen op reageren of verder mee werken. Leidinggevenden kunnen meelezen, reageren of iets liken al naar gelang de behoefte. Daarbij spreek je af hoe vaak het voor dat project nodig is op die online samenwerkingsplek te kijken: één keer per dag of één keer per week? Daarmee voorkom je dat je toch weer notificaties en push-berichten van sites krijgt met alle onrust van dien.

Voor degenen waar die vorm van samenwerken nieuw is, vraagt dat in het begin aandacht. Over bijvoorbeeld de werking van een tool of hoe je instelt wat voor wie zichtbaar is. Maar soms ook wezenlijke zaken in de samenwerking, zoals waarom het spannend is een document in concept open te hebben staan in plaats van het onder je te houden tot het helemaal af is. Dat heeft ook te maken met een overzichtelijke spanningsboog (maximaal een maand) en te zorgen voor heldere doelstelling maar ook met het bevragen van elkaar wat wel en niet werkt.

Het is niet binnen een maand geregeld dat duurt echt even voor het loopt.

Voor teamleden geldt een haal- en brengplicht. Iedereen weet wat hij moet doen en als dat niet lukt is het van belang dat te melden. Door die actieve houding voorkom je ook discussies met een toon van “Ja, maar ik stond niet in de cc van die mail …” Daar ben je professional voor.

Het gaat niet om tools maar om de mindset.

Door af te spreken wat een ieder oppakt, is het ook mogelijk een vakantie of een time out te doen. Kom je terug, dan haak je weer aan en kijk je wat je gemist hebt. In plaats van een volle mailbox met achterhaalde mails aan te treffen.

In een project spreken we ook af wat manieren zijn om bij spoed contact te hebben. Bijvoorbeeld door een Whatsapp te sturen of even te Skypen of bellen. Maar hoe vaak is nu iets écht spoed?

De teamleden kunnen makkelijker input leveren, op elkaar reageren en door werken zonder dat die ene projectleider zorgt voor voortgang. Daar is waarschijnlijk met gamification of uitdagende manieren van progressie meten nog op een leuke manier meer uit te halen. Ik ben nu bezig met Epic Win (een to do-app die je al spelend tot de to do’s brengt) om te kijken of die manier van taken bijhouden een interessante extra spanning geeft.

Als projectleider kon ik met de oude manier van werken ongeveer vier projecten bijhouden. Nu kan ik er 40 bijhouden.

 

Welke reacties krijg je op een mailloos bestaan?

Ik ben er alweer twee-en-een-half jaar mee bezig en nu zijn mensen al weer wat meer gewend aan online samenwerken, dan toen ik er net mee begon. Dat scheelt ook in de reacties. Maar evengoed zijn veel mensen eerst verrast als ze horen dat ik niet mail. Daarna gaan ze er vaak over nadenken. Het triggert na te denken over samenwerken. En dat is het belangrijkste. Ik ben ook niet tégen mail maar vindt het vaak gewoon niet werken. Meestal als we dan op een andere manier samengewerkt hebben, vinden mensen het goed werken. Ik krijg dan reacties dat ze het in hun werk of zelfs in privé taken ook zijn gaan toepassen.

Veel mensen herkennen ook de druk die veel mail geeft. Op vrijdag met een flesje wijn nog aan de mail en zondagavond weer; iedereen werkt door.

Het kan dat de generatie die minder vaardig is met deze tools en vooral met deze manier van samenwerken het echt lastig krijgt. Die nieuwe vaardigheden zijn voor samenwerken op deze manier wel nodig.
Op TEDxNijmegen van 8 april jongstleden vertelt Kim over onder andere stoppen met email:

 

Werk jij al mailloos en online samen? Of gaat bij jou mail nu aan de kant?

 

Verder lezen

• Slimmer communiceren met online software
• E-mailen? Communicatie kan veel effectiever
• Facebook-groep We quit mail (WQM)
• No E-mail Day
• Werken is fantastisch. Zonder e-mail
• Mail en andere storingen de baas blijven als end-of-pipe aanpak